8 strategie comprovate per aumentare la collaborazione tra i team

È difficile quando i team non lavorano bene insieme. I progetti rallentano, i messaggi si perdono e le persone si sentono frustrate. Non sei l'unico ad avere a che fare con questo...86% dei dipendenti e i dirigenti affermano che la mancanza di lavoro di squadra è la ragione principale dei problemi sul posto di lavoro.

Ma la buona notizia? Ma non deve rimanere così. Con pochi semplici turni, puoi aiutare i tuoi team a lavorare meglio insieme, creare fiducia e divertirti davvero a collaborare.

In questo articolo, imparerai modi chiari e pratici per aumentare la collaborazione tra i team, senza aggiungere altre riunioni o strumenti.

Perché la collaborazione tra team è importante

Quando i team lavorano bene insieme, tutti ne traggono vantaggio. Ma non succede da solo. Devi configurare le cose in modo che le persone possano rimanere in contatto e lavorare per raggiungere gli stessi obiettivi.

Uno dei maggiori vantaggi è la minore confusione. I team che parlano tra loro non ripetono le stesse attività. Inoltre evitano problemi di comunicazione. Ciò consente di risparmiare tempo e di mantenere i progetti sulla buona strada.

Aiuta anche con l'allineamento degli obiettivi. Ciò significa che tutti comprendono ciò che l'azienda sta cercando di ottenere. Quando i team condividono la stessa direzione, possono sostenersi a vicenda e fare scelte migliori.

Lavorare tra team migliora anche il modo in cui le persone si sentono al lavoro. WQuando i dipendenti si sentono inclusi e supportati, è più probabile che facciano del loro meglio. Può persino portare a nuove idee. Team diversi apportano competenze e punti di vista diversi, il che aiuta a creare soluzioni migliori.

Un altro grande vantaggio è una maggiore fiducia. Quando le persone si affidano l'una all'altra e portano a termine le attività, aumenta la responsabilità. Tutti sanno cosa aspettarsi.

Ecco cosa può fare la collaborazione tra team:

• Riduci il lavoro ripetuto e gli errori
• Assicurati che tutti stiano lavorando per raggiungere gli stessi obiettivi
• Migliora il lavoro svolto dai team
• Aiuta le persone a sentirsi più connesse e affidabili

8 strategie comprovate per aumentare la collaborazione in team

1. Semplifica la comunicazione

Un buon lavoro di squadra inizia con una comunicazione chiara. Quando le persone sanno cosa sta succedendo, possono concentrarsi sul proprio lavoro senza confusione o ritardi.

Inizia usando strumenti di messaggistica istantanea come Slack, Microsoft Teams o WhatsApp. Queste app consentono di porre domande rapide, condividere aggiornamenti e rimanere in contatto. A differenza delle e-mail, consentono ai team di chattare in tempo reale, in modo che i problemi vengano risolti più rapidamente.

Regolare riunioni di check-in anche aiuto. Si tratta di riunioni brevi e mirate in cui i team esaminano i progressi, discutono delle sfide e pianificano le fasi successive. Mantenerli brevi, circa 15 minuti, assicura che rimangano utili senza occupare troppo tempo.

Una comunicazione chiara significa anche scrivere messaggi che siano facile da capire. Quando si inviano e-mail o messaggi di chat:

• Usa un linguaggio semplice e diretto.
• Mantieni i messaggi brevi e organizzati.
• Evidenzia i dettagli chiave, come scadenze o azioni.

Quando i team comunicano bene, il lavoro scorre più agevolmente. I problemi vengono risolti più velocemente e tutti rimangono sulla stessa lunghezza d'onda.

2. Costruisci una cultura del lavoro di squadra

Una forte cultura del lavoro di squadra aiuta le persone a sentirsi apprezzate e connesse. Quando i team si fidano e si supportano a vicenda, il lavoro diventa più piacevole e produttivo.

Inizia da incoraggiare la comunicazione aperta. Assicurati che tutti si sentano a proprio agio nel condividere idee, porre domande e fornire feedback. L'ascolto attivo è altrettanto importante: quando le persone si sentono ascoltate, sono più propense a contribuire e collaborare.

