10 نصائح لموظفي التدريب المتقاطع

إذا ألقيت نظرة على ديناميكية مساحة العمل اليوم، فلن يكون من الخطأ القول إن مستقبل العمل ينتمي إلى فرق العمل الرشيقة، حيث لا يتم حصر الأفراد في أدوار ضيقة ولكن يتم تمكينهم من التفكير بشكل أكبر والتحرك بشكل أسرع وحل المشكلات من زوايا متعددة. يساعد موظفو التدريب المتقاطع على إطلاق هذه الإمكانات.

إنها أكثر بكثير من مجرد مشاركة المهارات. بدلاً من ذلك، يتمحور الأمر حول بناء قوة عاملة مرنة تزدهر بالتعاون والفضول. عندما يفهم الموظفون النظام الأوسع وليس فقط الشريحة الخاصة بهم منه، فإنهم يتخذون قرارات أكثر ذكاءً ويكتشفون الفرص التي يفوتها الآخرون.

يرشدك الدليل أدناه إلى عشر خطوات عملية للبدء في التدريب المشترك للموظفين. في نهاية الأمر، ستكون جاهزًا تمامًا لحماية القوى العاملة لديك في المستقبل.

ما هو التدريب المتبادل للموظفين؟

كروس تدريب الموظفين يعني تعليم أعضاء الفريق أداء المهام والمسؤوليات خارج أدوارهم الأساسية. ومع ذلك، هذا لا يعني أنك ستحل محل الأشخاص. بدلاً من ذلك، يشير إلى توسيع قدراتهم وإنشاء مكان عمل تعاوني أكثر تكيفًا.

لذلك، لا يزال كل شخص لديه تخصص، ولكنه مجهز أيضًا بالمهارات اللازمة للمشاركة في وظائف مختلفة عند الحاجة. ونتيجة لذلك، يعاني الفريق من عدد أقل من الاضطرابات عندما تتغير الأمور بشكل غير متوقع.

لنفترض أن منسق التسويق يتعلم أساسيات تحليلات البيانات. لا تصبح عالمة بيانات بين عشية وضحاها، لكنها تكتسب القدرة على تفسير مقاييس أداء الحملة بشكل أكثر فعالية.

يساعد التدريب المتبادل أيضًا في التخطيط للاستمرارية. لنفترض أن مدير المخزون الخاص بك قد خرج بشكل غير متوقع. إذا تم تدريب شخص من قسم العمليات على أساسيات هذا الدور، فإن سلسلة التوريد الخاصة بك لن تتوقف.

ومع ذلك، لا ينبغي أن يكون التدريب المتبادل تفاعليًا. بدلاً من ذلك، يجب أن تكون استراتيجية المواهب ذات التفكير المستقبلي التي تشجع الموظفين على الخروج من مناطق الراحة الخاصة بهم وتعزيز المعرفة المؤسسية.

10 نصائح عملية لموظفي التدريب المتقاطع في مكان العمل

دعونا نناقش بعض النصائح المفيدة التي يمكنك استخدامها لتدريب الموظفين بشكل متقاطع. على الرغم من أن جميع هذه النصائح لن تنطبق على كل مكان عمل، إلا أنه يمكنك اختيار ما يناسبك.

1. تحديد المهارات الأساسية والمتداخلة

للبدء، يجب أن تفهم مشهد مهارات مؤسستك. ما هي الكفاءات الأساسية التي يعتمد عليها كل فريق؟ ما المهام التي يتم عزلها دون داع؟

ثم حدد الأدوار والمسؤوليات. على سبيل المثال، قد تعتمد فرق الشؤون المالية والعمليات بشكل كبير على تقارير البيانات وتحسين العمليات. لذلك، هناك مجال للتعلم المشترك.

بعد تحديد هذه التقاطعات، يمكنك معرفة أين سيكون للتدريب المتبادل التأثير الأكبر. من الناحية المثالية، كلما زادت المعرفة المشتركة، زاد احتمال تعاون الأقسام.

2. ابدأ باستراتيجية التدريب المشترك

إن الغوص في التدريب المتقاطع دون خطة واضحة يشبه تعليم شخص ما السباحة عن طريق رميه في النهاية. يجب أن يكون لديك استراتيجية ليتبعها الجميع.

حدد أهداف عملك أولاً، مثل تحسين المرونة التشغيلية، أو تحفيز الابتكار من خلال التعاون متعدد التخصصات، أو الاستعداد للتحولات القيادية. ثم حدد أولويات الفرق والوظائف للتركيز عليها.

على سبيل المثال، في مواسم الذروة حيث دعم العملاء أمر بالغ الأهمية، يمكنك تدريب الموظفين من الإدارات الأقل نشاطًا لدعم الخطوط الأمامية. وبالمثل، إذا كان أحد أعضاء الفريق الرئيسيين على وشك التقاعد، فابحث عن شخص ما للبدء في الإشراف عليه واكتساب معرفته.

