HIPAA 审计培训：数据安全的积极方法

对于医疗保健组织来说，没有什么比 HIPAA 合规性更重要的了。它可以保护您的受保护的健康信息 (PHI) 的机密性、完整性并始终可用。此外，违规行为可能导致罚款 一再违规行为为1.41亿至210万美元。

HIPAA 审计是确保您的团队遵守所有相关法规的好方法。此外，它还允许您识别当前合规策略中的差距和漏洞。这样，您的组织将为任何情况做好充分准备 民权办公室（OCR）的审计。

在本指南中，我们将告诉您如何定期进行HIPAA审计，这是您的一部分

了解 HIPAA 审计

民权办公室（OCR）强制遵守《健康保险流通与责任法》（HIPAA）。他们的工作是保护患者的健康信息，调查隐私泄露事件，最重要的是，进行审计以评估组织的HIPAA合规性。

作为一个组织，有四种最常见的 HIPAA 审计类型：

• 案头审计： 在案头审计中，您只需要通过在线门户提供某些文档，例如政策、程序和合规证据。您必须在您的组织接受审计后的 10 个工作日内提交。
• 现场审计： 这时 OCR 审核员将亲自访问您的医疗机构。现场审计更为全面——他们可以采访工作人员，对设施进行实地检查，并观察如何处理受保护的健康信息（PHI）。这些通常持续 3-5 天。
• 有针对性的审计： 有针对性的审计是由某些事件触发的，例如报告的违规行为、投诉或先前的违规问题。
• 随机审计： OCR还随机选择医疗机构进行审计，以了解整个行业的合规状况。在 2016 年和 2017 年，他们进行了评估 166 个受保实体和 41 个商业伙伴 无缘无故的。在短暂的中断之后，进行随机审计 于 2024 年恢复。

为任何类型的HIPAA审计做好准备的第一步是了解触发审计的原因。以下是最常见的原因。

违规报告和投诉

在下面 违规通知规则，您的组织必须向 OCR 报告与 PHI 相关的漏洞。根据受影响记录的数量、暴露期限和所采取的纠正措施，您可能会接受审计，也可能不接受审计。2021 年，OCR 收到了 609 份影响漏洞的报告 大约 3700 万人。

患者或员工对HIPAA违规行为的投诉也可能触发审计。例如，有人可能会举报不允许使用或披露 PHI、未能提供医疗记录访问权限或未经授权将 PHI 用于营销。2021 年，OCR 获得了 超过 34,000 起此类投诉 — 五年内增长了39％

安全风险评估和管理

如果您没有进行全面的风险分析或没有正确的电子 PHI 安全系统，您的组织可能会受到审计。OCR 调查发现，通过适当的风险评估，许多违规行为本来是可以预防的。

历史违规行为

如果你的组织有违规记录，你更有可能面临后续审计。这使OCR可以确保您遵守纠正行动计划（CAP），甚至对未解决的合规问题处以昂贵的罚款。

积极的 HIPAA 培训确保合规性

如果您想避免有针对性的审计，并在审计前保持HIPAA合规性，则需要实施主动的合规策略。以下是企业如何在员工队伍中实施 HIPAA 培训的方法。

定期进行风险评估

OCR指出，通过全面的风险评估计划，可以避免大多数隐私泄露事件。对于处理电子 PHI 的公司来说尤其如此，因为它们更容易受到泄露的影响。您必须评估创建、接收、维护或传输 ePHI 的所有地点，以发现潜在的网络攻击或人为错误。

一旦发现系统的弱点，就可以实施正确的保护措施，无论是加密还是防火墙，并培训您的员工在出现这些风险时将其解决。最重要的是，您必须记录整个评估作为OCR的证据。

制定和维护全面的政策和程序

你知道吗 不适当的政策和程序 是HIPAA审计失败的最常见原因吗？您应该重点关注三种类型的政策和程序：

• 隐私规则： 它们涵盖患者权利，例如访问病历和要求限制披露的权利。
• 安全规则： 它们侧重于通过技术、管理和物理方法保护 ePHI。
• 违规通知： 这些政策要求及时通知受影响的患者，并在出现违规行为时进行OCR。