Anche riconoscere un buon lavoro di squadra fa la differenza. Fai degli shoutouts quando qualcuno aiuta un compagno di squadra o lavora bene con gli altri. Anche piccole ricompense, come un messaggio di ringraziamento o un pranzo di gruppo, dimostrano apprezzamento e motivano le persone a continuare a lavorare insieme.

Attività di team building contribuire a rafforzare le relazioni. Non devono essere grandi eventi: cose semplici come una chiacchierata al caffè, un pranzo di gruppo o una partita veloce possono avvicinare le persone. Quando i membri del team si conoscono al di là delle mansioni lavorative, collaborano in modo più naturale.

Ecco alcuni semplici modi per creare una cultura del lavoro di squadra:

• Chiedi input e ascolta diversi punti di vista.
• Evidenzia e premia il lavoro di squadra, non solo il successo individuale.
• Pianifica attività che aiutino i compagni di squadra a connettersi in modo rilassato.

Quando i team si sentono supportati e apprezzati, lavorano meglio insieme e creano un ambiente di lavoro positivo.

3. Stabilisci obiettivi chiari insieme

Obiettivi chiari mantengono i team concentrati e lavorando nella stessa direzione. Quando tutti sanno per cosa stanno lavorando, le decisioni diventano più facili e il progresso sembra più organizzato.

Inizia da assicurandosi che tutti i team comprendano gli obiettivi principali dell'azienda. Che si tratti di aumentare le vendite, migliorare il servizio clienti o lanciare un nuovo prodotto, i team devono vedere come il loro lavoro si inserisce nel quadro generale. Quando le persone capiscono perché i loro compiti sono importanti, sono più motivate a fare del loro meglio.

Successivamente, definire ruoli e responsabilità. Annota chi è responsabile di cosa, così non c'è confusione. Questo aiuta i team a lavorare in modo più efficiente e riduce i malintesi su chi dovrebbe gestire attività specifiche.

I controlli regolari dei progressi mantengono i team in pista. Rivedi spesso gli obiettivi e modificali quando necessario. Se un progetto non procede come previsto, i team possono identificare i problemi in anticipo e apportare modifiche prima che i piccoli problemi diventino gravi.

Ecco come mantenere chiari gli obiettivi:

• Condividi gli obiettivi aziendali in un modo facile da capire.
• Definisci chiaramente il ruolo e le responsabilità di ogni persona.
• Controlla regolarmente i progressi e modifica i piani quando necessario.

Quando gli obiettivi sono chiari, i team rimangono organizzati, collaborano meglio e fanno progressi costanti verso il successo.

4. Usa semplici strumenti di collaborazione

Gli strumenti giusti facilitano il lavoro di squadra. Quando i team possono condividere file, tenere traccia delle attività e fare brainstorming in un unico posto, il lavoro viene svolto più velocemente con meno confusione.

Inizia con strumenti per la condivisione di file come Google Drive, Dropbox o OneDrive. Questi consentono ai team di archiviare, modificare e accedere ai documenti da qualsiasi luogo. Invece di inviare allegati e-mail avanti e indietro, tutti possono lavorare sullo stesso file in tempo reale.

Per la gestione delle attività, utilizzare Trello, Asana o Monday.com. Questi strumenti aiutano i team a organizzare progetti, assegnare attività e tenere traccia delle scadenze. Una task board condivisa chiarisce chi è responsabile di cosa, riducendo i problemi di comunicazione.

Il brainstorming funziona meglio quando le idee sono facili da condividere. Mirò è una lavagna online in cui i team possono abbozzare idee, aggiungere note e collaborare visivamente. Ciò è particolarmente utile per i team remoti che non possono incontrarsi di persona.

Ecco come rendere più agevole la collaborazione:

• Usare Google Drive, Dropbox o OneDrive per archiviare e modificare i file.
• Organizza le attività con Trello, Asana o Monday.com.
• Fai un brainstorming con Mirò per mappare visivamente le idee.

Con gli strumenti giusti, i team possono rimanere connessi, mantenere i progetti organizzati e lavorare insieme in modo più efficace.

5. Lavorate insieme su progetti

La collaborazione è più forte quando i team lavorano insieme sui progetti. Riunire persone con background e competenze diverse porta a idee e soluzioni migliori.