يجب أن تتضمن استراتيجيتك حلقات التغذية الراجعة والأهداف القابلة للقياس والجداول الزمنية وإعادة التقييم المستمر. ستجعل هذه المكونات التدريب المتقاطع فعالاً للغاية.

3. اختر الموظفين المناسبين للأدوار المناسبة

لا يعني التدريب المتبادل أنه يجب على الجميع تعلم كل شيء. يعني التدريب المشترك الناجح اختيار الموظفين بناءً على الاهتمام والكفاءة والتأثير المحتمل، وليس فقط التوافر.

ابحث عن الأشخاص الذين لديهم فضول طبيعي أو أعربوا عن اهتمامهم بتوسيع مجموعة مهاراتهم. على سبيل المثال، إذا أبدى مصمم جرافيك اهتمامًا بالتسويق الرقمي، فقم بإقرانه بفريق حملتك لبضعة أسابيع.

يعمل هذا النهج بشكل أفضل عندما يشعر الموظفون بأنهم ينمون ولا يسدون الفجوات فقط. لذا، أعطهم رأيًا. اسأل عن الأدوار أو الوظائف التي يرغبون في معرفة المزيد عنها ثم قم بتوفير فرص التدريب ذات الصلة لهم.

4. إنشاء مسارات تعليمية منظمة

مسارات التعلم المنظمة هي في الأساس خرائط طريق للموظفين لاتباعها في رحلاتهم التدريبية. إنها تعطي اتجاه العملية والغرض منها.

قسّم الدور المستهدف إلى مهام ومهارات. على سبيل المثال، ما الذي يجب أن يعرفه الشخص في الأسبوع الأول؟ ما الأدوات التي سيحتاجون إليها؟ ثم قم بمحاذاة مسارات التعلم مع هذه المتطلبات.

لنفترض أنك تقوم بتدريب مساعد إداري للمساعدة في الاتصالات الداخلية. يمكن أن يشمل مسار التعلم الخاص بهم كتابة التحديثات الداخلية وتعلم استخدام أدوات إدارة المشاريع مثل Trello و Asana.

مهيكل مسارات التعلم كما تساعد المديرين على تتبع التطوير. يمكنهم استخدام مراجعات الأداء أو محادثات التخطيط الوظيفي لمعرفة ما إذا كان الموظف يكتسب المهارات والمعرفة المطلوبة.

لكي تنجح مسارات التعلم هذه، يجب أن يكون هناك مزيج من التدريب أثناء العمل والمعرفة النظرية. أصبح هذا الأخير ممكنًا باستخدام أدوات إنشاء الدورة التدريبية مثل صندوق الدورة. يمكنك استخدام مُنشئ دورات الذكاء الاصطناعي لإنشاء دورات من البداية أو استخدام المستندات الموجودة.

ثم استخدم ميزاته مثل تقييمات الذكاء الاصطناعي، وتصنيف الذكاء الاصطناعي، ووضع العلامات البيضاء، ومعلم الذكاء الاصطناعي لمساعدة الموظفين وتقييمهم أثناء عملية التدريب. يتيح Coursebox أيضًا للمعلمين تقديم ملاحظات للمتعلمين، حتى تتمكن من إنشاء حلقات ملاحظات متسقة أيضًا.

5. استخدم التظليل الوظيفي وتناوب الأدوار

واحدة من أكثر الطرق فعالية لبناء التفاهم هي السماح للموظفين بالسير لمسافة ميل في مكان شخص آخر. يوفر التظليل الوظيفي التعرض في الوقت الفعلي لدور آخر، بينما يتيح تناوب الأدوار تجربة عملية أعمق على مدى فترة أطول.

من خلال تناوب الأدوار، يمكنك السماح لعضو فريق مبتدئ بقضاء شهر في أقسام مختلفة. سيساعدهم ذلك على تطوير منظور أوسع، والذي يمكن أن يصقل مهاراتهم القيادية في نهاية المطاف.

6. ادمج التدريب العملي مع الوثائق

كما ذكرنا أعلاه، يجب أن تقترن الممارسة العملية بدورات لتعزيز التدريب المشترك من زوايا متعددة. ومع ذلك، يمكنك اتخاذ خطوة إلى الأمام من خلال توفير وثائق يمكن الوصول إليها للمتعلمين.

على سبيل المثال، استخدم قوائم المراجعة والأدلة المرجعية السريعة ومقاطع الفيديو التفصيلية وإجراءات التشغيل الموحدة لمنح المتدربين شبكة أمان. بهذه الطريقة، إذا وجدوا أنفسهم في أي وقت أمام حاجز، فلديهم مواد مفيدة للإشارة إليها.