最重要的是，您的组织必须定期审查和更新这些政策，尤其是在HIPAA发生变化的情况下。专家说，医疗保健管理人员应将政策更新作为目标 每年至少一次，即使法规相同。

实施强有力的安全措施

无论你是在处理物理 PHI 还是 ePHI，你的组织都应该采取适当的安全措施来保护它。最常见的选择是加密，它既可以保护传输中的数据，也可以保护静态数据。

实施强大的访问控制（例如多因素身份验证）是另一种好做法，因为它有助于防止未经授权的访问 ePHI。公司还必须密切关注谁在使用他们的网络，并拥有入侵检测系统，以便在潜在的漏洞发生之前将其识别。

对于存储物理数据的设施来说，安装正确的系统以防止盗窃或未经授权的访问绝对至关重要。

员工培训和意识

最后，您必须在医疗保健组织内营造合规文化。研究表明，具有网络安全的组织是 培训和宣传计划 显示一个 与安全相关的事件下降了70％。

员工必须接受有关政策和程序的 HIPAA 培训，以了解他们在保护 PHI 中的作用。您可以使用以下工具创建在线安全意识课程 课程箱 使您的员工能够随时随地接受培训。

为 HIPAA 审计做准备

如果您被告知即将对您的设施进行HIPAA审计，则可以采取以下措施做好准备：

记录合规工作

OCR在审计中要做的第一件事是提供证明您的合规努力的文件。这就是为什么您必须保留最新的政策、程序和员工培训记录文档。这包括遵守隐私、安全和违规通知规则。

最重要的是，你应该有风险评估的文件。在2017年， 66% 的组织 没有正确的风险评估文件，这会增加你失败的机会。最后，不要忘记保留有效的商业伙伴协议（BAAs）。

进行内部审计

您还可以在实际审计实际进行之前进行内部审计，以发现合规工作中存在的差距。HIPAA 清单和在线合规课程是找出当前策略中缺失内容的好方法。定期的内部审计可以发现加密或多因素身份验证（MFA）等领域的缺陷， 50% 的组织未能实施。

制定审计响应计划

您所在机构的合规官员将充当您与OCR之间的联系人。确保他们有权访问相关文档，例如培训记录、安全日志和事件报告。他们还应该做好准备，自信地回答有关贵组织HIPAA政策和程序的任何问题。

了解审计过程和预期内容

在审计期间，OCR 将评估您的组织是否符合 HIPAA 中提及的管理、物理和技术规定。常见的重点领域包括加密 (26% 的组织缺乏）和电子邮件安全（27% 不合规）。他们还将审查您的风险评估、BAA、事件处理记录以及在出现违规时通知受影响患者的政策。

审计后行动和持续改进

一旦你通过了审计，你的努力就不会结束。实际上，HIPAA合规应是一项持续的做法，而不仅仅是为OCR访问做准备。以下是审计后要记住的一些提示：

1. 组织必须根据审计结果制定纠正行动计划 (CAP)。该计划将概述为解决已发现的问题、分配责任和设定最后期限而采取的确切步骤。OCR 可能会在后续审查中要求提供此计划。
2. 即使官方法规没有改变，政策审查也应该是一项持续的工作。更重要的是，您的企业必须密切关注访问日志，以查看谁在使用您的网络，并尽早发现潜在的数据泄露情况。
3. 医疗机构的领导者应营造一种合规文化，让员工可以放心地举报潜在的违规行为，而不必担心遭到报复。更重要的是，他们应该接受培训，借助Coursebox上的在线课程，增强患者隐私。
4. 组织必须通过 HHS 网站、行业通讯或合规软件工具随时了解 HIPAA 法规的变化。HIPAA 已更新 最近 2025 年。

结论

在HIPAA审计中保持领先地位不仅可以避免处罚还有更多好处，您还可以通过保护患者的隐私来保持患者的信任。积极主动的方法，定期检查和扎实的培训，使一切变得不同。

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