17 formas comprobadas de medir la eficacia del entrenamiento

Escale los programas de capacitación y reduzca el tiempo de desarrollo utilizando IA.

Empieza gratis

La mayoría de los programas de capacitación se evalúan según métricas equivocadas.

Las tasas de finalización, los puntajes de satisfacción y los números de asistencia pueden verse bien en un informe.

Sin embargo, no te dicen si la capacitación realmente cambió algo en el trabajo.

Por eso he elaborado esta lista de 17 formas comprobadas de medir la eficacia del entrenamiento.

Estos métodos son prácticos y están diseñados para mostrar qué funciona (y qué no) sin agregar complejidad innecesaria.

1. Observar los comportamientos entrenados en el trabajo

Esta es la primera forma en que evalúo si la efectividad del entrenamiento es visible en el trabajo real.

No empiezo con encuestas o resultados de exámenes. Solo hago una simple pregunta: ¿Qué deberían hacer las personas de manera diferente en el trabajo después de esta capacitación?

Luego bloqueo esos comportamientos incluso antes de que se ejecute el entrenamiento.

Ejemplo: Capacitación sobre privacidad de datos o cumplimiento

Objetivo del entrenamiento:Mejorar las conversaciones de descubrimiento de ventas.

Comportamientos observables que sigo:

• Los empleados utilizan la lista de verificación de intercambio de datos aprobada.
• Los archivos confidenciales se almacenan únicamente en sistemas autorizados.
• Las solicitudes de datos de clientes se registran y aprueban.

Luego, para verificarlo, verificaría las ubicaciones de los archivos de auditoría, revisaría los registros de acceso y verificaría aleatoriamente las listas de verificación completadas.

2. Ejecute la misma prueba antes y después del entrenamiento

Cuando quiero confirmar que el aprendizaje realmente ocurrió, ejecuto la misma prueba antes y después del entrenamiento.

No es un examen largo ni una prueba académica.

Sólo un breve conjunto de preguntas que reflejan directamente lo que las personas necesitan saber para hacer mejor su trabajo.

Fuente: ResearchGate

Ejemplo: Incorporación de nuevos empleados

Objetivo del entrenamiento:Asegúrese de que los nuevos empleados comprendan los procesos centrales

Formato de prueba:

• 5 preguntas breves sobre escenarios
• Una acción correcta por pregunta

Pregunta de muestra: Un cliente solicita una actualización que requiere aprobación. ¿Qué haces a continuación?

Así es como medimos quién mejoró, qué preguntas aún generan confusión y dónde el contenido necesita refuerzo.

Si los resultados no mejoran, arreglo la capacitación, no a los alumnos.

Mis reglas son simples para estas preguntas:

• Mantenga las pruebas breves (5 a 7 preguntas como máximo)
• Reutilice las mismas preguntas para evitar ruido.
• Seguir el porcentaje de mejora.
• Revisar datos a nivel de pregunta.

Sin embargo, cuando este tipo de medición se realiza manualmente, suele fallar. Es mejor añadirlas al flujo de entrenamiento para que se puedan reutilizar sin necesidad de configuración adicional.

Por ejemplo, usar una plataforma como Coursebox hace que sea más fácil ejecutar el mismo curso corto. Evaluación de IA Antes y después del entrenamiento.

3. Pruebe decisiones utilizando escenarios reales

Aquí es donde separo la memorización del aprendizaje real.

En el trabajo, el rendimiento depende del juicio, no de la memoria. Por lo tanto, en lugar de preguntar qué recuerdan las personas, analice cómo toman decisiones en situaciones reales.

Ejemplo: Capacitación en atención al cliente

Objetivo del entrenamiento: Mejorar el manejo de problemas y las decisiones de escalada

Escenario que utilizo:

Un cliente informa de un problema de facturación relacionado con sus datos personales y se siente frustrado. ¿Qué debe hacer primero?

