Cos'è la formazione esterna: tipi, esempi e modalità di implementazione

Le aziende ora investono in 98 miliardi di dollari per la formazione dei dipendenti a livello globale, con 1.300 dollari spesi per ogni individuo. Gran parte di questa formazione proviene da fonti esterne, come formatori professionisti o istituti di istruzione.

La formazione esterna significa semplicemente che i dipendenti stanno imparando da qualche parte al di fuori della loro organizzazione. Potrebbe avvenire attraverso workshop, seminari, conferenze, corsi online o programmi di certificazione.

I dipendenti incontrano anche persone di altre organizzazioni, il che può ampliare le prospettive e incoraggiare diversi modi di pensare. Sebbene la formazione esterna richieda tempo e risorse, i dipendenti spesso tornano con tecniche e approfondimenti utili che influiscono sul modo in cui lavorano e risolvono i problemi.

Discutiamo in dettaglio questo approccio alla formazione, insieme ai suoi tipi ed esempi.

Che cos'è la formazione esterna?

La formazione esterna è quando i dipendenti frequentano programmi di apprendimento al di fuori della propria azienda. Queste sessioni possono svolgersi in aule, piattaforme online, workshop o conferenze. Come spiegato sopra, possono essere seguite da altri professionisti o società specializzate.

L'obiettivo è affinare competenze e conoscenze che l'organizzazione non fornisce internamente. I dipendenti incontrano anche colleghi di altre aziende, che possono introdurre nuove idee e approcci.

La formazione esterna è molto diversa dalla formazione sul posto di lavoro o interna. Quest'ultima è spesso guidata da personale o dirigenti senior e avviene all'interno dell'azienda.

Ad esempio, l'apprendimento sul posto di lavoro avviene durante le attività lavorative quotidiane, con i dipendenti che apprendono mentre svolgono i loro ruoli. Ma quando i dipendenti si sottopongono a una formazione esterna, vi dedicano del tempo dedicato. Inoltre, ricevono una guida professionale e possono essere coinvolti contenuti strutturati. In molti casi, le credenziali riconosciute seguono il programma di apprendimento.

5 tipi di programmi di formazione esterni

Le organizzazioni hanno l'imbarazzo della scelta quando si tratta di formazione esterna. Tuttavia, non dovresti sceglierne uno solo per capriccio.

Ecco cosa offre ogni tipo e quando sceglierlo.

1. Workshop e corsi brevi (di persona o virtuali)

I workshop e i corsi brevi sono sessioni mirate che durano da poche ore a un paio di giorni. Di solito includono esercizi pratici, discussioni interattive, apprendimento basato su scenaried esempi di vita reale.

Queste sessioni possono essere tenute di persona o online. Di solito sono mirati a competenze o argomenti specifici come la gestione dei progetti o gli strumenti software.

Quando usare: Questi programmi funzionano bene per i team che necessitano di aggiornamenti rapidi delle competenze o tecniche pratiche. Usali quando un piccolo gruppo di dipendenti richiede una guida mirata senza impegnarsi in programmi più lunghi.

2. Seminari e conferenze di più giorni

Seminari e conferenze sono abbastanza comuni in settori come la tecnologia e il marketing. Si estendono su più giorni e riuniscono gruppi più numerosi di partecipanti. La maggior parte di essi prevede relatori esperti, tavole rotonde, sessioni di approfondimento e opportunità di networking.

I partecipanti non sono lì per una singola abilità. In genere, queste conferenze hanno lo scopo di illustrare le tendenze e le migliori pratiche recenti. Possono anche condividere gli sviluppi del settore.

Quando usare: Le organizzazioni utilizzano questi eventi per esporre i dipendenti a una più ampia conoscenza del settore e alle tendenze attuali. Sono adatti quando l'obiettivo è ispirare nuove idee, espandere le reti professionali, stare al passo con le tendenze o fornire visibilità a più argomenti in un breve periodo.

3. Corsi di certificazione

I corsi di certificazione forniscono un riconoscimento formale in un campo specifico. Possono riguardare la conformità, le competenze tecniche, la gestione dei progetti o gli standard di settore specializzati.

Molti programmi offrono esami o valutazioni che convalidano l'esperienza dei dipendenti e dimostrano la competenza ai clienti o alle autorità di regolamentazione.

Quando usare: Questi corsi sono utili quando i dipendenti devono soddisfare standard professionali o requisiti legali. Le organizzazioni spesso scelgono corsi di certificazione per standardizzare le competenze tra i team.

