Das richtige Preboarding von Mitarbeitern: Eine einfache Anleitung

Wir haben alle von Onboarding gehört, aber haben Sie schon von Preboarding gehört? Es ist der oft übersehene Schritt, der die Voraussetzungen für langfristige Mitarbeiterzufriedenheit und Erfolg schaffen kann. Das Preboarding erfolgt vor dem ersten Arbeitstag und gibt neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich willkommen und vorbereitet zu fühlen.

Untersuchungen zeigen, dass ein solider Preboarding-Prozess Steigern Sie die Kundenbindung um bis zu 82%. In diesem Leitfaden wird untersucht, was Preboarding ist, wie es sich vom Onboarding unterscheidet und warum es eine wichtige Rolle dabei spielt, Mitarbeiter zu motivieren. Außerdem geben wir Tipps, wie HR-Teams ein Preboarding-Erlebnis schaffen können, das neuen Mitarbeitern von Anfang an das Gefühl gibt, geschätzt zu werden.

Was ist Preboarding von Mitarbeitern?

Preboarding ist der Prozess, der zwischen der Unterzeichnung des Stellenangebots durch einen Kandidaten und seinem ersten Arbeitstag stattfindet. Es geht darum, neue Mitarbeiter zu begeistern und bereit zu machen, einzusteigen, damit sie sich selbstbewusst und eifrig fühlen, wenn sie durch die Tür gehen.

Es ist einfach, sich ausschließlich auf das Onboarding zu konzentrieren, aber das Preboarding kann genauso wichtig sein. Studien zeigen, dass fast jeder vierte neue Mitarbeiter verlässt einen Job innerhalb der ersten 45 Tage. Noch besorgniserregender ist, dass 65% der Arbeitgeber dies angaben neue Mitarbeiter tauchen am ersten Tag nicht auf. Preboarding hilft, die Fluktuation zu reduzieren, indem diese Probleme frühzeitig angegangen werden und neue Mitarbeiter schon vor dem Start engagiert werden.

Untersuchungen zeigen auch, dass 80% der Arbeitnehmer haben Angst während sie darauf warten, einen neuen Job zu beginnen, was ihre Aufregung und Produktivität beeinträchtigen kann. In der Tat 28% der Fachkräfte haben ein Stellenangebot vor Arbeitsbeginn zurückgezogen, was das Preboarding noch wichtiger macht. Wenn es richtig gemacht wird, steigert es die Vorfreude, stärkt die Beziehung zwischen Mitarbeitern und Unternehmen und sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter erfolgreich sind.

Preboarding vs. Onboarding: Was ist der Unterschied?

Preboarding und Onboarding spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, neuen Mitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen, aber sie finden zu unterschiedlichen Zeiten statt und verfolgen unterschiedliche Ziele.

Wenn es passiert

Das Preboarding beginnt nach der Unterzeichnung des Stellenangebots und endet vor dem ersten Arbeitstag. Es bereitet neue Mitarbeiter auf ihren ersten Tag vor. Das Onboarding beginnt, sobald der neue Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt, und setzt sich fort, wenn er sich in die Rolle eingelebt hat.

Wichtigste Ziele

Das Ziel von Preboarding ist es, neue Mitarbeiter zu begeistern und zu informieren und sicherzustellen, dass sie wissen, was sie erwartet, und alle erforderlichen Informationen haben. Onboarding-Praktiken Dazu gehört auch, den Mitarbeitern zu helfen, ihre Jobs schnell zu erlernen, sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen und selbständig zu arbeiten.

Profi-Tipp: Sie können beide Operationen viel schneller ausführen, indem Sie KI-gestützte Onboarding-Tools auf dem Markt erhältlich.

Worauf sie sich konzentrieren

Beim Preboarding geht es darum, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, willkommen zu sein und ihre Fragen vor dem ersten Tag zu beantworten. Onboarding hilft den Mitarbeitern, ihre Aufgaben zu verstehen und in ihren Rollen effektiv zu werden.

