¿Cómo hace que la formación basada en funciones aumente la productividad de los empleados? Descubra cómo el aprendizaje dirigido mejora el desempeño laboral y maximiza el ROI de la capacitación.
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La mayoría de las empresas capacitan a sus empleados de la misma manera: un curso genérico y la esperanza de que todos elijan de alguna manera lo que necesitan.
Sin embargo, la realidad es diferente.
Cada rol requiere diferentes habilidades, herramientas y resultados. Por eso existe la capacitación basada en roles. Hace coincidir los resultados del aprendizaje con las exigencias reales del trabajo.
En lugar de enviar información a los empleados, se centra en las responsabilidades, las herramientas y los resultados específicos requeridos para su trabajo. Cuando la formación adquiere relevancia, los empleados se sienten más seguros y motivados.
Sin embargo, si se pregunta qué es exactamente eso y cómo puede hacer que sus empleados participen, solo le llevará unos minutos. Sigue leyendo.
La capacitación basada en funciones es un enfoque de aprendizaje centrado que proporciona a los empleados las habilidades, las herramientas y los conocimientos exactos necesarios para su puesto de trabajo específico. Piense en ello como un aprendizaje personalizado para el lugar de trabajo.
Esta capacitación se centra en lo que es importante para sus responsabilidades y desempeño diarios. Es importante porque un entrenamiento irrelevante hace perder tiempo y acaba con el compromiso.
De hecho, los estudios muestran que 74% de los empleados sienten que no están alcanzando su máximo potencial porque carecen de las oportunidades de desarrollo adecuadas. Esto demuestra que la formación en el lugar de trabajo está directamente relacionada con que los empleados se sientan más capaces y seguros de sí mismos.
Para que la capacitación basada en roles funcione, debe seguir una secuencia clara de pasos. Cada uno se basa en el anterior, por lo que los empleados reciben exactamente la formación adecuada para su función. Estos son cuatro elementos que cada programa debe incluir:
En primer lugar, debe identificar claramente cada función de trabajo dentro de su organización y comprender exactamente lo que hace esa función. Esto significa desglosar el puesto en sus responsabilidades principales, las tareas diarias, las herramientas clave y los resultados esperados.
Por ejemplo, el rol de «especialista en atención al cliente» puede requerir la gestión de los tickets de soporte, el uso de un software de CRM y la escalada de problemas. Por el contrario, la función de «gerente de producto» implicaría la planificación de la hoja de ruta del producto, la coordinación interdisciplinaria de las partes interesadas y la toma de decisiones.
Una vez que conozca el puesto, el siguiente paso es desarrollar un marco de competencias y mapear las habilidades y comportamientos específicos que requiere el éxito en ese puesto. Un marco de competencias define lo que significa un buen desempeño, por ejemplo, el conocimiento que separa a un buen desempeño de uno excelente.
El mapeo de habilidades luego conecta cada competencia con las necesidades reales de capacitación. Las investigaciones también muestran que 66% de las organizaciones utilizan herramientas de mapeo de habilidades para garantizar que su fuerza laboral tenga las habilidades necesarias para manejar la incertidumbre.
Con los roles identificados y las habilidades mapeadas, luego diseñas un plan de estudios personalizado que brinde la capacitación necesaria. Este plan de estudios se adapta a la combinación única de habilidades del puesto, que incluyen habilidades técnicas, conductuales, procedimentales y basadas en herramientas módulos de formación.
Un ejemplo de ello es una función de ventas para la que puede diseñar módulos sobre el conocimiento del producto, el uso de CRM y la venta digital. Cada módulo se basa en el anterior, por lo que el alumno pasa de los niveles básicos a los más avanzados de forma coherente.
Por último, la elección de los métodos de entrega correctos garantiza que el plan de estudios personalizado llegue a los empleados de una manera que se adapte a su estilo de aprendizaje. Los métodos de impartición pueden incluir talleres presenciales, módulos de aprendizaje electrónico, formación en el puesto de trabajo, simulaciones, microaprendizaje y aprendizaje móvil.
Por ejemplo, un técnico de servicio de campo puede beneficiarse de las simulaciones prácticas, mientras que un representante de ventas remoto puede preferir módulos de vídeo cortos. Un método que funciona mejor es el aprendizaje combinado, que se ha demostrado que mejora los resultados al hasta un 60%.
Cuando la capacitación se refiere directamente a las responsabilidades de un empleado, todo se vuelve más fácil. Esto, a su vez, aumenta la productividad, mejora el rendimiento y, por fin, la formación empieza a generar un ROI.
