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June 1, 2025

HIPAA 审计培训:数据安全的积极方法

想知道如何避免代价高昂的 HIPAA 罚款吗?学习如何开展 HIPAA 审计培训,并使用课盒培训员工。

HIPAA 审计培训:数据安全的积极方法

对于医疗保健组织来说,没有什么比 HIPAA 合规性更重要的了。它可以保护您的受保护的健康信息 (PHI) 的机密性、完整性并始终可用。此外,违规行为可能导致罚款 一再违规行为为1.41亿至210万美元

HIPAA 审计是确保您的团队遵守所有相关法规的好方法。此外,它还允许您识别当前合规策略中的差距和漏洞。这样,您的组织将为任何情况做好充分准备 民权办公室(OCR)的审计

在本指南中,我们将告诉您如何定期进行HIPAA审计,这是您的一部分

了解 HIPAA 审计

Understanding HIPAA Audits

民权办公室(OCR)强制遵守《健康保险流通与责任法》(HIPAA)。他们的工作是保护患者的健康信息,调查隐私泄露事件,最重要的是,进行审计以评估组织的HIPAA合规性。

作为一个组织,有四种最常见的 HIPAA 审计类型:

  • 案头审计: 在案头审计中,您只需要通过在线门户提供某些文档,例如政策、程序和合规证据。您必须在您的组织接受审计后的 10 个工作日内提交。
  • 现场审计: 这时 OCR 审核员将亲自访问您的医疗机构。现场审计更为全面——他们可以采访工作人员,对设施进行实地检查,并观察如何处理受保护的健康信息(PHI)。这些通常持续 3-5 天。
  • 有针对性的审计: 有针对性的审计是由某些事件触发的,例如报告的违规行为、投诉或先前的违规问题。
  • 随机审计: OCR还随机选择医疗机构进行审计,以了解整个行业的合规状况。在 2016 年和 2017 年,他们进行了评估 166 个受保实体和 41 个商业伙伴 无缘无故的。在短暂的中断之后,进行随机审计 于 2024 年恢复

为任何类型的HIPAA审计做好准备的第一步是了解触发审计的原因。以下是最常见的原因。

违规报告和投诉

在下面 违规通知规则,您的组织必须向 OCR 报告与 PHI 相关的漏洞。根据受影响记录的数量、暴露期限和所采取的纠正措施,您可能会接受审计,也可能不接受审计。2021 年,OCR 收到了 609 份影响漏洞的报告 大约 3700 万人

患者或员工对HIPAA违规行为的投诉也可能触发审计。例如,有人可能会举报不允许使用或披露 PHI、未能提供医疗记录访问权限或未经授权将 PHI 用于营销。2021 年,OCR 获得了 超过 34,000 起此类投诉 — 五年内增长了39%

安全风险评估和管理

如果您没有进行全面的风险分析或没有正确的电子 PHI 安全系统,您的组织可能会受到审计。OCR 调查发现,通过适当的风险评估,许多违规行为本来是可以预防的。

历史违规行为

如果你的组织有违规记录,你更有可能面临后续审计。这使OCR可以确保您遵守纠正行动计划(CAP),甚至对未解决的合规问题处以昂贵的罚款。

积极的 HIPAA 培训确保合规性

HIPAA Compliance Strategies for Healthcare

如果您想避免有针对性的审计,并在审计前保持HIPAA合规性,则需要实施主动的合规策略。以下是企业如何在员工队伍中实施 HIPAA 培训的方法。

定期进行风险评估

OCR指出,通过全面的风险评估计划,可以避免大多数隐私泄露事件。对于处理电子 PHI 的公司来说尤其如此,因为它们更容易受到泄露的影响。您必须评估创建、接收、维护或传输 ePHI 的所有地点,以发现潜在的网络攻击或人为错误。

一旦发现系统的弱点,就可以实施正确的保护措施,无论是加密还是防火墙,并培训您的员工在出现这些风险时将其解决。最重要的是,您必须记录整个评估作为OCR的证据。

制定和维护全面的政策和程序

你知道吗 不适当的政策和程序 是HIPAA审计失败的最常见原因吗?您应该重点关注三种类型的政策和程序:

