AVETMISS est la norme de données nationale australienne pour le secteur de l'enseignement et de la formation professionnels (EFP). Apprenez-en plus à ce sujet dans ce guide.
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Les organismes de formation enregistrés (RTO) à travers l'Australie doivent se conformer à certaines réglementations et répondre aux normes établies par plusieurs autorités du pays. L'une d'entre elles est la norme statistique australienne sur la gestion de l'enseignement et de la formation professionnels (AVETMISS).
Même si cela peut sembler long, AVETMISS est simplement un ensemble de normes nationales en matière de données qui vise à améliorer la qualité et la cohérence de la collecte de données dans Enseignement et formation professionnels (EFP) secteur. Cependant, naviguer dans AVETMISS peut donner l'impression de décoder un casse-tête complexe pour de nombreux fournisseurs.
C'est pourquoi ce guide ne se contente pas d'expliquer ce qu'est AVETMISS. Il vous montre comment l'utiliser de manière stratégique, et pas seulement de manière conforme.
AVETMISS est l'épine dorsale des données nationales sur la formation en Australie. Il est l'abréviation de l'Australian Vocational Education and Training Management Information Statistical Standard, un nom qui indique son objectif : apporter structure, fiabilité et cohésion à la manière dont nous enregistrons et communiquons les résultats de formation à travers le pays.
La norme fournit une méthode unifiée pour les organismes gouvernementaux et RTO australiens pour parler la même langue. Cette cohérence alimente quatre grandes collectes de données nationales :
Cependant, AVETMISS n'a pas vu le jour du jour au lendemain. Son parcours a débuté en 1990 lorsque les ministres australiens chargés de la supervision de l'enseignement professionnel ont convenu de la nécessité d'une norme nationale en matière de rapports.
Le résultat a été un cadre évolutif façonné par plusieurs conseils consultatifs nationaux au fil des ans. Il a depuis été affiné pour refléter l'évolution des besoins du secteur.
Depuis son premier déploiement en 1994 (en commençant par les fournisseurs TAFE financés par le gouvernement), AVETMISS n'a cessé d'étendre sa portée. En 2014, il était devenu obligatoire pour tous les organismes de formation enregistrés. De nouvelles collections ont été ajoutées, d'autres ont été supprimées progressivement, mais l'objectif principal est resté le même.
Aujourd'hui, AVETMISS est devenu un outil pour les RTO orientés vers l'avenir. Il aide ces organisations à suivre les performances, à répondre aux exigences de financement et à évaluer la qualité.
Le Centre national de recherche sur l'enseignement professionnel (NCVER) gère et gère AVETMISS. Le NCVER utilise des outils techniques et des ressources pédagogiques pour aider les RTO de tout le pays à respecter les obligations de déclaration AVETMISS.
Voici les services et outils proposés par NCVER.
Le Logiciel de validation AVETMISS est une plateforme Web qui sert à la fois d'outil de validation de fichiers et de système de soumission de données. Les RTO utilisent AVS pour vérifier les données de leurs activités de formation par rapport aux normes nationales avant de les envoyer à la National VET Provider Collection.
Si des incohérences ou des erreurs sont détectées, le système les signale. Les organisations peuvent ensuite corriger leurs fichiers avant de les soumettre.
AVS inclut également l'accès à l'outil de mise à jour des transcriptions USI. Il permet aux RTO d'apporter des corrections ou des mises à jour au relevé de notes de l'identifiant unique d'étudiant (USI) d'un apprenant directement dans la même interface.
Pour les RTO plus petits (ceux comptant moins de 100 étudiants), le NCVER propose le Outil de saisie de données (DET). Il s'agit d'une application Web gratuite et conviviale conçue pour simplifier la conformité AVETMISS.
L'outil permet aux prestataires de saisir les données de formation manuellement et de générer des fichiers NAT conformes à Avetmiss sans avoir recours à un logiciel complexe ou à des fournisseurs externes. Le DET convient aux RTO qui n'utilisent pas de systèmes de gestion des étudiants à grande échelle mais qui doivent répondre aux exigences nationales en matière de rapports.
L'équipe de support client de NCVER aide les RTO à naviguer dans la norme. Ils offrent une assistance directe pour le processus de reporting, la communication des délais, etc. De plus, ils fournissent de l'aide avec des outils tels que DET et AVS.
Le NCVER a développé un large éventail de ressources pour aider les RTO. Il s'agit notamment de :
Ces outils et documents permettent aux prestataires de formation de rester plus facilement en conformité avec AVETMISS.
Quel que soit le type d'expériences d'apprentissage que vous proposez, les rapports AVETMISS sont indispensables en Australie. Découvrons-en plus sur cette obligation.
Si vous êtes un organisme de formation enregistré, vous êtes inscrit. Tous les RTO, quels que soient les accords de financement, doivent soumettre des données conformes à AvetMiss. Il s'agit notamment de :
En d'autres termes, si vous offrez une formation reconnue au niveau national, vous faites partie de l'écosystème de reporting d'AVETMISS.
L'endroit où vos données AVETMISS sont soumises dépend de votre modèle de financement :
Certains États proposent une option de reporting unifiée. Vous pouvez soumettre les deux types de données d'entraînement via un seul canal. Cependant, vérifiez toujours les exigences auprès de votre STA pour rester en phase avec les politiques au niveau de l'État.