Wie lange sie dauern

Das Preboarding kann je nach Unternehmen und Rolle einige Stunden bis mehrere Wochen dauern. Das Onboarding dauert in der Regel drei Monate oder länger, je nach Position.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Preboarding neue Mitarbeiter mental und praktisch auf ihre Rolle vorbereitet. Onboarding hilft ihnen, in den Job und das Unternehmen hineinzuwachsen.

Funktioniert das Preboarding von Mitarbeitern?

Stellen Sie sich vor, Sie nehmen ein Stellenangebot an, unterschreiben den Vertrag und hören dann wochenlang nichts vom Unternehmen. Dieser Mangel an Kontakt kann dazu führen, dass Sie sich ignoriert fühlen oder sich Ihrer Wahl nicht sicher sind.

Stellen Sie sich nun ein Unternehmen vor, das nach Vertragsunterzeichnung mit Ihnen in Kontakt bleibt. Sie halten Sie auf dem Laufenden und freuen sich über Ihre neue Rolle, sodass Sie sich geschätzt fühlen und bereit für Ihren ersten Tag sind. Diese Art von Preboarding hilft neuen Mitarbeitern, bei ihrer Entscheidung zu bleiben und am ersten Tag zu erscheinen.

Kurz gesagt, HR-Teams benötigen einen guten Preboarding-Plan, um:

• Halten Sie neue Mitarbeiter auf Trab: Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass neue Mitarbeiter startbereit sind und erinnern sie daran, dass sie die richtige Wahl getroffen haben.
• Teilen Sie wichtige Details mit: Beim Preboarding haben Sie die Möglichkeit, alle Informationen bereitzustellen, die neue Mitarbeiter benötigen, z. B. Formulare zum Ausfüllen oder was sie am ersten Tag erwartet.
• Stell den Kumpel vor: Wenn Ihr Unternehmen ein Buddy-System hat, stellen Sie den neuen Mitarbeiter seinem Buddy vor, bevor er anfängt. Das macht ihren ersten Tag weniger einschüchternd.
• Erledigen Sie den Papierkram frühzeitig: Legen Sie beim Preboarding alle Dokumente aus dem Weg, damit sich neue Mitarbeiter nicht überfordert fühlen, wenn sie anfangen.
• Hilf ihnen, ihr Team kennenzulernen: Durch Preboarding können neue Mitarbeiter mit zukünftigen Teamkollegen in Kontakt treten und die Teamkultur verstehen. Das macht den ersten Tag reibungsloser.
• Vermeiden Sie, sie an Wettbewerber zu verlieren: Jeder fünfte Neueingestellte erscheint am ersten Tag nicht. Ohne ausgeprägte Erfahrung im Preboarding entscheiden sie sich möglicherweise für ein anderes Unternehmen, bei dem sie sich willkommen fühlen.

Preboarding hilft neuen Mitarbeitern, sich bereit, begeistert und engagiert für ihren neuen Job zu fühlen. Es bereitet die Voraussetzungen für einen positiven Start. Der beste Teil? Sie können dies schnell und einfach erreichen, indem Sie eine verwenden Lernmanagementsystem für die Personalabteilung.

Vorteile des Preboardens von Mitarbeitern

Ein guter Preboarding-Prozess kann einen großen Unterschied darin machen, wie engagiert sich neue Mitarbeiter fühlen, wie lange sie bleiben und wie reibungslos ihr erster Tag verläuft. So hilft es Managern neue Mitarbeiter ausbilden noch bevor sie anfangen zu arbeiten:

Bessere Verbindung

Preboarding hilft neuen Mitarbeitern, schon vor dem ersten Tag mit ihrem zukünftigen Team in Kontakt zu treten. Durch die Weitergabe der Unternehmenskultur, die Personalisierung der Kommunikation und die Einladung zu Firmenveranstaltungen fühlen sich die Mitarbeiter schon vor dem Start willkommen und geschätzt.

Niedrigerer Umsatz

Der frühzeitige Verlust neuer Mitarbeiter ist ein großes Problem. In einigen Branchen können die Fluktuationsraten 500% pro Jahr erreichen. Ein gut geplanter Preboarding-Prozess hilft dabei, Vertrauen und Verbindungen aufzubauen, und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeiter vor dem Start einen Rückzieher machen, insbesondere in freiberuflichen und befristeten Rollen, in denen die Loyalität gering sein kann.