4. Corsi online offerti da fornitori terzi

I corsi online di fornitori esterni consentono ai dipendenti di apprendere al proprio ritmo. Includono lezioni video, quiz, valutazione tra pari, forum di discussione e talvolta sessioni dal vivo con istruttori.

Le organizzazioni possono decidere quali corsi offrire. Ad esempio, possono fornire ai dipendenti l'accesso ai corsi relativi a competenze trasversali come leadership e comunicazione. Allo stesso modo, possono scegliere argomenti più tecnici come l'intelligenza artificiale o l'analisi dei dati. La scelta dipende dall'abilità che ti manca nel tuo team.

Quando usare: I programmi online sono ideali per le organizzazioni con team dislocati o dipendenti che necessitano di orari flessibili. Funzionano quando è importante lo sviluppo continuo delle competenze o quando non è possibile viaggiare per sessioni di persona.

5. Formazione interaziendale o eventi di formazione a livello di settore

I programmi interaziendali riuniscono dipendenti di diverse organizzazioni. I dipendenti di solito vengono a conoscenza delle sfide condivise e delle pratiche del settore. I partecipanti possono condividere le loro esperienze e imparare dai colleghi esterni alla loro organizzazione.

Questi eventi incoraggiano anche il networking, utile sia per l'azienda che per il dipendente. Possono suscitare nuove idee che i dipendenti possono riportare nei loro team.

Quando usare: Se vuoi ampliare le prospettive e incoraggiare l'innovazione attraverso la collaborazione esterna, questo tipo di formazione può fare al caso tuo.

Esempi di formazione esterna

Diverse organizzazioni selezionano programmi di formazione esterni che corrispondono ai loro obiettivi. Ecco alcuni esempi.

• Aziende tecnologiche: possono inviare i dipendenti a bootcamp di programmazione, workshop sulla sicurezza informatica, corsi di certificazione del cloud computing o sessioni di formazione per fornitori di software.
• Organizzazioni sanitarie: gli ospedali possono fornire una formazione esterna sulla sicurezza dei pazienti, Conformità HIPAA, certificazioni di codifica medica, nuove procedure cliniche o progressi del settore.
• Società finanziarie: Possono iscrivere il personale a seminari e conferenze sulla gestione del rischio. Allo stesso modo, possono fornire l'accesso a corsi di terze parti sugli standard contabili o iscrivere i dipendenti a seminari sulla conformità.
• Società di vendita al dettaglio e servizi: I loro dipendenti possono seguire programmi di formazione alla vendita o workshop sulla leadership. Possono anche partecipare a seminari sul servizio clienti e a eventi di networking intersettoriali.

Come offrire formazione esterna ai dipendenti

Sebbene la formazione esterna sia un punto di svolta per la maggior parte dei team, è efficace solo se eseguita in modo strategico. Ecco come farlo nel modo giusto.

Identifica prima le lacune nelle competenze

Tutto inizia con l'identificazione delle competenze di cui il tuo team ha effettivamente bisogno. Conduci un analisi del divario di competenze per trovare lacune che la formazione interna non è in grado di colmare. Ad esempio, un team di marketing potrebbe aver bisogno di strategie SEO avanzate. Allo stesso modo, un team addetto alla conformità potrebbe richiedere una certificazione normativa aggiornata.

Quando sai quali sono le lacune di competenze presenti nel tuo team, puoi pianificare la formazione di conseguenza.

Scegli i programmi di formazione giusti

Una volta individuate le lacune, abbina i programmi ai tuoi obiettivi. Ad esempio, se hai bisogno di una certificazione, scegli un fornitore rispettato. Tuttavia, per migliorare le competenze, puoi inviare i tuoi dipendenti a un seminario o iscriverli a un corso online.

Se hai bisogno di migliorare lo sviluppo del team, opta per programmi di leadership o workshop collaborativi. Possono migliorare la comunicazione e il processo decisionale. La regola generale è selezionare i programmi che si adattino alle responsabilità attuali dei dipendenti e al potenziale di crescita futuro.

Pianifica attentamente la logistica

Assicurati di pianificare attentamente la logistica quando fornisci formazione esterna ai dipendenti. Pianifica la formazione in modo da non interrompere le operazioni chiave. Ancora più importante, fornisci istruzioni e aspettative chiare in modo che i dipendenti possano prepararsi in anticipo.

I team remoti possono usufruire di corsi online che consentono tempistiche flessibili. I workshop di persona o le conferenze di più giorni potrebbero richiedere un viaggio, quindi coordinati per tempo e fornisci istruzioni chiare.