Estos son los principales beneficios que experimentan las empresas cuando cambian a la formación basada en roles.
La capacitación basada en roles mejora directamente el desempeño porque los empleados aprenden las habilidades exactas necesarias para tener éxito en su rol específico. En lugar de asistir a una sesión genérica llena de información teórica, los empleados reciben capacitación para realizar tareas del mundo real.
Cuando las personas saben qué hacer y cómo hacerlo, la confianza aumenta y los errores disminuyen. Por ejemplo, el equipo de ventas puede aprender a calificar a los clientes potenciales, gestionar las objeciones y establecer estrategias de cierre. Los empleados pueden aprender habilidades que pueden utilizar de inmediato.
Esta relevancia es lo que impulsa la mejora del rendimiento. Las personas actúan más rápido, toman mejores decisiones y ejecutan las tareas con precisión.
Una de las mayores frustraciones para las organizaciones es la lentitud de la incorporación. Los empleados tardan semanas, a veces meses, en adaptarse plenamente a sus funciones. Esto le cuesta tiempo y dinero a la empresa. Sin embargo, la capacitación basada en funciones lo soluciona al brindar a los nuevos empleados información específica desde el primer día.
Solo aprenden lo que deben saber para empezar a actuar, en lugar de verse inundados de contenido innecesario. Una ruta de incorporación tan estructurada ayuda a los empleados a comprender rápidamente las expectativas, los flujos de trabajo y los criterios de éxito.
Los estudios también muestran que un proceso de incorporación sistemático aumenta retención de hasta un 82%. Cuando la incorporación es específica, los nuevos empleados no adivinan. Se ejecutan y su organización reduce el tiempo de inactividad y acelera la creación de valor.
La mayoría de los empleados no quieren asistir a una formación que no les sea aplicable. Es tedioso, frustrante e indica que la empresa no valora su tiempo. Sin embargo, la capacitación basada en roles demuestra que la organización se preocupa por ayudarlos a crecer en su puesto y tener éxito en su trayectoria profesional.
Además, los empleados que se sienten apoyados con la formación pertinente se sienten más motivados y comprometidos. También se sienten más seguros y felices haciendo su trabajo. Incluso los cambios más sencillos, como enseñarles las herramientas exactas que utilizan todos los días, pueden mejorar drásticamente la moral.
Los empleados felices permanecen más tiempo porque se preocupan por su desempeño. Y se convierten en defensores internos de la cultura de su organización.
La formación solo es valiosa cuando se traduce en un mejor rendimiento y resultados mensurables. El problema es que muchas empresas desperdician sus presupuestos de formación en programas genéricos que parecen impresionantes pero que tienen poco impacto.
Los empleados pasan horas viendo material irrelevante y, una vez finalizada la sesión, nada cambia. Sin cambios de comportamiento, nuevas habilidades o mejoras en el desempeño.
La capacitación basada en roles cambia esta situación al dirigir los recursos de capacitación solo a lo que más importa. Si capacitas a todos en todo, capacitas a personas específicas con las habilidades exactas que requieren sus funciones.
Un mejor uso de los recursos también significa que los empleados no se sienten abrumados por contenido innecesario y que la organización evita pagar por cursos que no aportan ningún valor.
Los errores de cumplimiento son costosos. Pueden dar lugar a sanciones, problemas legales o dañar la reputación de la empresa. La capacitación basada en funciones ayuda a prevenir esto al dar a los empleados instrucciones claras y personalizadas según sus responsabilidades.
Para facilitar las cosas a los empleados, las normas de cumplimiento se presentan en pequeños módulos vinculados a situaciones reales. Para el equipo de finanzas, las reglas podrían consistir en aprender las medidas de presentación de informes reglamentarios y de prevención del fraude.
Mientras tanto, un equipo de almacén puede aprender los protocolos de seguridad, el manejo de materiales peligrosos y las reglas de operación del equipo.
Antes de empezar a crear contenido para la formación, es importante seguir un enfoque estructurado. Esto garantiza que la formación sea precisa, relevante y esté alineada con los objetivos de rendimiento de su empresa.
Dicho esto, analicemos la forma paso a paso de implementar la capacitación basada en roles de manera efectiva.
Comience por identificar lo que requiere cada función. Esto incluye las responsabilidades, las herramientas utilizadas, las expectativas de desempeño y las habilidades necesarias para lograr esos resultados.