أيضًا، شجع الموظفين على المساعدة في تحسين التوثيق أثناء تدريبهم. غالبًا ما تكتشف العيون الجديدة الفجوات أو المعلومات القديمة. عندما يساهم أعضاء الفريق في المواد التعليمية، فإنهم يحسنون فهمهم الخاص مع تسهيل الأمر على الشخص التالي في الطابور.

7. تشجيع مشاركة المعرفة عبر الفرق

يعمل التدريب المتبادل بشكل أفضل في ثقافة الانفتاح. يجب على الفرق مشاركة المعرفة بحرية بدلاً من حمايتها مثل العشب لمساعدة المنظمة بأكملها على الارتقاء بمستواها. قم بإنشاء مساحات منتظمة للفرق لتبادل الأفكار، مثل الغداء متعدد الوظائف أو مواقع الويكي الداخلية المشتركة.

ومن الأمثلة البسيطة على ذلك فرق تكنولوجيا المعلومات التي تدير جلسات حول أساسيات الأمن السيبراني للموظفين غير التقنيين. يمكن لقسم التسويق بعد ذلك توضيح كيفية استخدام أدوات التحليلات.

8. حدد أهدافًا واضحة وتتبع التقدم

من المهم تحديد النجاح لكل تجربة تدريب متعدد ثم ضبط المقاييس لتحديد النجاح المذكور. على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو تغطية دور أثناء الإجازة، فيمكنك تتبع النجاح من خلال قياس عدد المهام المكتملة أو تقييمات رضا العملاء خلال تلك الفترة.

يُظهر تتبع التقدم أيضًا نمو الموظفين. هذا محفز بما يكفي لحملهم على مواصلة المشاركة في التدريب المتبادل.

9. التعرف على المرونة ومكافأتها

لا يتعين على الموظفين بالضرورة التوسع في أدوار جديدة أو شغل الوظائف خلال الأوقات العصيبة. لذلك، إذا فعلوا هذه الأشياء، يجب أن تكافئهم وتعترف بهم.

قم بتسليط الضوء على أعضاء الفريق المدربين تدريبًا متقاطعًا خلال الاجتماعات الشاملة. حتى الإيماءات الصغيرة مثل الإشارات البارزة في النشرات الإخبارية الداخلية يمكن أن تجعل الناس يشعرون بالتقدير وتحفزهم على مواصلة العمل الجيد.

يمكنك أيضًا تقديم حوافز التنسيق. يمكن أن تكون في شكل رواتب التطوير أو فرص قيادة المشروع.

10. اجعل التدريب المتقاطع جزءًا من ثقافتك

لن يصبح التدريب المتقاطع نسيج مكان عملك منذ المرة الأولى التي تجربها فيها. ومع ذلك، أثناء قيامك بذلك بشكل متكرر، يجب أن يكون هدفك هو نسج هذه الثقافة في مؤسستك.

يجب أن يصبح التعلم عبر الأدوار أمرًا معتادًا حتى لا تراه القوى العاملة لديك على أنه عمل روتيني إضافي بل جزء لا يتجزأ من وظيفتها.

فيما يلي بعض النصائح لجعل التدريب المشترك ممارسة منتظمة:

• تحدث عن التدريب المتبادل أثناء الإعداد وقم بتضمينه في التخطيط الوظيفي.
• اجعلها جزءًا من مراجعات الأداء وتحديد الأهداف.
• احتفل بالنجاحات وتعرف على الأفراد الذين تلقوا تدريبًا متقاطعًا بنجاح.
• نموذج التدريب المشترك في القمة (المستوى التنفيذي) لأنه عندما يتناوب هؤلاء الأفراد في أجزاء مختلفة من العمل أو ينفذون مشاريع غير مألوفة، فإنهم يحددون النغمة لأي شخص آخر.

الخاتمة

كما يتضح من دليلنا، يساعد موظفو التدريب المتقاطع في بناء قوة عاملة جاهزة لأي شيء. إنها تساعدك على الانتقال من تعريف الدور الصارم إلى القوى العاملة الديناميكية حيث يمكن للأشخاص المساهمة بطرق متعددة.

فوائد التدريب المشترك كثيرة، بما في ذلك تقليل الاضطرابات، والتعاون الأقوى، وحل المشكلات بشكل أسرع. بالإضافة إلى ذلك، يعد التأثير طويل المدى أكثر أهمية نظرًا لأنك تبني ثقافة الهدف المشترك والقدرة على التكيف.

بالإضافة إلى التوجيه والتدريب والتدريب الداخلي، يجب أن يشمل التدريب المتبادل أيضًا التعلم النظري. مع Coursebox، يصبح هذا الأمر سهلاً ويمكن الوصول إليه. يمكن للموظفين أيضًا استخدام تطبيق الهاتف المحمول الخاص بالمنصة للتعلم أثناء التنقل والحصول على تعليقات فورية من كبار السن.