Une formation de qualité des employés est indispensable au succès de l'organisation. Découvrons comment vous pouvez l'améliorer à l'aide de notre liste de contrôle pour les audits de formation.
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Si votre programme de formation ne donne pas les résultats escomptés, il y a probablement une lacune dans sa conception ou son exécution. Le meilleur moyen d'identifier et de résoudre le problème est de procéder à un audit de formation, un processus d'évaluation systématique qui évalue la valeur, la pertinence et l'impact de vos initiatives de formation.
Mais en quoi consiste un audit de formation et comment le mener efficacement ? Si vous êtes confus, nous vous fournirons une liste de points de contrôle pour examiner vos plans d'entraînement actuels. Poursuivez votre lecture et créez des plans de formation efficaces.
Avant de réaliser l'audit proprement dit, il est essentiel que vous vous concentriez sur la manière dont il doit être réalisé. Une préparation complète garantit le bon déroulement de l'audit, fournit des informations précieuses et conduit à des améliorations réalisables. Voyons comment vous pouvez vous préparer au prochain audit de formation dans votre organisation.
La première étape de la préparation à l'audit de formation consiste à définir son objectif et sa portée. Chaque organisation a un horizon de croissance à long terme et des objectifs qu'elle souhaite atteindre. Il est essentiel que la formation que vous mettez en œuvre soit conforme à ces buts et objectifs.
Comprendre la portée de la formation ne se résume pas à une simple vue d'ensemble. L'organisation doit effectuer une analyse détaillée de la manière dont module de formation s'inscrit dans la vision globale de l'organisation. Il est également essentiel de comprendre l'impact de la formation sur les aptitudes et les compétences des employés.
Il ne s'agit pas simplement de commencer et de terminer différents modules de formation. Chaque module de formation doit être planifié de manière stratégique et répondre à un objectif précis.
Un programme de formation efficace doivent respecter diverses exigences de conformité légales et spécifiques à l'industrie. Selon le secteur, les organisations peuvent avoir besoin de se conformer aux normes établies par des organismes de réglementation tels que l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA), le règlement général sur la protection des données (RGPD) et les certifications ISO. De nombreux secteurs ont également des exigences de formation continue obligatoires, des mandats de formation sur l'égalité des chances en matière d'emploi et des formations de sensibilisation à la cybersécurité.
Une documentation complète est l'une des exigences les plus importantes avant de commencer un audit de formation. Les organisations doivent s'assurer que les politiques de formation, les dossiers de formation des employés, les supports de cours, les registres de présence, les résultats des évaluations et les qualifications des formateurs sont bien documentés et facilement accessibles.
Une approche systématique de la tenue de registres par des moyens numériques simplifie le processus d'audit. Les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) et les solutions de stockage basées sur le cloud peuvent jouer un rôle clé dans la gestion et l'organisation des dossiers de formation précédents.
Un audit de formation réussi implique de multiples parties prenantes, telles que le service des ressources humaines, les formateurs et les employés. Les parties prenantes devraient être bien informées du processus d'audit et de leurs rôles respectifs pour garantir la conformité.
Les organisations devraient tenir des réunions préparatoires pour discuter des attentes et répondre aux préoccupations. Encourager une communication ouverte et une collaboration permet de rendre le processus d'audit plus transparent.
Voici les éléments d'une liste de contrôle à prendre en compte pour réussir un audit de formation.
Le contenu de formation constitue l'épine dorsale de vos cours. Lors des audits, il est essentiel de s'assurer que le contenu que vous enseignez correspond aux buts et objectifs généraux de l'organisation. De même, il doit refléter les dernières tendances du secteur, afin que les employés ne soient pas laissés pour compte.
Les entreprises investissent déjà de manière significative dans l'amélioration des compétences de leurs employés grâce aux nouvelles technologies. Google a financé à lui seul 70 millions de dollars pour la formation à l'IA, soulignant l'importance croissante de l'enseignement technologique.
Vous devriez également consulter les employés s'ils remarquent une amélioration. Des examens détaillés de la qualité des modules de formation mettent en évidence toutes les faiblesses et vous aident à créer des cours qui transmettent des connaissances précieuses.
Voici ce que devrait impliquer cet examen :
Un examen approfondi des réponses des apprenants et des statistiques de formation peut améliorer considérablement l'audit et vous aider à en tirer le meilleur parti avantages de l'apprentissage en ligne pour les employés. Voici quelques questions que vous devriez vous poser lors de l'analyse d'un programme de formation :
Si un module tombe en panne dans les deux cas, il doit être modifié ou même complètement remplacé. Plusieurs interventions, telles que le contenu vidéo, un meilleur enseignement, etc., peuvent contribuer à améliorer les cours.
L'évaluation des méthodes de formation et de prestation constitue un élément essentiel du processus d'audit. C'est essentiel car il n'existe pas d'approche unique pour la formation de vos employés.
Un employé pourrait bien apprendre en regardant des vidéos, tandis que l'autre apprendrait mieux avec du contenu écrit. Un LMS de qualité peut rendre la formation personnalisée beaucoup plus facile ; ce n'est pas étonnant 40 % des entreprises du Fortune 500 utilise-les. Pour évaluer avec succès les données de formation et les méthodes de prestation, envisagez les approches suivantes :
Une réalité inévitable de la technologie est qu'elle évolue au fil du temps. Par conséquent, vous finissez parfois par utiliser des logiciels hérités et disjoints qui entravent vos efforts de formation. Avec 98 % des organisations utilisent la formation en ligne, vous devez garder une longueur d'avance sur ce marché hautement concurrentiel.