Opciones

• A. Escalar inmediatamente
• B. Disculparse y resolver sin iniciar sesión
• C. Verificar la identidad y seguir la lista de verificación de escalamiento
• D. Pedirle al cliente que vuelva a llamar más tarde

Decisión correcta: do

Esto nos permite medir la efectividad del entrenamiento mediante el seguimiento de:

• Porcentaje que elige la mejor opción antes del entrenamiento
• Porcentaje que lo elige después del entrenamiento
• Mejora en la calidad de las decisiones

4. Medir la rapidez con la que los alumnos alcanzan la competencia

Cuando quiero entender cómo entrenamiento efectivo En realidad, mido cuánto tiempo le toma a la gente volverse competente e independiente.

El tiempo transcurrido hasta alcanzar la competencia es uno de los indicadores más claros de la eficacia de la capacitación en funciones operativas.

No busco velocidad desde el primer día. Mi principal objetivo suele ser medir el tiempo que me lleva a la independencia.

Es el punto en el que alguien puede realizar el trabajo sin ayuda.

Fuente: Industria del aprendizaje electrónico

Ejemplo: Incorporación de nuevos empleados

Objetivo del entrenamiento:Conseguir que los nuevos empleados estén completamente operativos

Qué significa “competente” (defínalo de antemano)

• Completa el flujo de trabajo principal sin errores.
• No necesita guía paso a paso
• Cumple con los estándares de calidad básicos

Lo que mido en esta situación:

• Tiempo promedio hasta alcanzar la competencia antes de la actualización de la capacitación: 45 días
• Tiempo promedio después de la actualización del entrenamiento: 28 días

Esa reducción nos dice que el entrenamiento mejoró la preparación real.

Para rastrear esto, primero defino competencia Utilizando criterios observables. Luego, registro el número de días desde la finalización del entrenamiento hasta la independencia y comparo las cohortes.

5. Seguimiento de la reducción de errores críticos

Si el entrenamiento funciona, espero ver menos errores graves, especialmente aquellos que conllevan riesgo.

No hago un seguimiento de todos los errores; sólo hago un seguimiento del pequeño número que realmente importa.

Algunos de ellos, que pido a mis gerentes que tengan en cuenta, son:

• Se compartieron datos incorrectos con los clientes
• Incumplimiento de las reglas de escalada
• Falta la documentación requerida

Generalmente me aseguro de medir entre 3 y 5 errores críticos por adelantado, comparar la frecuencia antes y después del entrenamiento y revisar las tendencias.

Fuente: ResearchGate

6. Vincule cada curso a un KPI empresarial

Cada curso que apruebo está vinculado a una métrica empresarial.

Si no puedo vincular un curso con un resultado empresarial, no espero que los líderes lo tomen en serio.

Por ejemplo, para un programa de capacitación en capacitación de ventas, el KPI comercial que probablemente utilizaría sería la "tasa de cierre de negocios".

En tal caso, la tasa de éxito antes del entrenamiento podría ser del 18 %, aumentando al 26 % después. De ser así, se demuestra que el entrenamiento fue efectivo.

Esto me da una línea directa entre el aprendizaje y los resultados.

Es mejor medir el KPI antes y unos días después del entrenamiento para determinar los resultados.

Fuente: Generador de paneles

7. Comparar grupos entrenados y no entrenados

Cuando necesito una prueba más sólida de la eficacia del entrenamiento, comparo a las personas que completaron el entrenamiento con las que no lo hicieron.

Esto elimina las conjeturas.

Ejemplo: Capacitación en mejora de procesos

Objetivo del entrenamiento: Mejorar la precisión del flujo de trabajo

Para ello puedes dividir a los empleados en dos grupos:

• Grupo A: Formación completada
• Grupo B:Aún no ha completado la formación

Después, mi equipo compararía las tasas de error, tasas de finalización de cursos, y las puntuaciones de calidad de ambos grupos.

Una vez que se ve que el Grupo A supera consistentemente al Grupo B, el impacto es claro.

Para lograrlo, siga estos consejos:

• Mantenga los grupos similares en roles y experiencia
• Medir los mismos resultados
• Capacitar más tarde al segundo grupo para que sea justo.

Fuente: MDPI

8. Supervisar la enseñanza informal entre pares

Una de las señales más fuertes de la eficacia de la capacitación es cuando los estudiantes comienzan a ayudar a otros sin que se lo pidan.

