Como o treinamento baseado em funções torna os funcionários mais produtivos? Descubra como o aprendizado direcionado melhora o desempenho no trabalho e maximiza o ROI do treinamento.
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A maioria das empresas treina seus funcionários da mesma forma: um curso genérico e a esperança de que todos, de alguma forma, escolham o que precisam.
Mas a realidade é diferente.
Cada função exige habilidades, ferramentas e resultados diferentes. É por isso que existe o treinamento baseado em funções. Ele combina os resultados do aprendizado com as demandas reais do trabalho.
Em vez de despejar informações sobre os funcionários, ele se concentra nas responsabilidades, ferramentas e resultados específicos necessários para seu trabalho. Quando o treinamento se torna relevante, os funcionários se sentem mais confiantes e motivados.
No entanto, se você está se perguntando o que exatamente é isso e como você pode fazer com que seus funcionários participem, levará apenas alguns minutos. Continue lendo.
O treinamento baseado em funções é uma abordagem de aprendizado focada que equipa os funcionários com as habilidades, ferramentas e conhecimentos exatos necessários para sua função específica. Pense nisso como um aprendizado personalizado para o local de trabalho.
Este treinamento aborda o que é importante para suas responsabilidades e desempenho diários. É importante porque o treinamento irrelevante desperdiça tempo e acaba com o engajamento.
Na verdade, estudos mostram que 74% dos funcionários sentem que não estão atingindo todo o seu potencial porque não têm as oportunidades de desenvolvimento certas. Isso mostra que o treinamento no local de trabalho está diretamente ligado ao fato de os funcionários se sentirem mais capazes e confiantes.
Para que o treinamento baseado em funções funcione, você deve seguir uma sequência clara de etapas. Cada um se baseia no anterior, para que os funcionários recebam exatamente o treinamento certo para sua função. Aqui estão quatro elementos que todo programa deve incluir:
Primeiro, você deve identificar claramente cada função de trabalho em sua organização e entender exatamente o que essa função faz. Isso significa dividir a posição em suas principais responsabilidades, tarefas diárias, principais ferramentas e resultados esperados.
Por exemplo, uma função de “Especialista em suporte ao cliente” pode exigir o tratamento de tíquetes de suporte, o uso de software de CRM e a escalação de problemas. Em contraste, uma função de “Gerente de Produto” envolveria o planejamento do roteiro do produto, a coordenação interfuncional das partes interessadas e a tomada de decisões.
Depois de conhecer a função, a próxima etapa é desenvolver uma estrutura de competências e mapear as habilidades e comportamentos específicos que o sucesso nessa função exige. Uma estrutura de competências define o que é um bom desempenho, como o conhecimento que separa um bom desempenho de um excelente.
O mapeamento de habilidades então conecta cada competência às necessidades reais de treinamento. Pesquisas também mostram que 66% das organizações use ferramentas de mapeamento de habilidades para garantir que sua força de trabalho tenha as habilidades necessárias para lidar com a incerteza.
Com as funções identificadas e as habilidades mapeadas, você cria um currículo personalizado que oferece o treinamento necessário. Esse currículo é personalizado de acordo com a combinação exclusiva de habilidades da função, que inclui técnicas, comportamentais, processuais e baseadas em ferramentas módulos de treinamento.
Um exemplo disso é uma função de vendas para a qual você pode criar módulos sobre conhecimento do produto, uso de CRM e venda digital. Cada módulo se baseia no anterior, para que o aluno passe dos níveis básicos para os mais avançados de forma coerente.
Por fim, escolher os métodos de entrega corretos garante que o currículo personalizado chegue aos funcionários de uma forma que se adapte ao seu estilo de aprendizado. Os métodos de entrega podem incluir workshops em sala de aula, módulos de e-learning, treinamento prático, simulações, microaprendizado e aprendizado móvel.
Por exemplo, um técnico de serviço de campo pode se beneficiar de simulações práticas, enquanto um representante de vendas remoto pode preferir módulos de vídeo curtos. Um método que funciona melhor é o aprendizado combinado, que demonstrou impulsionar os resultados por até 60%.
Quando o treinamento fala diretamente sobre as responsabilidades de um funcionário, tudo fica mais fácil. Isso, por sua vez, aumenta a produtividade, melhora o desempenho e o treinamento finalmente começa a gerar ROI.
Aqui estão os principais benefícios que as empresas experimentam quando mudam para o treinamento baseado em funções.