Si l'on considère que la technologie permet de gagner en efficacité, il est facile de réaliser à quel point cette étape est cruciale. Vous devez analyser tous les outils technologiques de formation pour les employés des entreprises et recommander les modifications nécessaires.
Voici ce que vous devriez regarder :
La formation budget est essentiel à votre programme, car il est souvent réduit en cas de difficultés financières. Si vous regardez les chiffres, même les petites entreprises dépensent 374 207$ en formation, ce qui représente un montant important.
En tant que leader ou formateur, il est de votre devoir de bien comprendre comment votre formation contribue à l'organisation et de démontrer cette valeur aux supérieurs. Cela implique également de bien comprendre les finances consacrées à la formation et pourquoi elles sont essentielles au bon fonctionnement de l'entreprise.
L'audit budgétaire de L&D se concentre généralement sur les points suivants :
Le retour sur investissement consiste à comparer l'argent que vous dépensez pour la formation des employés (création de contenu, frais de LMS, etc.) aux avantages tangibles que vous en tirez. Par exemple, le retour sur investissement d'une formation à la sécurité mesurera vos coûts par rapport aux avantages en termes de réduction des accidents, ce qui se traduira par une réduction des coûts.
L'analyse fondamentale vous aidera à présenter des arguments solides en faveur des investissements dans la formation et le développement auprès de la direction. Si vous faites du bon travail, vous obtiendrez le financement, même si l'organisation subit des compressions budgétaires.
Lorsque vous créez un programme de formation, vous estimez tous les coûts impliqués, tels que le matériel, la technologie, les frais de formation, etc. Toutefois, après la mise en œuvre, les coûts réels pourraient être supérieurs ou inférieurs aux prévisions. L'audit a examiné ces écarts afin de déterminer s'il y avait eu dépassement ou sous-utilisation des dépenses et d'en analyser les raisons.
L'auditeur compare ensuite les avantages attendus en matière de formation, tels que la réduction du nombre d'accidents, aux résultats réels. Si les résultats ne sont pas à la hauteur des attentes initiales, l'audit identifie les domaines à améliorer. Parfois, le programme nécessite plus d'investissements que prévu mais donne d'excellents résultats. Dans ce cas, cela vaudra peut-être la peine d'augmenter le budget la prochaine fois.
Au contraire, un programme coûteux mais inefficace nécessite soit des améliorations de l'efficacité, soit des alternatives rentables.
Il existe un nombre infini de KPI de formation utilisés par les organisations ; il n'est tout simplement pas possible de les suivre tous. Vous devez vous concentrer sur les KPI qui offrent le meilleur rapport qualité-prix et qui sont étroitement liés au type de formation que vous proposez.
Un indicateur de formation fondamental à suivre est de savoir si les employés retiennent ce qu'ils ont appris. De nombreuses organisations testent la compréhension juste après la formation, mais cela ne fournit qu'une image à court terme. Un audit de formation de haute qualité évalue également si les employés conservent leurs connaissances à long terme.
Voici comment cela peut être fait :
Une baisse des connaissances inférieure à 10 % entre le premier et le dernier test est acceptable. S'il est supérieur ou égal à 20 %, l'entraînement doit être renforcé.
Il est essentiel de déterminer si les employés présentent une amélioration mesurable de leurs performances après avoir suivi une formation. Les performances peuvent être évaluées à l'aide des données de productivité (tâches effectuées), des taux d'erreur, de la rapidité d'exécution des tâches, des commentaires des clients et des évaluations de la direction. Une amélioration notable indique que la formation a permis de combler les lacunes en matière de connaissances ou de compétences.
Collectez des données de performance à partir d'indicateurs de performance clés pour chaque rôle, tels que les temps de réponse du service client, le taux de conversion des ventes, le taux de défauts de fabrication, etc. Comparez les chiffres avant et après l'entraînement pour mesurer l'amélioration.
Ce KPI est basé sur les entrées et les perceptions des apprenants. Même si les connaissances ont été transférées avec succès, la faible satisfaction des apprenants peut entraîner une faible motivation, une résistance à l'apprentissage futur ou un manque de confiance dans l'application de ce qui a été appris.
Le meilleur moyen de mesurer la satisfaction des apprenants consiste à mener des enquêtes après la formation. Demandez aux participants d'évaluer des domaines tels que la pertinence du contenu, l'efficacité des formateurs, l'interactivité, le rythme des cours, etc.
Cet audit peut révéler si le mécontentement est concentré chez quelques employés ou généralisé. Si vous recevez à plusieurs reprises de faibles notes à grande échelle, cela signifie que les cours et les méthodes par lesquels ils sont dispensés doivent être revus.
Pour garder une longueur d'avance sur vos concurrents dans l'environnement d'entreprise moderne, vous avez besoin d'audits de formation de haute qualité. Les audits de formation garantissent que les programmes de formation restent pertinents et fournissent des informations précieuses aux apprenants. En outre, ils permettent aux organisations d'identifier les domaines à améliorer et d'aligner les initiatives de formation sur l'évolution des besoins commerciaux.
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Les cinq C de l'audit sont les suivants :
L'audit de formation est crucial pour déterminer l'efficacité d'un programme de formation. Il identifie les points faibles et suggère des améliorations possibles.
Pour auditer correctement un programme de formation, procédez comme suit :
Un plan de formation est un plan bien défini qui décrit comment atteindre des objectifs d'apprentissage spécifiques. Il s'agit d'une feuille de route détaillée non seulement pour la conception, mais également pour la mise en œuvre de plans de formation.
