Riunione di team settimanale: come la nostra startup condivide il lavoro ogni venerdì

Se vuoi capire com'è lavorare in Coursebox AI, parti dalla nostra riunione del venerdì.

Ogni venerdì alle 12:00, ora di Perth, tutto il team di Coursebox AI lascia da parte quello che sta facendo per 30 minuti. Chi è a Perth si stringe in una sala riunioni, tutti gli altri si collegano online da ogni parte del mondo. Si chiama WIP, work in progress, ma io lo chiamo VIP perché suona molto più divertente!

Questa riunione l'abbiamo disegnata apposta, messa alla prova e sfoltita delle parti che non ci convincevano, e non abbiamo ancora finito di rifinirla.

Perché abbiamo creato una riunione di team settimanale

Chi lavora allo sviluppo passa quasi tutta la settimana dentro una sola parte del prodotto: una nuova funzionalità, la correzione di un bug, un angolino del codice. Volevamo che ogni persona, in ogni reparto, vedesse anche il quadro generale dell'azienda: la strategia e il posto che il proprio lavoro occupa al suo interno.

Come abbiamo testato e cambiato la nostra riunione di team settimanale

Test 1: pranzo e spettacolo

La prima versione era una riunione a pranzo: mangiavamo mentre i nostri cofondatori, Travis Clapp e Alex Hey, e il nostro CTO, Toni Arrebola, ci raccontavano tutto quello che era successo in azienda durante la settimana. Pranzo e spettacolo (o almeno è questa la mia interpretazione, tutta personale, della segretissima e importantissima riunione settimanale). Be', mangiare mentre si ascolta non ci piaceva per niente (masticare con un aggiornamento strategico in sottofondo ci sembrava strano, e basta), quindi abbiamo tenuto la fascia oraria e spostato il cibo. Ora pranziamo insieme prima o dopo il WIP, come facciamo quasi ogni giorno quando siamo in ufficio.

Test 2: parlano i fondatori, gli altri ascoltano

Sentire la settimana raccontata da Travis, Alex e Toni è servito a quello che volevamo: tutti avevano il quadro completo dell'azienda. Ma a volte le parole non bastavano, perché volevamo vedere com'era fatta la nuova funzionalità e come funzionava.

Test 3: le demo

Abbiamo chiesto ai colleghi di presentare in breve la loro idea o i loro progressi (in breve è fondamentale!). Il team di sviluppo mostra dal vivo una nuova funzionalità e, quando ho un nuovo video di testimonianza di un cliente per i nostri case study, lo guardiamo tutti insieme. È magico vedere come una funzionalità cambia e cresce da un venerdì al successivo.

Test 4: un orario che vada bene a un team internazionale

Abbiamo scelto le 12:00 ora di Perth perché il team in India, Adelaide e Sydney potesse partecipare dal vivo. Quando Valentina Mercatini si è unita a noi da Montevideo, in Uruguay, le 12:00 di Perth per lei erano l'una di notte: ora spostiamo giorno e orario quando serve, così può esserci anche lei. Ogni WIP viene registrato, e chi si trova in un altro fuso orario può sempre guardarlo dopo.

Qual è lo scopo della nostra riunione di team settimanale?

Come dice Alex, il nostro obiettivo è essere "il modo più semplice per creare e gestire formazione online di alta qualità", e il WIP tiene tutto il team in cammino verso quella meta, insieme. Lo scopo è tenere tutti aggiornati ed essere il più trasparenti possibile su decisioni, obiettivi e motivi che ci stanno dietro. È una panoramica e una sessione di strategia: i feedback di dettaglio e le conversazioni più lunghe arrivano dopo, con le persone coinvolte.

Ogni settimana il WIP mette in chiaro:

• Cosa c'è nella roadmap e su cosa ci stiamo concentrando
• Cosa è in corso, cosa abbiamo finito e cosa è andato in produzione
• Cosa ci stanno dicendo le nostre ricerche interne
• Cosa dicono i nostri clienti: recensioni, feedback e i grandi cambiamenti da parte loro
• Come sta cambiando l'azienda
• Chi merita un momento di festa, per il suo lavoro, per un traguardo o per qualcosa che sta succedendo nella sua vita privata

Come una riunione di team settimanale avvicina un team da remoto

Il WIP è l'unica riunione in cui siamo tutti nella stessa stanza o nella stessa chiamata, dai colleghi da remoto agli stagisti. Sapere chi lavora a cosa rende facile capire dove due team possono collaborare, e le idee arrivano più in fretta alla persona giusta. Ci porta fuori dalle nostre scatolette e ci fa vedere come ognuno aiuta l'azienda a crescere.

La visibilità fa bene anche al morale: quando qualcuno mostra il suo lavoro e tutto il team reagisce sul momento, quel feedback immediato mantiene motivato un piccolo team settimana dopo settimana.

Una riunione settimanale con tutto il personale è una perdita di tempo?

Come ogni startup, attraversiamo delle fasi. Quando abbiamo troppe riunioni, facciamo un passo indietro, le riguardiamo e tagliamo. Quando manca il tempo per parlarci, condividere idee e lavorare insieme, le rimettiamo.

Il WIP è l'unica riunione a cui vogliamo che partecipino tutti, perché dà forma al tipo di cultura che vogliamo creare.

Lavoro sempre di più con il team di sviluppo, parlo con i clienti, conduco le interviste per i case study dei clienti e durante la settimana ricevo feedback da ogni reparto, quindi quasi ogni giorno so già cosa sta succedendo e non ho bisogno del WIP per restare informata.

Ci sono perché credo che un team ad alte prestazioni non sia fatto solo di ciò che realizziamo, ma anche dei legami che creiamo tra noi: come ci si sente entrando in ufficio, se ci conosciamo anche fuori dal lavoro, se ci piace il tempo che passiamo insieme (e ne passiamo tanto!).

Voglio far parte di un team in cui sto bene, in cui mi sento apprezzata e voluta bene, e dove posso essere la versione più creativa di me. Alex e Travis la pensano come me sulla cultura che stiamo costruendo. Siamo un team ad alte prestazioni, e dobbiamo anche goderci il tempo che passiamo insieme.

Festeggiare le piccole vittorie sul lavoro

Per me il venerdì serve a far sentire apprezzata ogni singola persona: un applauso, un ringraziamento a voce alta (e magari un po' fastidiosa), la festa per i piccoli momenti, per i miglioramenti e per gli obiettivi raggiunti. Quando qualcuno mostra a cosa sta lavorando e riceve subito una reazione, cambia la sua giornata intera, e per me questo vale 30 minuti ogni settimana.

Se stai pensando di entrare in Coursebox AI, ecco come saranno i tuoi venerdì!