L'importanza della formazione e dello sviluppo HRIS per i dipendenti

In molte organizzazioni oggi, solo 32% dei dipendenti utilizzare effettivamente i sistemi informativi delle risorse umane (HRIS). Perché è così? La ragione principale di ciò è la mancanza di formazione e sviluppo dell'HRIS.

Anche se acquisti il software HR più avanzato o una strategia che cambia il mondo, a meno che tu non abbia uno staff completamente formato che sappia come utilizzarlo, non otterrai i risultati desiderati.

Come azienda, devi investire nella formazione della tua forza lavoro. I tuoi dipendenti dovrebbero avere la fiducia necessaria per utilizzare la tecnologia per raggiungere il ROI previsto.

In questo post, esploreremo perché la formazione HRIS dovrebbe essere una parte fondamentale della tua organizzazione e come puoi implementarla nel migliore dei modi.

Che cos'è l'HRIS?

L'HRIS è un processo sistematico di raccolta di informazioni per renderle facilmente accessibili in seguito. È un termine completo che include la valutazione delle prestazioni, la comprensione e l'implementazione di metodi di formazione adeguati. Questi sistemi aiutano anche le aziende a valutare le conoscenze che trasmettono ai dipendenti.

HRIS non si limita a memorizzare le informazioni, ma semplifica anche i flussi di lavoro, garantisce la conformità e fornisce ai manager le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni basate sui dati.

Nel mondo degli affari, HRIS è come il driver del tuo software HR. A partire dall'immissione dei dati e del libro paga fino all'analisi e alla rendicontazione, struttura l'intero processo. In questo modo, otterrete il massimo dal vostro HRIS e aumenterete la precisione e l'efficienza.

Perché abbiamo bisogno dell'HRIS sul posto di lavoro?

HRIS fornisce una serie di strumenti per supportare il team delle risorse umane al lavoro. Questi programmi facilitano la raccolta, l'archiviazione, l'accesso e l'analisi dei dati dei dipendenti. Quando tutto questo è disponibile in un unico posto e con il pilota automatico, gestisce la maggior parte dei ruoli delle risorse umane.

Alcune delle funzioni chiave intraprese da HRIS sono la formazione e lo sviluppo, la tenuta dei registri, l'elaborazione delle buste paga, i benefici e i bonus per i dipendenti, la gestione delle ferie, l'assunzione e l'onboarding.

È come il cuore o il fulcro centrale del tuo dipartimento delle risorse umane, con l'unico vincolo che i tuoi dipendenti sono formati per utilizzarlo.

Pertanto, la formazione e lo sviluppo di HRIS possono ridurre significativamente i tempi di consegna e i tempi di immissione manuale, garantendo la conformità in tutte le funzioni.

Come funziona l'HRIS per la formazione e lo sviluppo dei dipendenti

Avere un unico sistema centralizzato con HRIS non solo riduce il carico di lavoro e le tempistiche, ma struttura anche l'intera organizzazione. Vediamo come HRIS può fungere da strumento accessibile per la raccolta, l'archiviazione e il monitoraggio delle informazioni durante la formazione dei dipendenti.

Apprendimento e sviluppo automatizzati

È possibile automatizzare facilmente molti dei processi di onboarding tramite la piattaforma HRIS. Processi come la formazione del nuovo personale e l'analisi dei loro progressi possono aumentare l'efficienza complessiva dell'organizzazione.

Puoi anche abbinare l'HRIS a una piattaforma LMS come Scatola dei corsi per automatizzare la formazione, la sincronizzazione dei dati, l'iscrizione e i processi correlati.

Apprendimento personalizzato

HRIS può aiutarti a creare esperienze di apprendimento personalizzate per i dipendenti. Il programma di apprendimento o di formazione sarà personalizzato per soddisfare le loro esigenze, obiettivi e aree di sfida specifici.

Se utilizzi una piattaforma LMS, puoi utilizzare anche i suoi strumenti di gamification per incoraggiare i dipendenti a imparare da soli. Questi strumenti sono anche molto utili per mantenerli coinvolti e impegnati nel programma di formazione.

Analisi delle prestazioni

Per garantire il successo del programma di formazione, sono necessari il monitoraggio e l'analisi costanti dei progressi dei partecipanti. Non finisce una volta completato il programma di formazione; infatti, continuerai a raccogliere dati preziosi e a monitorare i loro progressi dopo il programma di formazione.

Il sistema HRIS ti aiuta a tenere d'occhio le prestazioni degli studenti in modo da poter intraprendere azioni proattive laddove necessario. In questo modo, puoi ridurre al minimo le possibilità di potenziali problemi che possono insorgere in seguito.

Integrazione con i sistemi HR

Quasi tutti i sistemi HRIS possono essere integrati con altre piattaforme per aumentare l'efficienza del lavoro. Che si tratti di una piattaforma LMS o di un sistema HR specifico, il sistema HRIS funziona meglio se utilizzato insieme alla piattaforma.

A volte, insieme al sistema HRIS possono essere utilizzati anche diversi strumenti per aumentarne l'efficienza e anche per aiutarti a ottenere informazioni dettagliate sui dati. Puoi integrare i sistemi di tracciamento dei candidati (ATS), le piattaforme di analisi delle risorse umane, gli strumenti di gestione delle prestazioni e gli strumenti di coinvolgimento e sondaggio dei dipendenti per ottenere una visione unificata della tua forza lavoro.

Vantaggi della formazione e dello sviluppo HRIS

L'implementazione di un sistema di formazione e sviluppo HRIS sul posto di lavoro offre diversi vantaggi.