UN análisis de necesidades de formación compara lo que los empleados deberían poder hacer con lo que pueden hacer actualmente. La brecha entre ambos se convierte en su enfoque de capacitación.
Durante esta fase, entrevista a los gerentes, revisa las descripciones de los puestos y observa los flujos de trabajo. El objetivo es descubrir qué habilidades marcan una diferencia real en el desempeño de ese rol específico.
Una vez que sepas qué habilidades requiere cada rol, el siguiente paso es diseñar lo relevante materiales de formación para empleados. Esto incluye la creación de módulos, actividades de aprendizaje, lecciones basadas en el SOP, tutoriales sobre herramientas y evaluaciones vinculadas a cada competencia.
Aquí es donde la eficiencia importa. En lugar de crear cursos desde cero, plataformas como Coursebox pueden ayudar a generar cursos de formación interactivos en cuestión de minutos mediante la IA. Puedes subir fácilmente los archivos existentes y la herramienta los convierte en módulos de aprendizaje estructurados.
El proceso elimina innumerables horas de creación manual de cursos y garantiza que el contenido de aprendizaje se mantenga alineado con las competencias de los roles.
Una vez que el contenido esté listo, elige cómo entregarlo. Las diferentes herramientas requieren diferentes métodos de entrega. Por ejemplo:
Aquí es donde Coursebox vuelve a echar una mano. También funciona como LEMAS DE AIRE, lo que significa que puede asignar cursos a diferentes funciones, automatizar los recordatorios y emitir certificados. En resumen, se trata de una plataforma integral que elimina la necesidad de varios sistemas.
Antes de implementar la capacitación en toda la empresa, lleve a cabo una prueba piloto con un grupo pequeño de cada puesto. El objetivo del programa piloto es sencillo:
Durante el proceso, pregunte si el contenido era relevante, si hubo alguna confusión y qué puede mejorar. Comentarios de un cuestionario de análisis de necesidades de formación puede ayudarlo a refinar los módulos antes del lanzamiento.
Cuando termines de mejorar, escala el programa y actualiza el contenido con regularidad.
Incluso el mejor plan de formación basado en funciones tropieza con obstáculos. Sin embargo, si los anticipas pronto, puedes responder con soluciones sencillas. Estos son los desafíos comunes a los que puede enfrentarse al intentar implementar esta capacitación:
La formación basada en funciones ya no es opcional. Es la forma más inteligente de crear una fuerza laboral capacitada, reducir el tiempo de incorporación y mejorar el desempeño de los empleados. Sin embargo, crear y gestionar este tipo de formación de forma manual puede resultar abrumador.
Aquí es donde Coursebox lo simplifica todo.
Con la creación de cursos basada en inteligencia artificial, las evaluaciones automatizadas y un LMS integrado para asignar la capacitación, Coursebox facilita todo el proceso.
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Las empresas utilizan el LMS, las plataformas de mapeo de habilidades y las herramientas de creación de contenido para gestionar la formación basada en funciones. Plataformas como Coursebox facilitan la creación de cursos de formación personalizados en cuestión de minutos, la carga de contenido y la evaluación del aprendizaje de los empleados. Algunas empresas también integran sistemas de recursos humanos y paneles de análisis para supervisar el desarrollo de las habilidades y el ROI.
Sí, la formación basada en funciones se puede impartir en línea. De hecho, en muchas organizaciones, la entrega digital en realidad aumenta el compromiso y la flexibilidad. Los empleados pueden aprender a su propio ritmo, acceder a módulos específicos para cada función y completar sesiones de microaprendizaje desde cualquier dispositivo. La entrega en línea también admite lecciones en vídeo, simulaciones, cuestionarios y recursos descargables.
La formación regular es amplia y, a menudo, genérica, lo que significa que todos reciben el mismo material independientemente de su trabajo. La formación basada en funciones es personalizada y se centra únicamente en los conocimientos y habilidades necesarios para un puesto específico. En lugar de «aprenderlo todo», los empleados aprenden qué es lo que afecta directamente a su desempeño. Esto hace que la capacitación sea relevante y práctica.
La capacitación basada en funciones debe revisarse y actualizarse con regularidad, idealmente cada trimestre o cada vez que cambien las herramientas, las normas de cumplimiento o las expectativas de desempeño. La actualización de la formación garantiza que los empleados se mantengan alineados con los objetivos empresariales y los estándares del sector. Si se introduce una nueva herramienta, actualización de software o flujo de trabajo, el contenido de la formación debe revisarse de inmediato.