La enseñanza informal entre pares ocurre cuando las personas se sienten lo suficientemente seguras como para explicar un proceso, responder preguntas o compartir consejos en situaciones de trabajo reales.

De hecho, según la pirámide de aprendizaje, los estudiantes retienen 90% más de información enseñando a otros.

En mi experiencia, cuando aprendizaje entre pares A medida que aumenta, a menudo se correlaciona con una adopción más fuerte y menos problemas posteriores.

Para monitorearlo en la práctica, aquí te mostramos cómo puedes hacerlo:

• Pida a los gerentes que tomen nota cuando los miembros del equipo ayudan a otros con habilidades capacitadas
• Revisar los canales de colaboración para colaboradores recurrentes
• Incluya una pregunta sencilla en los registros de los gerentes: “¿Quién ha estado ayudando a otros a aplicar esta capacitación?”

9. Vuelva a evaluar sus conocimientos después de 30 a 60 días

Te sorprendería saber que los resultados inmediatos de las pruebas pueden ser engañosos.

Lo que realmente importa es lo que la gente todavía recuerda semanas después, cuando el entrenamiento ya no está vigente.

También hay investigaciones que demuestran que el conocimiento se desvanece rápidamente sin refuerzo. Según el curva del olvidoLos estudiantes pueden perder hasta el 50% de la información nueva en cuestión de días.

Fuente: Industria del aprendizaje electrónico

Es por eso que las pruebas retrasadas son un indicador tan fiable del aprendizaje real.

Así es como se ve esto en la práctica:

1. Se repite una breve verificación de conocimientos entre 30 y 60 días después de la capacitación.
2. Se utilizan preguntas iguales o muy similares
3. Los resultados se comparan con las puntuaciones originales posteriores al entrenamiento.

Cuando utilizo esto con mis alumnos, generalmente descubro que una pequeña evaluación de seguimiento revela lagunas que no aparecerían con una prueba inmediata por sí sola.

10. Supervisar las infracciones de cumplimiento después de la capacitación

Para capacitación en cumplimiento En los programas, la eficacia de la capacitación se refleja en última instancia en los datos de incidentes.

Los organismos reguladores esperan rutinariamente que las organizaciones demuestren que la capacitación conduce a una reducción de riesgos mensurable.

En entornos regulados, las violaciones repetidas después de la capacitación a menudo indican que el aprendizaje no fue claro, no fue práctico o no se aplicó en flujos de trabajo del mundo real.

Las cosas que les pido a mis gerentes que supervisen después de la capacitación incluyen:

• Violaciones de políticas relacionadas con el tema de capacitación
• Hallazgos de auditoría o fallos de control
• Incidentes reportados relacionados con procedimientos incorrectos

Fuente: Equipo de diapositivas

Si buscas aplicar esto sin herramientas adicionales, haría lo siguiente:

• Utilice informes de auditoría, legales o de seguridad existentes
• Revisar las tendencias trimestralmente en lugar de semanalmente
• Compartir resultados resumidos con las partes interesadas para mostrar el impacto

Cuando la capacitación en cumplimiento es eficaz, reduce discretamente el riesgo subyacente. El monitoreo de las infracciones hace que ese impacto sea visible y defendible.

11. Realice un seguimiento de la frecuencia con la que los alumnos piden ayuda después de la capacitación.

Una de las primeras señales de que la capacitación no ha prosperado del todo es un flujo continuo de solicitudes de aclaración.

Esto es especialmente cierto para las tareas que fueron cubiertas explícitamente.

En promedio, un trabajador gasta 19% de su tiempo por semana buscando información o pidiendo ayuda a colegas.

Fuente: Archbee

Esto significa que esta es la cifra que debe reducirse mediante la capacitación de los empleados. Si no se logra el efecto contrario, la efectividad de la capacitación será baja.

En lugar de contar cada pregunta, prefiero buscar patrones. Estos podrían ser:

• Solicitudes repetidas para la misma tarea.
• Dependencia de los gerentes para los pasos básicos.
• Mensajes frecuentes de “solo estoy revisando”.

Una disminución visible en estas señales generalmente indica que el entrenamiento eliminó la fricción.