Encore une fois, la façon dont vous signalez dépendra du type de RTO. Les RTO financés doivent s'aligner sur le calendrier de reporting établi par l'autorité de formation de leur État. En revanche, les RTO non financés soumettent leurs données directement au NCVER une fois par an. Ils couvrent généralement l'année civile complète dans ce rapport.
Les données d'AVETMISS ne se limitent pas aux chiffres d'inscription de base. Vous devez également recueillir des informations détaillées sur chaque étudiant et chaque aspect de son parcours d'apprentissage.
Certaines informations que vous devez collecter incluent l'identification des étudiants, le parcours scolaire, les informations sur les programmes, unités de compétence, le mode de livraison et les résultats d'achèvement. Il est important que les données que vous collectez soient correctes et à jour.
La conformité commence à la source, ce qui signifie que vous devez tenir compte des exigences d'AVETMISS dès le début de la création du cours. Les étapes suivantes vous aideront à atteindre cet objectif.
La base d'un reporting AVETMISS précis commence par l'utilisation des bons outils. Un produit fiable et conforme à la norme AVETMISS Système de gestion des étudiants (SMS) stockera les données d'inscription et guidera activement votre équipe à travers les champs de données obligatoires. Il doit également signaler les erreurs et se synchroniser avec les outils de reporting tels qu'AVS.
Pendant que vous y êtes, assurez-vous d'utiliser un générateur de cours conçu pour les RTO australiens. Boîte de cours est l'une de ces options avec ses fonctionnalités complètes, telles que la notation de l'IA, la conception d'évaluations de l'IA, la marque blanche, des fonctionnalités interactives, un tuteur d'IA, etc.
Comme Coursebox vous permet de suivre les données des étudiants, vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin pour les rapports AVETMISS. De plus, vous pouvez personnaliser la plateforme en fonction de votre image de marque.
Vos formulaires d'inscription constituent la première ligne de défense contre les données incomplètes ou incohérentes. Standardisez ces formulaires dans tous les programmes afin que les informations sur les étudiants, telles que les noms, les adresses, les USI, les besoins en matière de soutien à l'apprentissage et les dossiers de transfert de crédits, soient saisies correctement.
Tenez également compte de la reconnaissance des acquis (RPL) et intégrez-la à votre processus de collecte de données. Des enregistrements incomplets peuvent entraîner des lacunes en matière de conformité.
Utilisez l'AVS du NCVER pour valider les transcriptions USI et VET. Il permet d'identifier les anomalies dans les données et peut être effectué dès le début de votre processus d'inscription.
Vous pouvez également configurer des contrôles automatisés pour valider les informations sur les étudiants au fur et à mesure de leur saisie dans votre système. La validation AVS donne à votre équipe le temps de corriger les erreurs sans se précipiter ni risquer de pénalités.
Vous devez connaître votre parcours de soumission et le suivre en fonction de votre type de RTO. Si vous offrez une formation payante, vos données sont directement transmises à NCVER via AVS. Toutefois, si le gouvernement finance votre formation, votre autorité nationale de formation (STA) est votre destination de référence.
Si aucune formation n'a eu lieu pendant une période donnée, vous devez tout de même déposer une déclaration nulle auprès d'AVS. L'absence de données ne signifie pas l'absence de responsabilité.
Étant donné que la formation professionnelle change régulièrement, vous devez faire de même. Les codes d'unité et les qualifications sont mis à jour de temps à autre. De même, les modes de prestation s'adaptent également en fonction des besoins des étudiants et des exigences de l'industrie.
Les RTO conformes doivent rester à l'affût de ces changements et les refléter en temps réel dans leurs systèmes. Si vous avez déjà des cours, vous pouvez les mettre à jour avec l'IA de Coursebox. Téléchargez simplement votre cours ou vos documents, et l'outil créera un cours. Vous pouvez également développer de nouveaux cours à partir de zéro pour aligner vos supports de formation sur les nouvelles tendances.
Même les RTO les plus expérimentés peuvent échouer en matière de reporting AVETMISS. Les erreurs courantes incluent des identifiants uniques d'étudiant (USI) manquants ou incorrects, des codes de modules de formation obsolètes et des informations sur les étudiants incohérentes dans les ensembles de données.
D'autres oublient de signaler le RPL ou de déposer un retour nul lorsqu'aucune activité ne se produit. Le fait de publier des rapports à la hâte dans les délais impartis entraîne souvent des erreurs évitables.
Vous pouvez éviter ces erreurs en validant régulièrement les données et en maintenant les systèmes à jour. Formez votre personnel aux protocoles de reporting. De plus, utilisez des outils conformes à AvetMiss pour protéger le financement et garantir la réputation de votre RTO.
Les RTO australiens qui souhaitent se développer et rester conformes doivent maîtriser les rapports AVETMISS. Les informations que nous avons partagées dans ce guide vous aideront à comprendre les principes de base d'AVETMISS et à vous conformer à ses exigences.
Évitez les erreurs que nous avons mentionnées et utilisez des outils pertinents pour rationaliser les rapports AVETMISS. La conformité vous permettra de rester dans les bonnes grâces des organismes de réglementation et des sources de financement.