Reibungsloserer erster Tag

Der erste Tag sollte sich darauf konzentrieren, das Team zu treffen, die Unternehmenskultur kennenzulernen und sich für den Job zu begeistern, ohne Papierkram auszufüllen oder sich mit der Bürologistik auseinanderzusetzen. Preboarding kümmert sich im Voraus um diese Dinge, sodass neue Mitarbeiter direkt mit dem Lernen und Mitmachen beginnen können.

Weniger Nerven

Nicht zu wissen, was sie erwartet, kann neue Mitarbeiter nervös machen. Ein guter Preboarding-Prozess beantwortet ihre Fragen frühzeitig, sei es durch ein Willkommenspaket, eine einfache E-Mail mit häufig gestellten Fragen oder eine kurze Online-Sitzung. Auf diese Weise fühlen sich neue Mitarbeiter selbstbewusst und startbereit, anstatt ängstlich oder verwirrt zu sein.

Schnellere Produktivität

Wenn neue Mitarbeiter ihren ersten Tag damit verbringen, Papierkram zu erledigen, machen sie sich nicht an die Arbeit. Preboarding erledigt alle Verwaltungsaufgaben, bevor sie beginnen, sodass sich neue Mitarbeiter sofort auf wichtige Aufgaben konzentrieren können. Preboarding-Trainings wie Orientierungs- oder Compliance-Module helfen ihnen, sich noch schneller einzuarbeiten.

Beste Strategien für das Preboarding von Mitarbeitern

Preboarding hilft neuen Mitarbeitern, sich willkommen zu fühlen, und bereitet sie auf ihren ersten Tag vor.

Ein klarer, gut geplanter Preboarding-Prozess steigert das Engagement und sorgt für langfristigen Erfolg. So erstellen Sie einen großartigen Preboarding-Plan:

1. Erstellen Sie eine Preboarding-Checkliste

Bevor Sie beginnen, listen Sie alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen. Diese Checkliste stellt sicher, dass alles abgedeckt ist:

• Richten Sie IT-Konten und E-Mail-Zugriff ein.
• Senden Sie Willkommens-E-Mails und alle benötigten Dokumente.
• Weisen Sie einen Kumpel oder Mentor zu.
• Teilen Schulungsmaterial für Mitarbeiter und Unternehmensrichtlinien.

2. Stellen Sie frühzeitig einen Kumpel vor

Hilf neuen Mitarbeitern, sich unterstützt zu fühlen, indem du sie vor dem ersten Tag ihrem Kumpel vorstellst. Dieses erfahrene Teammitglied wird ihr Ansprechpartner für Fragen sein:

• Stellen Sie sich per Chat oder Videoanruf vor.
• Richten Sie einen Kanal für eine einfache Kommunikation ein.
• Ermutigen Sie zu offenen Gesprächen, um die Nerven am ersten Tag abzubauen.

3. Kündigen Sie den neuen Mitarbeiter an

Machen Sie alle auf den neuen Mitarbeiter aufmerksam, bevor er anfängt. Das hilft der neuen Person, sich sofort als Teil des Teams zu fühlen:

• Teilen Sie ihre Rolle, ihr Startdatum und eine lustige Tatsache mit.
• Fügen Sie Links zu ihrem LinkedIn-Profil hinzu, um sich einfach zu vernetzen.
• Verwende deine bevorzugte Kommunikationsplattform wie E-Mail oder Slack.

4. Bleiben Sie während des Preboardens in Verbindung

Bleiben Sie in Kontakt, während neue Mitarbeiter auf den Start warten. Dies hilft, einen Rückzug zu vermeiden:

• Senden Sie Updates, Newsletter oder Videos.
• Machen Sie es ihnen leicht, Fragen zu stellen.
• Stellen Sie sicher, dass ihr Kumpel auch für Unterstützung zur Verfügung steht.