Esta métrica funciona particularmente bien al principio porque saca a la luz la confusión mucho antes de que los datos de rendimiento o los KPI comiencen a cambiar.

12. Compare las calificaciones de confianza con el desempeño

La confianza es persuasiva, pero no es confiable por sí sola.

Décadas de investigación sobre la autoevaluación indican que las personas con frecuencia juzgan mal sus capacidades.

Esto significa que quienes tienen un desempeño más bajo a menudo sobreestiman su competencia, mientras que quienes tienen un desempeño más alto la subestiman.

En este caso, medir la confianza junto con el desempeño real se convierte en una necesidad.

Para hacerlo:

1. Pida a los alumnos que califiquen su confianza antes y después del entrenamiento utilizando una escala simple.

2. Mida el rendimiento por separado utilizando:

• Observaciones de comportamiento
• Evaluaciones
• Resultados del trabajo o controles de calidad

3. Compare los puntajes de confianza con los resultados reales

Una vez que veas que tu confianza aumenta y tu rendimiento mejora, significa que tu entrenamiento ha sido extremadamente efectivo.

13. Seguimiento del uso real de herramientas o procesos capacitados

Si el entrenamiento es efectivo, se refleja en el comportamiento dentro de las herramientas que las personas ya utilizan.

Los certificados de finalización no importan si los empleados vuelven silenciosamente a los antiguos flujos de trabajo.

La forma más directa de medir la eficacia del entrenamiento aquí es observar si el proceso de entrenamiento se está siguiendo realmente.

Concéntrese en una o dos acciones críticas que la capacitación fue diseñada para cambiar.

Para medir esto:

1. Identifique la acción exacta que introdujo la capacitación.
2. Comprueba con qué frecuencia se produjo esa acción antes del entrenamiento.
3. Revise la misma acción 30 a 60 días después del entrenamiento.
4. Compare la consistencia, no solo el uso de la primera semana.

Este método elimina por completo el juicio subjetivo y sólo se fija en el comportamiento real.

14. Realice un seguimiento de la rapidez con la que los alumnos detectan y corrigen errores

La mayoría de los equipos registran cuántos errores ocurren.

Sin embargo, me preocupa la rapidez con la que se detectan esos errores.

En mi experiencia, la capacitación comienza a funcionar cuando las personas dejan de esperar revisiones o auditorías para detectar problemas.

Incluso hay investigaciones sólidas que respaldan esto. Los estudios indican que los errores detectados en las primeras etapas de un proceso... cuesta entre 5 y 10 veces menos para arreglar los errores descubiertos más tarde.

Fuente: fuente profunda

Teniendo en cuenta esto, ¿por qué una empresa no debería intentar detectar los problemas antes?

Cómo medir esto

Error de seguimiento de tiempo:

1. Identificar 2-3 errores de alto impacto relacionados con la capacitación
2. Para cada error, registre cuándo ocurrió, cuándo se detectó y quién lo detectó.
3. Compare el tiempo de detección promedio antes y después del entrenamiento

Una vez que empiezas a ver que los errores se detectan más cerca del punto de trabajo y menos problemas llegan a revisiones formales, eso es lo que parece una mejora.

También he visto cómo el entrenamiento fallaba silenciosamente cuando los recuentos de errores se mantenían estables pero el tiempo de detección caía drásticamente.

15. Calcule el ROI solo para programas de alto impacto

No calculo el ROI para la mayoría de los entrenamientos, y eso es intencional.

Esto se debe simplemente a que el ROI pierde importancia cuando se aplica en todas partes.

Debe usarlo solo cuando se espera que la capacitación influya en los ingresos, reduzca los costos o afecte la exposición al cumplimiento.

Si desea utilizar el ROI como medida de la eficacia del entrenamiento, puede hacerlo de la siguiente manera:

• Identifique un resultado comercial al que apunta la capacitación
• Medir el cambio posterior a la capacitación utilizando datos comerciales existentes
• Convierte ese cambio en términos financieros
• Restar el coste total de la formación

16. Recopilar retroalimentación estructurada de pares sobre comportamientos observables

Algunas de las señales más claras de que la capacitación se ha aplicado con éxito provienen de los propios pares.