Un modo per farlo è creazione di piccoli gruppi con persone di team diversi. Quando i dipendenti del marketing, delle vendite e dello sviluppo dei prodotti lavorano insieme, vedono le sfide da nuove angolazioni. Ciò migliora la risoluzione dei problemi e aiuta i team a imparare gli uni dagli altri.

Riunioni di brainstorming con più reparti scaturiscono anche nuove idee. Prospettive diverse portano a soluzioni creative a cui un team da solo potrebbe non pensare. Per rendere efficaci questi incontri, stabilisci un obiettivo chiaro, mantieni le sessioni brevi e incoraggia una discussione aperta.

Cambiare team occasionalmente può anche aiutare i dipendenti a sviluppare nuove competenze. Consentire ai dipendenti di lavorare con team diversi insegna loro come operano le diverse parti dell'azienda. Questo li aiuta a sviluppare nuove capacità e a capire come il loro lavoro si inserisce nel quadro generale.

Ecco come migliorare la collaborazione sui progetti:

• Forma piccoli team con dipendenti di diversi reparti.
• Organizza riunioni di brainstorming con obiettivi chiari e discussioni aperte.
• Consenti ai dipendenti di cambiare team per acquisire nuove competenze.

Quando i team lavorano insieme tra i reparti, creano connessioni più solide e creano risultati migliori.

6. Addestra i team a lavorare meglio insieme

Un buon lavoro di squadra non si realizza da solo. Le persone hanno bisogno delle competenze giuste per comunicare bene, risolvere problemi e affrontare insieme le sfide.

Inizia da insegnare le abilità di base del lavoro di squadra come l'ascolto attivo e la risoluzione dei problemi. Ascoltare attivamente significa prestare la massima attenzione a chi parla e rispondere con attenzione. La risoluzione dei problemi aiuta i team a trovare soluzioni invece di rimanere bloccati sui problemi. Entrambe le competenze rendono la collaborazione più agevole.

Workshop sulla risoluzione dei conflitti e sul feedback aiutano anche i team a lavorare meglio insieme. I conflitti si verificano in ogni luogo di lavoro, ma sapere come gestirli mantiene le cose professionali e produttive. Formare i dipendenti a dare e ricevere feedback in modo costruttivo migliora la fiducia e il lavoro di squadra.

Un altro modo per rafforzare la collaborazione è abbinare dipendenti di team diversi. Quando qualcuno del marketing collabora con qualcuno del servizio clienti, acquisiscono una migliore comprensione delle reciproche sfide. Questo crea connessioni più solide e aiuta i team a lavorare insieme in modo più efficace.

Ecco come formare i team per una migliore collaborazione:

• Insegna capacità di ascolto attivo e risoluzione dei problemi.
• Organizza seminari sulla gestione dei conflitti e sulla fornitura di feedback.
• Associa dipendenti di team diversi per imparare gli uni dagli altri.

Con la giusta formazione, i team diventano più sicuri, collaborativi e produttivi.

7. Rendi la collaborazione parte del lavoro quotidiano

Il lavoro di squadra funziona meglio quando è un'abitudine quotidiana, non solo qualcosa per progetti speciali. Quando la collaborazione diventa parte della cultura del posto di lavoro, i team comunicano meglio e fanno di più insieme.

Un modo per farlo è chiedere ai team idee su come migliorare il lavoro di squadra. I dipendenti sanno cosa li aiuta a lavorare meglio, quindi il loro contributo è prezioso. Semplici modifiche, come la modifica degli stili delle riunioni o l'utilizzo di nuovi strumenti, possono fare una grande differenza.

Un politica delle porte aperte aiuta anche. Ciò significa che i dipendenti si sentono a proprio agio nel condividere preoccupazioni, chiedere aiuto e offrire suggerimenti. Quando le persone sanno che le loro idee e i loro feedback sono ben accetti, sono più propensi a parlare apertamente e a collaborare per risolvere i problemi.

I leader svolgono un ruolo importante nel plasmare la cultura del posto di lavoro. Quando manager e team leader incoraggiano il lavoro di squadra e danno il buon esempio, seguono i dipendenti. Ciò potrebbe significare riconoscere una buona collaborazione, supportare progetti interteam o semplicemente essere aperti al feedback.

