¿Se pregunta cómo evitar las costosas multas de la HIPAA? Aprenda a impartir capacitación sobre la HIPAA para auditorías y a capacitar a su personal con Coursebox.
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Para una organización de atención médica, no hay nada más importante que el cumplimiento de la HIPAA. Mantiene su información médica protegida (PHI) confidencial, intacta y siempre disponible. Además, el incumplimiento puede conllevar multas que van desde entre 141 y 2,1 millones de dólares por violaciones reiteradas.
Las auditorías de la HIPAA son una excelente manera de garantizar que su equipo cumpla con todas las regulaciones pertinentes. Además, le permite identificar las brechas y vulnerabilidades en su estrategia de cumplimiento actual. De esta manera, su organización estará completamente preparada para cualquier auditorías de la Oficina de Derechos Civiles (OCR).
En esta guía, le diremos cómo realizar auditorías periódicas de la HIPAA como parte de su
La Oficina de Derechos Civiles (OCR) hace cumplir la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Su trabajo consiste en proteger la información médica de los pacientes, investigar las violaciones de la privacidad y, lo que es más importante, realizar auditorías para evaluar el cumplimiento de la HIPAA por parte de una organización.
Hay cuatro tipos más comunes de auditorías de la HIPAA que puede esperar como organización:
El primer paso para estar preparado para cualquier tipo de auditoría de la HIPAA es saber qué la desencadena. Estas son las causas más comunes.
Bajo el Regla de notificación de infracciones, su organización tiene que denunciar las infracciones relacionadas con la PHI a OCR. Es posible que se le someta o no a una auditoría en función del número de registros afectados, la duración de la exposición y las medidas correctivas adoptadas. En 2021, la OCR recibió 609 denuncias de infracciones que afectaban a aproximadamente 37 millones de personas.
Las quejas de pacientes o empleados sobre infracciones de la HIPAA también pueden provocar auditorías. Por ejemplo, alguien podría denunciar el uso o la divulgación no permitidos de la PHI, la falta de acceso a los registros médicos o el uso no autorizado de la PHI con fines de marketing. En 2021, la OCR recibió más de 34.000 quejas de este tipo — un aumento del 39% en cinco años
Su organización puede estar sujeta a una auditoría si no realiza análisis de riesgos exhaustivos o no cuenta con los sistemas de seguridad adecuados para la PHI electrónica. Las investigaciones de la OCR han descubierto que muchas infracciones podrían haberse evitado con una evaluación de riesgo adecuada.
Si su organización tiene un historial de infracciones, es más probable que se enfrente a auditorías de seguimiento. Esto permite a OCR asegurarse de que cumples los planes de medidas correctivas (CAP) e incluso puede imponer costosas sanciones por problemas de cumplimiento no resueltos.
Si desea evitar las auditorías específicas y mantener el cumplimiento de la HIPAA antes de una auditoría, tendrá que implementar estrategias de cumplimiento proactivas. Así es como las empresas pueden implementar la formación sobre la HIPAA en sus empleados.
La OCR afirma que la mayoría de las violaciones de la privacidad se pueden evitar con un plan de evaluación de riesgos exhaustivo. Esto es especialmente cierto en el caso de las empresas que se ocupan de la PHI electrónica, ya que son más vulnerables a las infracciones. Debe evaluar todas las ubicaciones en las que se crea, recibe, mantiene o transmite la ePHI para detectar posibles ciberataques o errores humanos.
Una vez que descubra las debilidades de su sistema, puede implementar las protecciones adecuadas, ya sea un cifrado o un firewall, y capacitar a sus empleados para que aborden estos riesgos cuando surjan. Y lo que es más importante, debe documentar toda la evaluación como prueba del OCR.
¿Sabías que políticas y procedimientos inadecuados ¿Cuáles son las razones más frecuentes por las que no se aprueban las auditorías de la HIPAA? Hay tres tipos de políticas y procedimientos en los que deberías centrarte:
Por encima de todo, su organización debe revisar y actualizar estas políticas con regularidad, especialmente si se ha producido un cambio en la HIPAA. Los expertos dicen que los administradores de la salud deberían aspirar a actualizar las políticas al menos una vez al año, incluso si las normas son las mismas.
