Conozca los beneficios de la capacitación cruzada de los empleados en el espacio corporativo. Explore los consejos y las mejores prácticas para mejorar sus programas de capacitación.
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Si nos fijamos en la dinámica del espacio de trabajo actual, no estaría mal decir que el futuro del trabajo pertenece a los equipos ágiles, en los que las personas no están encerradas en funciones limitadas, sino que tienen la capacidad de pensar en grande, avanzar más rápido y resolver problemas desde múltiples ángulos. La formación cruzada de los empleados ayuda a aprovechar este potencial.
Es mucho más que compartir habilidades. En cambio, gira en torno a la creación de una fuerza laboral resiliente que se nutre de la colaboración y la curiosidad. Cuando los empleados comprenden el sistema en general y no solo su parte del mismo, toman decisiones más inteligentes y detectan las oportunidades que otros pierden.
La siguiente guía lo guía a través de diez pasos prácticos para comenzar con la capacitación cruzada de los empleados. Al final, estará preparado para preparar a su fuerza laboral para el futuro.
Cruz formación de empleados significa enseñar a los miembros del equipo a realizar tareas y responsabilidades fuera de sus funciones principales. Sin embargo, esto no significa que vaya a reemplazar a las personas. Más bien, se refiere a ampliar sus capacidades y crear un lugar de trabajo colaborativo y más adaptable.
Por lo tanto, cada persona todavía tiene una especialidad, pero también está equipada con habilidades para participar en diferentes funciones cuando sea necesario. Como resultado, el equipo sufre menos interrupciones cuando las cosas cambian inesperadamente.
Supongamos que un coordinador de marketing aprende los conceptos básicos del análisis de datos. No se convierte en científica de datos de la noche a la mañana, pero adquiere la capacidad de interpretar las métricas de rendimiento de las campañas de manera más eficaz.
La capacitación cruzada también ayuda en la planificación de la continuidad. Supongamos que su administrador de inventario está fuera de servicio inesperadamente. Si alguien del departamento de operaciones ha recibido formación sobre los aspectos básicos de esa función, su cadena de suministro no se detendrá por completo.
Sin embargo, el entrenamiento cruzado no debe ser reactivo. Más bien, tiene que ser una estrategia de talento con visión de futuro que aliente a los empleados a salir de su zona de confort y a reforzar el conocimiento institucional.
Analicemos algunos consejos útiles que puedes usar para capacitar a los empleados de forma cruzada. Si bien todos estos consejos no se aplican a todos los lugares de trabajo, puedes elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.
Para empezar, debe comprender el panorama de habilidades de su organización. ¿Cuáles son las competencias principales de las que depende cada equipo? ¿Qué tareas están aisladas innecesariamente?
Luego, planifique las funciones y responsabilidades. Por ejemplo, los equipos de finanzas y operaciones pueden depender en gran medida de la generación de informes de datos y de la optimización de procesos. Por lo tanto, hay un área para el aprendizaje compartido.
Después de identificar estas intersecciones, puede ver dónde el entrenamiento cruzado tendrá el mayor impacto. Lo ideal es que cuanto más se comparta el conocimiento, más probabilidades hay de que los departamentos colaboren.
Sumergirse en el entrenamiento cruzado sin un plan claro es como enseñarle a alguien a nadar lanzándolo a lo más profundo. Debes tener una estrategia que todos puedan seguir.
Identifique primero sus objetivos empresariales, como mejorar la resiliencia operativa, impulsar la innovación mediante la colaboración interdisciplinaria o prepararse para las transiciones de liderazgo. Luego, priorice los equipos y las funciones en los que centrarse.
Por ejemplo, en temporadas altas donde atención al cliente es crucial, puedes capacitar al personal de los departamentos menos activos para apoyar a las líneas del frente. Del mismo modo, si un miembro clave del equipo está a punto de jubilarse, busca a alguien que empiece a seguirlo y a adquirir sus conocimientos.
Tu estrategia debe incluir ciclos de retroalimentación, objetivos mensurables, plazos y una reevaluación constante. Estos componentes harán que la capacitación cruzada sea altamente efectiva.
El entrenamiento cruzado no significa que todos deban aprenderlo todo. La capacitación cruzada exitosa significa seleccionar a los empleados en función de sus intereses, aptitudes e impacto potencial, no solo en función de la disponibilidad.
Busca personas que sean curiosas por naturaleza o que hayan expresado interés en ampliar sus habilidades. Por ejemplo, si un diseñador gráfico ha mostrado interés en el marketing digital, combínalo con tu equipo de campaña durante unas semanas.
El enfoque funciona mejor cuando los empleados sienten que están creciendo y no solo cubriendo las brechas. Por lo tanto, dales la oportunidad de opinar. Pregúnteles sobre qué roles o funciones están interesados en obtener más información y, luego, bríndeles oportunidades de capacitación relevantes.
Las rutas de aprendizaje estructuradas son básicamente hojas de ruta que los empleados deben seguir en sus viajes de formación. Indican la dirección y el propósito del proceso.
Divida el rol objetivo en tareas y habilidades. Por ejemplo, ¿qué debe saber la persona en su primera semana? ¿Qué herramientas necesitaría? Luego, alinee las rutas de aprendizaje con estos requisitos.
Supongamos que está capacitando de forma cruzada a un asistente administrativo para que lo ayude con las comunicaciones internas. Su ruta de aprendizaje podría incluir escribir actualizaciones internas y aprender a usar herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana.