Ecco come rendere il lavoro di squadra un'abitudine quotidiana:

• Chiedi ai dipendenti un feedback sul miglioramento della collaborazione.
• Mantieni la comunicazione aperta in modo che tutti si sentano ascoltati.
• Assicurati che i leader modellino il lavoro di squadra e lo supportino.

Quando il lavoro di squadra diventa parte del lavoro quotidiano, i team rimangono connessi, coinvolti e produttivi.

8. Usa il feedback per migliorare il lavoro di squadra

Un buon lavoro di squadra non si ottiene per caso, ma migliora nel tempo. Uno dei modi migliori per rafforzare la collaborazione è ascoltare i dipendenti e apportare modifiche in base al loro feedback.

Inizia da chiedere ai dipendenti cosa ne pensano del lavoro di squadra. Un breve sondaggio può aiutarti a capire cosa funziona e cosa no. Mantieni le domande semplici. Chiedi informazioni sulla comunicazione, sull'equilibrio del carico di lavoro e se i team si sentono supportati.

Successivamente, parla direttamente con i team. Le discussioni aperte offrono ai dipendenti la possibilità di condividere idee e preoccupazioni. Alcune sfide potrebbero non apparire nei sondaggi ma emergere nelle conversazioni. I check-in regolari aiutano i team a sentirsi ascoltati e a creare una cultura della comunicazione aperta.

Infine, continua a testare nuovi modi per migliorare il lavoro di squadra. Se una modifica non funziona, aggiustala. Se un nuovo strumento o processo ti aiuta, espandilo. L'obiettivo è facilitare la collaborazione nel tempo.

Ecco come utilizzare il feedback per migliorare il lavoro di squadra:

• Invia brevi sondaggi per scoprire cosa pensano i dipendenti del lavoro di squadra.
• Intrattieni discussioni aperte per scoprire cosa funziona e cosa no.
• Continua ad apportare piccoli miglioramenti per supportare una migliore collaborazione.

Ascoltare il feedback e apportare modifiche aiuta i team a lavorare insieme in modo più efficace.

Sfide comuni che bloccano la collaborazione in team

Lavorare con altri team non è sempre facile. Alcune cose spesso si intromettono.

Una grande sfida è rappresentata dai reparti isolati. Ciò significa che i team lavorano da soli e non condividono aggiornamenti o piani. Quando ciò accade, le persone perdono informazioni importanti o svolgono lo stesso lavoro due volte. Rallenta tutti.

Un altro problema è la scarsa comunicazione. I team potrebbero non parlare spesso o concentrarsi su attività diverse. Ciò causa confusione. Un team potrebbe affrettarsi a rispettare una scadenza mentre un altro team sta pianificando qualcos'altro. I loro obiettivi non coincidono.

Parlando di obiettivi, obiettivi disallineati sono un grosso problema. Ogni team può cercare di fare ciò che è meglio per sé, ma non ciò che è meglio per l'intera azienda. Ciò porta alla frustrazione e rende più difficile il lavoro di squadra.

A volte, anche il modo in cui i team lavorano è diverso. Ciò include gli strumenti che utilizzano, i loro orari giornalieri o il modo in cui pianificano i progetti. Queste differenze rendono difficile lavorare insieme.

Ecco un breve elenco dei bloccanti più comuni:

• I team non condividono gli aggiornamenti
• Comunicazione confusa o mancante
• Obiettivi o scadenze diversi
• Usare strumenti che non si connettono bene

La risoluzione di questi problemi richiede tempo, ma aiuta i team a fare di più insieme. Secondo McKinsey, una migliore collaborazione può aumentare la produttività del 20-25%.

Strumenti che migliorano la collaborazione tra i team

L'uso degli strumenti giusti facilita la collaborazione dei team. Questi strumenti ti aiutano a rimanere organizzato, condividere gli aggiornamenti e mantenere tutti sulla stessa pagina.

Le piattaforme di gestione dei progetti sono un buon punto di partenza. Strumenti come Asana, Trello e ClickUp consenti ai team di pianificare le attività, fissa le scadenze e monitora i progressi. Tutti possono vedere chi fa cosa e quando è dovuto.