5. Teilen Sie wichtige Dokumente

Gewähren Sie Zugriff auf wichtige Dokumente wie das Mitarbeiterhandbuch und den Leistungsleitfaden. Neue Mitarbeiter werden mit dem Wissen ausgestattet sein, das sie benötigen:

• Verstehen Sie die Unternehmenskultur und Werte.
• Erfahren Sie mehr über Leistungen wie Gesundheitsversorgung und bezahlte Freizeit.
• Machen Sie sich mit den Richtlinien am Arbeitsplatz vertraut.

6. Bieten Sie Preboarding-Schulungen an

Online-Schulungen können Mitarbeiter schnell auf ihre Rolle vorbereiten:

• Unterrichten Sie Unternehmensethik, Tools und Software.
• Erläutern Sie die Unternehmensziele und -struktur.
• Machen Sie neue Mitarbeiter mit internen Plattformen vertraut.

7. Senden Sie eine herzliche Willkommens-E-Mail

Eine freundliche, einladende E-Mail setzt einen positiven Ton. Erwägen Sie, eine Videobotschaft von Führungskräften hinzuzufügen, um die Nachricht persönlicher zu gestalten.

8. Planen Sie den ersten Tag und die erste Woche

Erstellen Sie einen Plan, der den neuen Mitarbeiter durch seine ersten Tage führt:

• Dazu gehören Besprechungen, Teamvorstellungen und Schulungen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten ihre Verantwortung kennen.

9. Erledigen Sie den Papierkram vor der Einstellung frühzeitig

Erledigen Sie alle Formalitäten vor dem ersten Tag. Neue Mitarbeiter können Dokumente in ihrem eigenen Tempo überprüfen und unterschreiben:

• Senden Sie Steuer- und Beschäftigungsformulare.
• Stellen Sie Unternehmensrichtlinien und Ressourcen bereit.

10. Bereite das Arbeitsumfeld vor

Stellen Sie sicher, dass für den ersten Tag des neuen Mitarbeiters alles bereit ist:

• Richten Sie ihren Arbeitsplatz und ihre Ausrüstung ein.
• Bestätigen Sie Software, E-Mail und Netzwerkzugriff.
• Halten Sie ein Willkommenspaket und andere wichtige Tools bereit.

11. Informieren Sie das Team über den neuen Mitarbeiter

Stellen Sie sicher, dass das Team über das neue Mitglied Bescheid weiß:

• Teilen Sie Einzelheiten über ihre Rolle und Verantwortlichkeiten mit.
• Ermutigen Sie die Teammitglieder, sie willkommen zu heißen.
• Laden Sie den neuen Mitarbeiter vor dem ersten Tag zu einer Teambesprechung oder einer gesellschaftlichen Veranstaltung ein.

12. Erstellen Sie einen 30-60-90-Tage-Plan

EIN 30-60-90-Tage-Plan gibt neuen Mitarbeitern Struktur und klare Ziele für ihre ersten Monate:

• Helfen Sie ihnen, die Erwartungen und die Unternehmenskultur zu verstehen.
• Teilen Sie ihnen den Plan frühzeitig mit, damit sie wissen, was vor ihnen liegt.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, erstellen Sie ein starkes Preboarding-Programm, das neue Mitarbeiter begeistert, informiert und auf einen erfolgreichen Start vorbereitet.

Lassen Sie uns gemeinsam ein erfolgreiches Preboarding-Programm aufbauen!

Lassen Sie uns die Dinge abschließen, indem wir erklären asynchrones und synchrones Lernen weil sie mit Preboarding und Onboarding verbunden sind.

Asynchrones Lernen gibt Mitarbeitern die Freiheit, in ihrem eigenen Tempo zu lernen, ohne zu bestimmten Zeiten online sein zu müssen. Es ist ideal für das Preboarding, da neue Mitarbeiter die Schulung abschließen können, bevor sie ihre Stelle antreten.