  • 隐私规则: 它们涵盖患者权利,例如访问病历和要求限制披露的权利。
  • 安全规则: 它们侧重于通过技术、管理和物理方法保护 ePHI。
  • 违规通知: 这些政策要求及时通知受影响的患者,并在出现违规行为时进行OCR。

最重要的是,您的组织必须定期审查和更新这些政策,尤其是在HIPAA发生变化的情况下。专家说,医疗保健管理人员应将政策更新作为目标 每年至少一次,即使法规相同。

实施强有力的安全措施

无论你是在处理物理 PHI 还是 ePHI,你的组织都应该采取适当的安全措施来保护它。最常见的选择是加密,它既可以保护传输中的数据,也可以保护静态数据。

实施强大的访问控制(例如多因素身份验证)是另一种好做法,因为它有助于防止未经授权的访问 ePHI。公司还必须密切关注谁在使用他们的网络,并拥有入侵检测系统,以便在潜在的漏洞发生之前将其识别。

对于存储物理数据的设施来说,安装正确的系统以防止盗窃或未经授权的访问绝对至关重要。

员工培训和意识

最后,您必须在医疗保健组织内营造合规文化。研究表明,具有网络安全的组织是 培训和宣传计划 显示一个 与安全相关的事件下降了70%

员工必须接受有关政策和程序的 HIPAA 培训,以了解他们在保护 PHI 中的作用。您可以使用以下工具创建在线安全意识课程 课程箱 使您的员工能够随时随地接受培训。

Healthcare LMS

为 HIPAA 审计做准备

如果您被告知即将对您的设施进行HIPAA审计,则可以采取以下措施做好准备:

记录合规工作

OCR在审计中要做的第一件事是提供证明您的合规努力的文件。这就是为什么您必须保留最新的政策、程序和员工培训记录文档。这包括遵守隐私、安全和违规通知规则。

最重要的是,你应该有风险评估的文件。在2017年, 66% 的组织 没有正确的风险评估文件,这会增加你失败的机会。最后,不要忘记保留有效的商业伙伴协议(BAAs)。

进行内部审计

您还可以在实际审计实际进行之前进行内部审计,以发现合规工作中存在的差距。HIPAA 清单和在线合规课程是找出当前策略中缺失内容的好方法。定期的内部审计可以发现加密或多因素身份验证(MFA)等领域的缺陷, 50% 的组织未能实施

制定审计响应计划

您所在机构的合规官员将充当您与OCR之间的联系人。确保他们有权访问相关文档,例如培训记录、安全日志和事件报告。他们还应该做好准备,自信地回答有关贵组织HIPAA政策和程序的任何问题。

了解审计过程和预期内容

在审计期间,OCR 将评估您的组织是否符合 HIPAA 中提及的管理、物理和技术规定。常见的重点领域包括加密 (26% 的组织缺乏)和电子邮件安全(27% 不合规)。他们还将审查您的风险评估、BAA、事件处理记录以及在出现违规时通知受影响患者的政策。

审计后行动和持续改进

一旦你通过了审计,你的努力就不会结束。实际上,HIPAA合规应是一项持续的做法,而不仅仅是为OCR访问做准备。以下是审计后要记住的一些提示:

  1. 组织必须根据审计结果制定纠正行动计划 (CAP)。该计划将概述为解决已发现的问题、分配责任和设定最后期限而采取的确切步骤。OCR 可能会在后续审查中要求提供此计划。
  2. 即使官方法规没有改变,政策审查也应该是一项持续的工作。更重要的是,您的企业必须密切关注访问日志,以查看谁在使用您的网络,并尽早发现潜在的数据泄露情况。
  3. 医疗机构的领导者应营造一种合规文化,让员工可以放心地举报潜在的违规行为,而不必担心遭到报复。更重要的是,他们应该接受培训,借助Coursebox上的在线课程,增强患者隐私。
  4. 组织必须通过 HHS 网站、行业通讯或合规软件工具随时了解 HIPAA 法规的变化。HIPAA 已更新 最近 2025 年

结论

在HIPAA审计中保持领先地位不仅可以避免处罚还有更多好处,您还可以通过保护患者的隐私来保持患者的信任。积极主动的方法,定期检查和扎实的培训,使一切变得不同。

如果你想让团队不那么头疼 HIPAA 培训,可以使用 Coursebox 创建简单的在线课程,让合规变得更容易。

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