Estructurado rutas de aprendizaje también ayudan a los gerentes a realizar un seguimiento del desarrollo. Pueden utilizar las evaluaciones del desempeño o las conversaciones sobre planificación profesional para ver si el empleado está adquiriendo las habilidades y los conocimientos deseados.
Para que estas vías de aprendizaje funcionen, debe haber una combinación de formación práctica y conocimientos teóricos. Esto último es posible gracias a herramientas de creación de cursos como Caja de curso. Puedes usar el generador de cursos de IA para crear cursos desde cero o usar documentos existentes.
Luego, usa sus funciones como Evaluaciones de IA, calificación mediante IA, etiquetado blanco y un tutor de IA para ayudar y evaluar a los empleados durante el proceso de capacitación. Coursebox también permite a los profesores dar su opinión a los alumnos, de modo que tú también puedes crear ciclos de comentarios coherentes.
Una de las maneras más eficaces de fomentar la comprensión es dejar que los empleados caminen una milla en los zapatos de otra persona. La supervisión laboral ofrece una exposición en tiempo real a otro puesto, mientras que la rotación de puestos permite una experiencia más profunda y práctica durante un período más largo.
Con la rotación de roles, puedes dejar que un miembro junior del equipo pase un mes en diferentes departamentos. Esto les ayudará a desarrollar una perspectiva más amplia, que eventualmente podrá perfeccionar sus habilidades de liderazgo.
Como mencionamos anteriormente, la práctica práctica debe ir acompañada de cursos para reforzar el entrenamiento cruzado desde múltiples ángulos. Sin embargo, puedes ir un paso más allá proporcionando documentación accesible a los alumnos.
Por ejemplo, utilice listas de verificación, guías de referencia rápida, vídeos explicativos y procedimientos operativos estándar para brindar a los alumnos una red de seguridad. De esta manera, si alguna vez se encuentran en un obstáculo, tienen material útil al que pueden consultar.
Además, aliente a los empleados a que ayuden a mejorar la documentación a medida que se capacitan. Los ojos nuevos suelen detectar lagunas o información desactualizada. Cuando los miembros del equipo contribuyen a los materiales de aprendizaje, mejoran su propia comprensión y, al mismo tiempo, facilitan las cosas a la siguiente persona de la fila.
La formación cruzada funciona mejor en una cultura de apertura. Los equipos deben compartir los conocimientos libremente en lugar de guardarlos como si fueran un terreno para ayudar a toda la organización a subir de nivel. Crea espacios regulares para que los equipos intercambien sus puntos de vista, como las wikis internas compartidas e interfuncionales para almuerzos y sesiones informativas.
Un ejemplo sencillo son los equipos de TI que organizan sesiones sobre los aspectos básicos de la ciberseguridad para el personal no técnico. A continuación, el departamento de marketing puede demostrar cómo utilizan las herramientas de análisis.
Es importante definir el éxito de cada experiencia de entrenamiento cruzado y, luego establecer métricas para determinar dicho éxito. Por ejemplo, si tu objetivo es cubrir un puesto durante las vacaciones, puedes hacer un seguimiento del éxito midiendo la cantidad de tareas completadas o los índices de satisfacción de los clientes durante ese período.
El seguimiento del progreso también muestra a los empleados su crecimiento. Eso es lo suficientemente motivador como para que sigan participando en la formación interdisciplinaria.
Los empleados no necesariamente tienen que esforzarse para ocupar nuevos puestos o sustituirlos en tiempos difíciles. Por lo tanto, si hacen estas cosas, debes recompensarlos y reconocerlos.
Destaque a los miembros del equipo con formación cruzada durante las reuniones generales. Incluso los pequeños gestos, como las menciones destacadas en los boletines internos, pueden hacer que las personas se sientan valoradas y motivarlas a seguir haciendo un buen trabajo.
También puedes ofrecer incentivos de formato. Pueden consistir en estipendios para el desarrollo u oportunidades de liderazgo de proyectos.
La formación cruzada no se convertirá en la base de tu lugar de trabajo desde la primera vez que la pruebes. Sin embargo, si lo haces repetidamente, tu objetivo debería ser integrar esta cultura en tu organización.
El aprendizaje en todas las funciones debe convertirse en una norma para que su fuerza laboral no lo vea como una tarea adicional, sino más bien como una parte integral de su trabajo.
Estos son algunos consejos para que el entrenamiento cruzado sea una práctica habitual:
Como se desprende de nuestra guía, la capacitación cruzada de los empleados ayuda a crear una fuerza laboral preparada para cualquier cosa. Le ayuda a pasar de una definición rígida de funciones a una fuerza laboral dinámica en la que las personas pueden contribuir de múltiples maneras.
Los beneficios de la capacitación cruzada son muchos, como menos interrupciones, una colaboración más sólida y una resolución de problemas más rápida. Además, el impacto a largo plazo es aún más importante si se construye una cultura de propósito compartido y adaptabilidad.
Además de la tutoría, el entrenamiento y la capacitación interna, la capacitación cruzada también debe incluir el aprendizaje teórico. Con Coursebox, esto se vuelve fácil y accesible. Los empleados pueden incluso usar la aplicación móvil de la plataforma para aprender sobre la marcha y recibir comentarios instantáneos de sus superiores.