He visto esto repetidamente: los compañeros de equipo notan cambios de comportamiento mucho antes de que aparezcan en evaluaciones formales.

Sin embargo, el problema principal con la retroalimentación de los pares es garantizar que se recopile de una manera que evite sesgos y conjeturas.

Sólo se podrá lograr que funcione si la retroalimentación se centra en acciones observables en lugar de en la personalidad o el esfuerzo.

Si un compañero no puede observarlo claramente, no lo mida.

Puedes hacerlo utilizando un sencillo formulario de evaluación por pares.

Fuente: Edit.org

Esta encuesta formula a los compañeros preguntas cerradas en una escala del 1 al 5.

Puedes repetirlo mensualmente; sin embargo, prefiero hacerlo cada 45 días. Cada persona tiene preferencias y entornos laborales diferentes.

Al final, busque coherencia en las respuestas y no sólo en los comentarios individuales.

17. Comparar las tendencias de satisfacción del cliente

La capacitación rara vez cambia las métricas de los clientes de la noche a la mañana. Por eso me fijo en las tendencias en lugar de en picos aleatorios.

Hay una razón por la que esto importa.

Bain & Company Las investigaciones muestran que aumentar la retención de clientes en un 5% puede incrementar las ganancias entre un 25% y un 95%.

Cómo utilizar correctamente los datos de los clientes

Esto se aplica únicamente cuando la capacitación afecta directamente las interacciones con los clientes.

1. Establecer una línea base antes del entrenamiento
2. Realice un seguimiento de CSAT, NPS o el volumen de quejas durante varios períodos
3. Comparar equipos capacitados con equipos no capacitados o con capacitación posterior
4. Lea los comentarios para obtener referencias a comportamientos entrenados.

En mi caso, nunca considero las puntuaciones de los clientes como una prueba por sí solas. Las utilizo como confirmación cuando las métricas internas de comportamiento ya muestran una mejora.

Fuente: Usuarios Snap

Resumiendo

No necesitas modelos complejos ni datos perfectos para medir la efectividad del entrenamiento.

Es necesario elegir las señales adecuadas y prestar atención a cómo cambia realmente el trabajo después del entrenamiento.

Recuerda que no es necesario usar todos los métodos a la vez. Cada programa requiere medidas diferentes.

Simplemente seleccione una medida basada en el comportamiento y combínela con un resultado para medir qué tan efectivos son realmente sus programas de capacitación para sus empleados.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué tan pronto debo medir la efectividad del entrenamiento una vez finalizado?

La eficacia de la capacitación no se puede medir en un solo momento. Inmediatamente después de la capacitación, se puede comprobar la comprensión, pero esto solo refleja la recordación a corto plazo. La verdadera eficacia se observa semanas después, cuando los alumnos deben aplicar la capacitación sin apoyo.

2. ¿Está bien reutilizar la misma prueba antes y después del entrenamiento?

Sí, reutilizar la misma prueba no solo es aceptable, sino a menudo necesario. Usar las mismas preguntas elimina la confusión y facilita la apreciación de las mejoras. El objetivo no es desafiar la memoria, sino medir la comprensión. Cuando las puntuaciones mejoran, se ha aprendido.

3. ¿Cómo puedo medir la efectividad de la capacitación sin interrumpir el trabajo diario?

La mejor manera de medir la eficacia de la capacitación es utilizar datos ya existentes. En lugar de añadir encuestas o tareas adicionales, revise las auditorías, los controles de calidad, los registros de uso de herramientas o las observaciones de los gerentes. Este enfoque reduce la fricción y permite que la medición sea realista.

4. ¿Necesito calcular el ROI para cada programa de capacitación?

No, el ROI debe utilizarse de forma selectiva. Calcular el ROI para cada programa de capacitación suele generar cifras engañosas. El ROI funciona mejor para capacitaciones de alto impacto relacionadas con los ingresos, la reducción de costos o el riesgo de incumplimiento. En la mayoría de los programas, la mejora del rendimiento proporciona evidencia más práctica de la eficacia de la capacitación.