Ya sea que se trate de una PHI física o de una ePHI, su organización debe contar con las medidas de seguridad adecuadas para su protección. La opción más común es el cifrado, que protege los datos tanto en tránsito como en reposo.
La implementación de controles de acceso sólidos, como la autenticación multifactor, es otra buena práctica, ya que ayuda a prevenir el acceso no autorizado a la ePHI. Las empresas también deben vigilar de cerca quién usa su red y contar con sistemas de detección de intrusos para identificar las posibles infracciones antes de que ocurran.
Para las instalaciones que almacenan datos físicos, es absolutamente crucial contar con los sistemas adecuados para evitar el robo o el acceso no autorizado.
Por último, debe crear una cultura de cumplimiento dentro de su organización de atención médica. Los estudios demuestran que las organizaciones con ciberseguridad programas de formación y sensibilización mostrar un Disminución del 70% en los incidentes relacionados con la seguridad.
Los empleados deben recibir capacitación sobre políticas y procedimientos según la HIPAA para comprender sus funciones en la protección de la PHI. Puedes crear cursos de concientización sobre seguridad en línea utilizando herramientas como Caja de curso para que sus empleados puedan recibir formación sobre la marcha.
Si se le ha informado de una próxima auditoría de la HIPAA en su centro, esto es lo que puede hacer para prepararse:
Lo primero que le pedirá la OCR en su auditoría es que le entreguen documentos que demuestren sus esfuerzos de cumplimiento. Por eso debes mantener actualizada la documentación de las políticas, los procedimientos y los registros de formación de los empleados. Esto incluye el cumplimiento de las normas de privacidad, seguridad y notificación de infracciones.
Lo que es más importante, debe tener documentos de sus evaluaciones de riesgos. En 2017, 66% de las organizaciones no tenía los documentos de evaluación de riesgos correctos, lo que puede aumentar sus probabilidades de fracasar. Por último, no olvides mantener los acuerdos de asociación comercial (BaaS) válidos.
También puede realizar auditorías internas para detectar brechas en sus esfuerzos de cumplimiento antes de que la auditoría real se lleve a cabo. Las listas de verificación de la HIPAA y los cursos de cumplimiento en línea son excelentes maneras de averiguar qué es lo que falta en su estrategia actual. Las auditorías internas periódicas pueden descubrir deficiencias en áreas como el cifrado o la autenticación multifactor (MFA), que El 50% de las organizaciones no lo implementan.
El oficial de cumplimiento de su centro actuará como punto de contacto entre usted y OCR. Asegúrate de que tengan acceso a la documentación pertinente, como los registros de formación, los registros de seguridad y los informes de incidentes. También deben estar preparados para responder con confianza a cualquier pregunta sobre las políticas y procedimientos de la HIPAA de su organización.
Durante las auditorías, el OCR evaluará el cumplimiento por parte de su organización de los requisitos administrativos, físicos y técnicos mencionados en la HIPAA. Las áreas de enfoque más comunes incluyen el cifrado (falta en el 26% de las organizaciones) y la seguridad del correo electrónico (el 27% no cumple con las normas). También revisarán sus evaluaciones de riesgos, la BaaS, los registros de gestión de incidentes y las políticas para notificar a los pacientes afectados en caso de que se produzcan infracciones.
Sus esfuerzos no terminan una vez que pasa la auditoría. De hecho, el cumplimiento de la HIPAA debe ser una práctica continua, no solo como preparación para las visitas de OCR. Estos son algunos consejos que debes tener en cuenta después de la auditoría:
Mantenerse a la vanguardia de las auditorías de la HIPAA tiene más beneficios que simplemente evitar las sanciones; también podrá conservar la confianza de los pacientes al proteger su privacidad. Un enfoque proactivo, con controles periódicos y una sólida formación, marca la diferencia.
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