HIPAA-training voor audits: een proactieve benadering van gegevensbeveiliging

Voor een zorgorganisatie is er niets belangrijker dan HIPAA-conformiteit. Het houdt uw beschermde gezondheidsinformatie (PHI) vertrouwelijk, intact en altijd beschikbaar. Bovendien kan niet-naleving leiden tot boetes die variëren van $141 tot $2,1 miljoen voor herhaalde overtredingen.

HIPAA-audits zijn een geweldige manier om ervoor te zorgen dat uw team alle relevante voorschriften volgt. Bovendien kunt u hiermee hiaten en kwetsbaarheden in uw huidige nalevingsstrategie identificeren. Op deze manier is uw organisatie volledig voorbereid op elke audits door het Office for Civil Rights (OCR).

In deze handleiding vertellen we u hoe u regelmatig HIPAA-audits kunt uitvoeren als onderdeel van uw

HIPAA-audits begrijpen

Het Office for Civil Rights (OCR) handhaaft de naleving van de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Het is hun taak om de gezondheidsinformatie van patiënten te beschermen, privacyschendingen te onderzoeken en, belangrijker nog, audits uit te voeren om de HIPAA-naleving van een organisatie te beoordelen.

Er zijn vier meest voorkomende soorten HIPAA-audits die u als organisatie kunt verwachten:

• Bureauaudits: Bij een desk-audit hoeft u alleen bepaalde documentatie, zoals beleidsregels, procedures en bewijzen van naleving, via een online portaal te verstrekken. U moet dit binnen 10 werkdagen na de audit van uw organisatie indienen.
• Audits ter plaatse: Dit is wanneer een OCR-auditor uw zorginstellingen persoonlijk bezoekt. Audits ter plaatse zijn uitgebreider: ze kunnen personeel interviewen, de faciliteit fysiek inspecteren en observeren hoe met beschermde gezondheidsinformatie (PHI) wordt omgegaan. Deze duren doorgaans 3-5 dagen.
• Gerichte audits: Gerichte audits worden geactiveerd door bepaalde gebeurtenissen, zoals gemelde overtredingen, klachten of eerdere problemen met niet-naleving.
• Willekeurige audits: De OCR selecteert ook willekeurig zorginstellingen voor audits om inzicht te krijgen in de staat van naleving in de sector. In 2016 en 2017 evalueerden ze 166 gedekte entiteiten en 41 zakenpartners zonder reden. Na een korte onderbreking, willekeurige audits hervat in 2024.

De eerste stap om voorbereid te zijn op elk type HIPAA-audit is te weten wat de aanleiding is. Dit zijn de meest voorkomende oorzaken.

Meldingen en klachten van inbreuken

Onder de Regel voor melding van inbreuken, moet uw organisatie PHI-gerelateerde inbreuken melden aan OCR. U kunt al dan niet worden onderworpen aan een audit, afhankelijk van het aantal betrokken dossiers, de duur van de blootstelling en de genomen corrigerende maatregelen. In 2021 ontving OCR 609 meldingen van inbreuken die gevolgen hadden ongeveer 37 miljoen mensen.

Klachten van patiënten of werknemers over HIPAA-overtredingen kunnen ook aanleiding geven tot audits. Iemand kan bijvoorbeeld melding maken van ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van PHI, het niet verlenen van toegang tot medische dossiers of ongeoorloofd gebruik van PHI voor marketing. In 2021 ontving OCR meer dan 34.000 dergelijke klachten — een stijging van 39% over vijf jaar

Evaluaties en beheer van beveiligingsrisico's

Uw organisatie kan aan een audit worden onderworpen als u geen grondige risicoanalyses uitvoert of niet over de juiste beveiligingssystemen voor elektronische PHI beschikt. Uit OCR-onderzoeken is gebleken dat veel inbreuken voorkomen hadden kunnen worden met de juiste risicobeoordelingen.

Historische niet-naleving

Als uw organisatie in het verleden overtredingen heeft begaan, is de kans groter dat u te maken krijgt met vervolgaudits. Zo kan OCR ervoor zorgen dat u zich houdt aan de Corrective Action Plans (CAP's), en zelfs dure boetes opleggen voor onopgeloste nalevingsproblemen.