Sostenere l'apprendimento durante il programma

Incoraggia i dipendenti ad applicare nuove conoscenze in tempo reale. I manager possono riservare piccoli progetti per esercitarsi o associare i partecipanti a mentori o compagni di squadra come guida. Chiedi ai dipendenti di condividere i punti chiave con il team in modo che possano rivedere ciò che hanno appreso.

Misura l'impatto

Già che ci sei, misura anche l'impatto dell'allenamento. Tieni traccia dei miglioramenti delle prestazioni, ad esempio l'aumento delle competenze. Puoi anche raccogliere feedback sulla rilevanza del programma dai dipendenti.

Supponiamo che tu mandi il tuo team a una conferenza sulla leadership. Una volta tornati, chiedi loro se l'hanno trovato utile. Poi, un mese dopo, i manager possono riferire sulla differenza che hanno notato nella collaborazione in team o nel processo decisionale.

Promuovere lo sviluppo continuo

La formazione esterna dovrebbe far parte della cultura dell'apprendimento nella tua organizzazione. Incoraggia i dipendenti a condividere informazioni con il team e ad applicare nuove competenze in progetti reali. Puoi anche suggerire programmi futuri che rispondano alle esigenze attuali.

Questo approccio trasforma una formazione una tantum in una crescita a lungo termine sia per gli individui che per l'organizzazione. È una soluzione vantaggiosa per entrambe le parti.

Come Coursebox semplifica i programmi di formazione esterni

Coursebox semplifica la formazione esterna per due tipi principali di organizzazioni: quelle che vogliono vendere corsi online alle aziende e quelle che vogliono fornire una formazione strutturata ai dipendenti senza creare programmi da zero.

Non è più necessario dedicare settimane alla produzione di materiali per la formazione. La piattaforma basata sull'intelligenza artificiale necessita solo di video o contenuti esistenti, che può poi trasformare in un corso completo. Supporta anche elementi interattivi come quiz, flashcard, discussioni e contenuti incorporati per coinvolgi gli studenti.

Ci sono anche molte altre funzionalità AI. Ad esempio, Generatore di quiz AI crea valutazioni istantaneamente, mentre il Livellatore AI li contrassegna usando la tua rubrica. Un chatbot con intelligenza artificiale può rispondere alle domande dei tuoi dipendenti in tempo reale, senza aspettare la disponibilità di un trainer.

Le organizzazioni possono anche allineare i corsi agli standard di competenza, il che semplifica il rispetto dei requisiti di certificazione o dei benchmark delle competenze. Ancora più importante, le opzioni white label consentono di offrire un'esperienza personalizzata.

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Domande frequenti sulla formazione esterna e sui suoi tipi

Quali sono i tipi più diffusi di formazione esterna?

Le organizzazioni utilizzano comunemente workshop, conferenze di più giorni, programmi di certificazione, corsi online e sessioni interaziendali. Il tipo di programma di formazione esterno scelto da un'organizzazione dipenderà dai suoi obiettivi e dalle competenze esistenti dei dipendenti.

Quali sono i vantaggi della formazione esterna?

I dipendenti acquisiscono visibilità su nuove idee, best practice, tendenze attuali, progressi tecnologici e conoscenze del settore. Questi programmi possono migliorare la fiducia, il lavoro di squadra, la risoluzione dei problemi e la comunicazione. I dipendenti possono anche imparare dai colleghi e applicare queste nuove conoscenze sul posto di lavoro.

Quanto durano i programmi di formazione esterni?

La durata del programma varia. I workshop possono durare alcune ore, i corsi brevi alcuni giorni o settimane, le conferenze di più giorni diversi giorni e i corsi di certificazione settimane o mesi. Gli eventi del settore spesso durano una settimana o un fine settimana.

È possibile personalizzare la formazione esterna per esigenze aziendali specifiche?

Sebbene alcuni programmi siano generici, molti provider consentono la personalizzazione per concentrarsi su argomenti rilevanti per l'azienda. Con strumenti come Coursebox, personalizzare i percorsi di apprendimento e il materiale didattico in base alle competenze interne, ai flussi di lavoro, alle esigenze e agli standard diventa conveniente in termini di tempo e costi.

La formazione esterna può essere combinata con programmi di apprendimento interni?

Le organizzazioni possono abbinare programmi esterni a follow-up o tutoraggio interni. Ad esempio, dopo aver terminato un corso o una certificazione, i dipendenti possono applicare le lezioni immediatamente al lavoro. Possono condividere esperienze con colleghi o colleghi tutor.