Bei synchronen Schulungen müssen die Mitarbeiter dagegen zu festgelegten Zeiten teilnehmen, sodass eine Live-Interaktion mit Trainern oder Kollegen möglich ist. Für das Preboarding sind asynchrone Schulungen oft besser, da sie flexibel und bequem sind und es neuen Mitarbeitern ermöglichen, sich in ihrem eigenen Tempo auf den neuesten Stand zu bringen.

Gehen Sie wie folgt vor, um ein erfolgreiches Preboarding-Programm zu erstellen:

Schritt 1: Entwerfen Sie den Preboarding-Kurs

Das Preboarding-Training konzentriert sich auf zwei Hauptbereiche:

• Willkommenstraining: Dies führt neue Mitarbeiter in die Unternehmenskultur, die Werte, die Führung und die wichtigsten Richtlinien ein. Ein strukturierter Preboarding-Kurs stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter bereits vor dem Start mit der Mission des Unternehmens vertraut machen. Wenn neue Mitarbeiter die Unternehmensziele verstehen, gewinnen sie an Selbstvertrauen und fühlen sich engagierter, sodass sie sich schneller integrieren können.
• Compliance-Schulung: Compliance-Schulungen für Mitarbeiter hilft, rechtliche Risiken zu minimieren, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten und Erwartungen vom ersten Tag an zu erfüllen. Wenn die Mitarbeiter die Compliance-Anforderungen im Voraus verstehen, können sie sich sofort auf ihre Rolle konzentrieren. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass später Probleme auftreten, und hilft den Mitarbeitern, sich mühelos an die Unternehmensrichtlinien zu halten.

Schritt 2: Erstellen Sie ansprechende Lernmaterialien

Der Aufbau eines strukturierten Preboarding-Programms muss nicht schwierig sein. Mit modernen, frei verfügbare KI-Tools Wie Coursebox AI ist es auch ohne Programmierkenntnisse einfach, ein unterhaltsames Erlebnis zu kreieren.

Coursebox AI ermöglicht Ihnen:

• Verwandeln Sie PowerPoint-Präsentationen in ansprechende E-Learning-Kurse mit anklickbaren Elementen, Animationen und Lernen im eigenen Tempo.
• Nehmen Sie Videos auf, um die Unternehmenskultur oder Tutorials für Onboarding-Tools vorzustellen, und fügen Sie Voice-Overs, Bildunterschriften und Effekte für ein besseres Verständnis hinzu.
• Erstellen interaktive Rollenspielsimulationen um Mitarbeitern dabei zu helfen, sich in realen Szenarien wie Personalgesprächen oder Kundeninteraktionen zurechtzufinden.
• Quizze erstellen um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter die wichtigsten Richtlinien und Unternehmenswerte verstehen, und geben sofortiges Feedback, um das Lernen zu vertiefen.
• Entwickeln Sie mobilfreundliche Microlearning-Module, die Ihren Mitarbeitern kleine Inhalte bieten, die in ihren vollen Terminkalender passen.

Schritt 3: Bereitstellung von Preboarding-Inhalten für neue Mitarbeiter

Ein Preboarding-Kurs ist nur effektiv, wenn die Mitarbeiter problemlos darauf zugreifen können.

Implementierung eines Lernmanagementsystems (LMS) Wie Coursebox hilft KI dabei, Aufgaben wie das Senden von Einladungen, das Zuweisen von Kursen und das Verfolgen des Fortschritts zu automatisieren. Es bietet auch geräteübergreifenden Zugriff, sodass Mitarbeiter Schulungen nach Belieben absolvieren können, auch offline.

Preboarding ist nicht nur eine Checkliste, es ist entscheidend für die Mitarbeiterbindung. Ein gut strukturierter Prozess reduziert den Stress am ersten Tag, steigert das Engagement und hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell anzupassen.

Machen Sie Preboarding zu einer Priorität, und Sie werden Ergebnisse sehen: selbstbewusste Mitarbeiter, mehr Engagement und ein reibungsloserer Übergang. Wenn Sie noch nicht mit dem Preboarding begonnen haben, buchen Sie eine kostenlose Demo von Coursebox AI und entdecken Sie, wie einfach es sein kann, Ihr Online-Training zu starten.