Proactieve HIPAA-training om naleving te garanderen

Als u gerichte audits wilt vermijden en vóór een audit de HIPAA-conformiteit wilt handhaven, moet u proactieve nalevingsstrategieën implementeren. Dit is hoe bedrijven HIPAA-training kunnen implementeren voor hun hele personeelsbestand.

Regelmatige risicobeoordelingen uitvoeren

OCR stelt dat de meeste privacyschendingen kunnen worden voorkomen met een grondig risicobeoordelingsplan. Dat geldt met name voor bedrijven die te maken hebben met elektronische PHI, omdat ze kwetsbaarder zijn voor inbreuken. U moet alle locaties beoordelen waar ePHI wordt aangemaakt, ontvangen, onderhouden of verzonden om mogelijke cyberaanvallen of menselijke fouten te vinden.

Zodra u de zwakke punten van uw systeem hebt gevonden, kunt u de juiste beveiligingen implementeren, of dat nu versleuteling of een firewall is, en uw werknemers trainen om deze risico's aan te pakken wanneer ze zich voordoen. Het belangrijkste is dat u de volledige beoordeling moet documenteren als bewijs voor OCR.

Ontwikkeling en handhaving van alomvattend beleid en procedures

Wist je dat ontoereikend beleid en procedures zijn de meest voorkomende redenen voor het mislukken van HIPAA-audits? Er zijn drie soorten beleid en procedures waarop u zich moet concentreren:

• Privacyregel: Deze hebben betrekking op de rechten van patiënten, zoals toegang tot medische dossiers en het recht om beperkingen op openbaarmakingen aan te vragen.
• Veiligheidsregel: Deze zijn gericht op de bescherming van ePHI door middel van technische, administratieve en fysieke methoden.
• Melding van een inbreuk: Dit beleid vereist tijdige kennisgeving aan getroffen patiënten en OCR in geval van een overtreding.

Bovendien moet uw organisatie dit beleid regelmatig herzien en bijwerken, vooral als de HIPAA is gewijzigd. Experts zeggen dat zorgbeheerders moeten streven naar een beleidsupdate minstens één keer per jaar, zelfs als de regels hetzelfde zijn.

Implementatie van robuuste beveiligingsmaatregelen

Of u nu te maken hebt met fysieke PHI of ePHI, uw organisatie moet over de juiste beveiligingsmaatregelen beschikken om deze te beschermen. De meest gebruikelijke keuze is versleuteling, waarmee gegevens zowel tijdens het transport als in rust worden beschermd.

Het implementeren van sterke toegangscontroles, zoals meervoudige authenticatie, is een andere goede gewoonte, omdat dit helpt om ongeoorloofde toegang tot ePHI te voorkomen. Bedrijven moeten ook goed in de gaten houden wie hun netwerk gebruikt en over inbraakdetectiesystemen beschikken om mogelijke inbreuken te identificeren voordat ze zich voordoen.

Voor faciliteiten die fysieke gegevens opslaan, is het absoluut cruciaal om over de juiste systemen te beschikken om diefstal of ongeoorloofde toegang te voorkomen.

Opleiding en bewustmaking van werknemers

Ten slotte moet u binnen uw zorgorganisatie een nalevingscultuur creëren. Studies tonen aan dat organisaties met cyberbeveiliging opleidings- en bewustmakingsprogramma's toon een 70% daling van het aantal veiligheidsgerelateerde incidenten.

Werknemers moeten HIPAA-training volgen over beleid en procedures om inzicht te krijgen in hun rol bij de bescherming van PHI. U kunt online cursussen over beveiligingsbewustzijn maken met behulp van tools zoals Coursebox om uw medewerkers in staat te stellen onderweg een opleiding te volgen.

Voorbereiding op een HIPAA-audit

Als u op de hoogte bent gesteld van een aanstaande HIPAA-audit voor uw instelling, kunt u het volgende doen om u voor te bereiden:

Documenteren van nalevingsinspanningen

Het eerste wat OCR tijdens hun audit zal vragen, is om documenten die uw nalevingsinspanningen aantonen. Daarom moet u de documentatie van het beleid, de procedures en de opleidingsdossiers van werknemers up-to-date houden. Dit omvat de naleving van de regels voor privacy, beveiliging en melding van inbreuken.