Valutazione delle esigenze

Per trarre vantaggio dall'HRIS nella formazione e nello sviluppo, il primo passo è identificare le lacune tra le competenze esistenti e quelle richieste e valutare le competenze dei dipendenti. Il sistema HRIS consente di raccogliere e analizzare dati da varie fonti, come le descrizioni delle mansioni dei dipendenti, le valutazioni delle prestazioni e i colloqui iniziali.

Una volta pronte queste informazioni, è possibile allinearle agli obiettivi di formazione e sviluppo e agli obiettivi organizzativi.

Apprendimento flessibile

L'HRIS offre flessibilità nell'apprendimento. Gli studenti possono accedere a una varietà di materiali didattici, come video, podcast e articoli, secondo i propri ritmi. Il sistema personalizza i percorsi di apprendimento per ogni individuo in base ai suoi obiettivi e preferenze.

In questo modo, puoi monitorare i loro progressi e risultati offrendo loro una struttura di apprendimento flessibile sul lavoro.

Feedback

Un altro vantaggio della formazione e dello sviluppo HRIS è che migliora significativamente il feedback e l'analisi. I dipendenti vengono valutati in tempo reale durante la formazione e anche successivamente tramite quiz, incarichi e altri strumenti di valutazione.

Questa valutazione viene effettuata valutando diverse metriche come i tassi di completamento dei corsi, il miglioramento delle prestazioni e lo sviluppo delle competenze. In questa fase puoi anche integrare e utilizzare uno strumento LMS come Coursebox per eseguire tutto questo con il pilota automatico.

Le migliori pratiche per l'implementazione della formazione e dello sviluppo HRIS

Ecco come implementare al meglio i programmi di formazione e sviluppo HRIS sul posto di lavoro:

Condurre microsessioni

Sono finiti i giorni di lezioni di due ore che tutti dimenticano dopo un paio di mesi. Gli studenti ora richiedono lezioni di formazione brevi e mirate.

È più probabile che i corsi brevi rimangano impressi nella mente e aiutino i dipendenti a imparare in viaggio. Le lezioni non devono essere un seminario di un'intera giornata per essere efficaci. Se suddivise in microsessioni, diventano un'esperienza di apprendimento continuo. Questo aiuta gli studenti a memorizzare meglio il concetto mentre proseguono la giornata lavorativa.

Simulazioni basate su scenari

Ai dipendenti vengono fornite simulazioni basate sulla realtà su cui lavorare. Questo dà loro un'idea reale dei problemi reali che potrebbero sorgere durante l'utilizzo del sistema HRIS in un ambiente sicuro e controllato. Quindi, mentre imparano la teoria, ottengono anche un'esposizione pratica.

Promemoria AI

Un promemoria basato sull'intelligenza artificiale è come una leggera spinta per aiutare gli utenti a rimanere aggiornati sulla formazione. Se qualcuno ha difficoltà con l'allenamento, è più facile individuarlo e il programma di allenamento può quindi essere adattato al suo ritmo e alle sue esigenze.

In questo modo, ci saranno meno lacune nelle conoscenze e tutti seguiranno percorsi di apprendimento definiti.

Coinvolgimento dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti nella formazione e nello sviluppo di HRIS li manterrà impegnati e ti aiuterà a migliorare il programma di formazione. Consentite alla vostra forza lavoro di esprimere facilmente le proprie preoccupazioni o fornire un feedback generale sulla formazione. In questo modo, puoi apportare le correzioni o le modifiche necessarie in tempo reale, assicurandoti di rimanere concentrato sui tuoi obiettivi finali.

Ciò li aiuterà anche a imparare a utilizzare gli strumenti e la tecnologia in modo efficace e a sviluppare competenze pratiche nel processo.

Concludi

Ricorda che il sistema HRIS funziona solo se le persone che lo utilizzano sono ben addestrate. Senza formazione del personale, è probabile che diventi un ostacolo piuttosto che un aumento dell'efficienza e del processo decisionale informato per l'organizzazione.

La formazione e lo sviluppo di HRIS non si limitano a fare clic su diversi strumenti o a trovare le informazioni. Il programma di formazione dovrebbe essere progettato per fornire al team delle risorse umane le competenze e la fiducia necessarie per prendere decisioni più rapide e intelligenti ogni giorno.

Il risultato? Meno errori, persone più felici e un forte reparto risorse umane. Questa tecnologia funziona bene e al tuo fianco!

FAQs

Cos'è la formazione e lo sviluppo HRIS e perché è importante?

HRIS è l'acronimo di Human Resource Information System. La formazione e lo sviluppo HRIS sono un processo strutturato per insegnare al team delle risorse umane a utilizzare questo sistema in modo efficiente per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione.

Come faccio a sapere se la formazione e lo sviluppo HRIS funzionano davvero nella mia organizzazione?

Il modo migliore per assicurarsi che la formazione e lo sviluppo di HRIS funzionino è controllare il vostro help desk. Il numero di ticket generati indica il buon (o lo scarso) funzionamento del sistema. Un numero basso indica che i dipendenti stanno completando rapidamente le attività e risolvendo i reclami. Ciò significa che il tuo programma di formazione è efficace!

Un HRIS può monitorare la formazione e lo sviluppo dei dipendenti?

Sì! Il sistema HRIS può registrare e gestire tutti i dati di allenamento. Raccoglie informazioni come la partecipazione, lo stato di completamento del corso e altre metriche sulle prestazioni. Genera inoltre report per valutare i risultati dell'apprendimento.

In che modo un HRIS supporta l'apprendimento e lo sviluppo?

HRIS può integrarsi con i sistemi LMS, come Coursebox, per centralizzare e automatizzare gli incarichi di formazione. Coursebox offre un apprendimento personalizzato per tutti i dipendenti e dispone anche di una serie di strumenti di gamification per mantenere le cose interessanti. Puoi anche tracciare e monitorare i progressi di ogni studente tramite la sua funzione di analisi.