Gli strumenti di comunicazione sono altrettanto importanti. Slack, Microsoft Teams e Zoom aiutano i team a rimanere in contatto. Puoi utilizzare la chat per aggiornamenti rapidi, le videochiamate per le riunioni e i canali per organizzare gli argomenti.

Per lavorare sui documenti, strumenti come Google Workspace e Notion semplificano la creazione, la modifica e i commenti in tempo reale. Ciò consente di risparmiare tempo e di ridurre il numero di email avanti e indietro.

Alcune aziende utilizzano anche dashboard per tracciare i KPI, indicatori chiave di performance. Si tratta di numeri che mostrano l'andamento di un team o di un progetto. Quando le dashboard sono condivise tra i team, tutti possono vedere i progressi e individuare tempestivamente i problemi.

Ecco quattro tipi di strumenti utili:

• Pianificatori di attività (Asana, Trello, ClickUp)
• App di comunicazione (Slack, Teams, Zoom)
• Documenti condivisi (Google Docs, Notion)
• Dashboard del team per il monitoraggio degli obiettivi

Ruolo della leadership nella promozione della collaborazione in team

Buon lavoro di squadra inizia con la leadership. Quando i leader dimostrano collaborazione nel loro lavoro quotidiano, gli altri lo seguono. In qualità di leader, le tue azioni danno il tono al modo in cui il tuo team comunica, condivide e si sostiene a vicenda.

Ecco come puoi aiutare i tuoi team a lavorare meglio insieme:

• Collaborazione modello: collabora con altre persone all'interno dei team. Sii aperto sui tuoi obiettivi e chiedi suggerimenti. Quando le persone vedono i leader lavorare insieme, è più probabile che facciano lo stesso.
• Riconosci gli sforzi del team: Festeggia quando i team lavorano bene insieme. Un breve messaggio di ringraziamento durante una riunione o un messaggio di ringraziamento possono fare molto.
• Crea spazi sicuri: Incoraggia un feedback onesto e nuove idee. Uno spazio sicuro significa che le persone possono parlare senza timore di essere giudicate o biasimate.
• Allinea gli obiettivi di leadership: Assicurati che tutti i leader stiano lavorando per raggiungere la stessa visione. Se i manager inviano messaggi contrastanti, i team saranno confusi e avranno meno probabilità di collaborare.

Collaborazione in ambienti di lavoro remoti e ibridi

Lavorare da casa o in una configurazione ibrida può rendere più difficile il lavoro di squadra. Le persone si trovano in luoghi diversi, a volte in fusi orari diversi. Ecco perché devi essere più intenzionato a rimanere in contatto.

Inizia impostando check-in virtuali regolari. Queste brevi riunioni aiutano il tuo team a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda. Offrono inoltre a tutti la possibilità di porre domande e condividere aggiornamenti.

Non affidarti solo alle riunioni dal vivo. Gli strumenti asincroni, come Slack, Trello o documenti condivisi, consentono alle persone di lavorare insieme anche se non sono online contemporaneamente. Questi strumenti aiutano a portare avanti i progetti senza attendere una riunione.

Aiuta anche a creare spazi digitali in cui le persone possano parlare con disinvoltura. I canali solo per divertimento, foto o chat veloci possono creare fiducia e rendere il lavoro a distanza meno isolante.

Soprattutto, assicurati che i tuoi strumenti di collaborazione facciano parte del tuo flusso di lavoro quotidiano. Se hanno voglia di lavorare extra, le persone non li useranno.

Ecco alcuni modi per aumentare la collaborazione:

• Tieni brevi sincronizzazioni settimanali del team
• Usa strumenti come Notion o ClickUp per condividere attività
• Avvia una chat di gruppo del team per i check-in occasionali
• Incoraggia le videochiamate per argomenti complessi
• Condividi gli aggiornamenti per iscritto per tenere tutti informati

Considerazioni finali

Riunire i team non avviene per caso: richiede impegno, intenzione e le giuste strategie.

Dall'allineamento degli obiettivi e dall'utilizzo degli strumenti giusti alla promozione di una cultura di apertura e fiducia, puoi fare così tanto per migliorare la collaborazione in team.

Inizia in piccolo, mantieni la coerenza e osserva i risultati diffondersi in tutta l'organizzazione. Sei pronto ad abbattere i silos e creare team più forti? Facciamolo.