Het belangrijkste is dat u documenten van uw risicobeoordelingen moet hebben. In 2017 66% van de organisaties beschikte niet over de juiste risicobeoordelingsdocumenten, wat uw kans op mislukking kan vergroten. Vergeet ten slotte niet om geldige Business Associate Agreements (BaaS) bij te houden.

Interne audits uitvoeren

U kunt ook interne audits uitvoeren om hiaten in uw nalevingsinspanningen op te sporen voordat de eigenlijke audit daadwerkelijk plaatsvindt. HIPAA-checklists en online nalevingscursussen zijn geweldige manieren om erachter te komen wat er ontbreekt in uw huidige strategie. Regelmatige interne audits kunnen tekortkomingen aan het licht brengen op gebieden zoals versleuteling of meervoudige authenticatie (MFA), die 50% van de organisaties slaagt er niet in de implementatie.

Ontwikkeling van een auditresponsplan

De compliance officer van uw instelling fungeert als aanspreekpunt tussen u en OCR. Zorg ervoor dat ze toegang hebben tot de relevante documentatie, zoals trainingsrecords, beveiligingslogboeken en incidentrapporten. Ze moeten ook bereid zijn om alle vragen over het HIPAA-beleid en -procedures van uw organisatie met vertrouwen te beantwoorden.

Inzicht in het auditproces en wat u kunt verwachten

Tijdens audits beoordeelt OCR of uw organisatie voldoet aan de administratieve, fysieke en technische voorschriften zoals vermeld in de HIPAA. Veel voorkomende aandachtsgebieden zijn onder meer versleuteling (ontbreekt in 26% van de organisaties) en e-mailbeveiliging (27% voldoet niet). Ze zullen ook uw risicobeoordelingen, BaaS, dossiers over incidentbehandeling en beleid voor het op de hoogte brengen van getroffen patiënten in geval van inbreuken beoordelen.

Acties na de audit en continue verbetering

Je inspanningen houden niet op als je eenmaal geslaagd bent voor je audit. In feite zou HIPAA-naleving een voortdurende praktijk moeten zijn — niet alleen ter voorbereiding op OCR-bezoeken. Hier zijn enkele tips om in gedachten te houden na de audit:

1. Organisaties moeten een correctief actieplan (CAP) opstellen op basis van de auditbevindingen. In dit plan worden de exacte stappen beschreven die zijn genomen om geïdentificeerde problemen op te lossen, verantwoordelijkheden toe te wijzen en deadlines vast te stellen. OCR kan in vervolgonderzoeken om dit plan vragen.
2. Beleidsherzieningen moeten een voortdurende inspanning zijn, zelfs als de officiële voorschriften niet zijn gewijzigd. Wat nog belangrijker is, uw bedrijf moet de toegangslogboeken goed in de gaten houden om te zien wie uw netwerk gebruikt en mogelijke datalekken vroegtijdig op te sporen.
3. Leiders in uw zorginstelling moeten een nalevingscultuur creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen om mogelijke overtredingen te melden zonder bang te hoeven zijn voor vergelding. Wat nog belangrijker is, ze moeten worden opgeleid om de privacy van patiënten te versterken met behulp van online cursussen op Coursebox.
4. Organisaties moeten op de hoogte blijven van wijzigingen in de HIPAA-regelgeving via de HHS-website, nieuwsbrieven uit de branche of softwaretools voor naleving van de regelgeving. HIPAA is bijgewerkt zo recent als 2025.

Conclusie

HIPAA-audits een stap voor blijven heeft meer voordelen dan alleen het vermijden van boetes — u kunt ook het vertrouwen van patiënten behouden door hun privacy te beschermen. Een proactieve aanpak, met regelmatige controles en gedegen training, maakt het verschil.

Als je HIPAA-training minder hoofdpijn voor je team wilt maken, gebruik dan Coursebox om eenvoudige online cursussen te maken die de naleving eenvoudiger maken.