O treinamento baseado em funções melhora diretamente o desempenho porque os funcionários aprendem as habilidades exatas necessárias para serem bem-sucedidos em sua função específica. Em vez de assistir a uma sessão genérica repleta de informações teóricas, os funcionários são treinados em tarefas do mundo real.
Quando as pessoas sabem o que fazer e como fazer, a confiança aumenta e os erros diminuem. Por exemplo, a equipe de vendas pode aprender estratégias de qualificação de leads, tratamento de objeções e fechamento. Os funcionários podem aprender habilidades que podem usar imediatamente.
Essa relevância é o que impulsiona a melhoria do desempenho. As pessoas agem mais rápido, tomam melhores decisões e executam tarefas com precisão.
Uma das maiores frustrações das organizações é a lentidão na integração. Os funcionários levam semanas, às vezes meses, para se estabelecerem totalmente em suas funções. Isso custa tempo e dinheiro à empresa. Mas o treinamento baseado em funções corrige esse problema ao fornecer aos novos contratados informações específicas desde o primeiro dia.
Eles aprendem apenas o que precisam saber para começar a atuar, em vez de serem inundados com conteúdo desnecessário. Esse caminho de integração estruturado ajuda os funcionários a entender rapidamente as expectativas, os fluxos de trabalho e os critérios de sucesso.
Estudos também mostram que um processo sistemático de integração aumenta retenção em até 82%. Quando a integração é específica, os novos contratados não adivinham. Eles são executados e sua organização reduz o tempo de inatividade e acelera a criação de valor.
A maioria dos funcionários não quer passar por um treinamento que não se aplique a eles. É entediante, frustrante e indica que a empresa não valoriza seu tempo. O treinamento baseado em funções, no entanto, mostra que a organização se preocupa em ajudá-los a crescer em sua função e ter sucesso em sua carreira.
Além disso, os funcionários que se sentem apoiados por treinamentos relevantes ficam mais motivados e engajados. Eles também se sentem mais confiantes e felizes fazendo seu trabalho. Até mesmo mudanças simples, como treiná-los nas ferramentas exatas que eles usam todos os dias, podem melhorar drasticamente o moral.
Funcionários felizes ficam mais tempo porque se preocupam com seu desempenho. E eles se tornam defensores internos da cultura da sua organização.
O treinamento só é valioso quando se traduz em melhor desempenho e resultados mensuráveis. O problema é que muitas empresas desperdiçam orçamentos de treinamento em programas genéricos que parecem impressionantes, mas têm pouco impacto.
Os funcionários assistem horas de material irrelevante e, quando a sessão termina, nada muda. Sem mudança de comportamento, nova habilidade ou melhoria no desempenho.
O treinamento baseado em funções muda isso ao direcionar os recursos de treinamento apenas para o que é mais importante. Se você treinar todos em tudo, você treina pessoas específicas com as habilidades exatas que suas funções exigem.
O melhor uso dos recursos também significa que os funcionários não ficam sobrecarregados com conteúdo desnecessário, e a organização evita pagar por cursos que não agregam valor.
Erros de conformidade custam caro. Eles podem levar a penalidades, problemas legais ou danos à reputação da empresa. O treinamento baseado em funções ajuda a evitar isso, fornecendo aos funcionários instruções claras e personalizadas de acordo com suas responsabilidades.
Para facilitar as coisas para os funcionários, as regras de conformidade são apresentadas em pequenos módulos vinculados a situações reais. Para a equipe financeira, as regras podem ser aprender os relatórios regulatórios e as etapas de prevenção de fraudes.
Enquanto isso, uma equipe de armazém pode aprender protocolos de segurança, manuseio de materiais perigosos e regras de operação de equipamentos.
Antes de começar a criar conteúdo para o treinamento, é importante seguir uma abordagem estruturada. Isso garante que o treinamento seja preciso, relevante e alinhado às metas de desempenho da sua empresa.
Dito isso, vamos discutir a maneira passo a passo de implementar o treinamento baseado em funções de forma eficaz.
Comece identificando o que cada função exige. Isso inclui responsabilidades, ferramentas usadas, expectativas de desempenho e as habilidades necessárias para alcançar esses resultados.
UM análise das necessidades de treinamento compara o que os funcionários deveriam ser capazes de fazer com o que eles podem fazer atualmente. A lacuna entre os dois se torna seu foco de treinamento.
Durante essa fase, entreviste gerentes, revise as descrições de cargos e observe os fluxos de trabalho. O objetivo é descobrir quais habilidades fazem uma diferença real no desempenho dessa função específica.
Depois de saber quais habilidades cada função exige, a próxima etapa é criar um design relevante materiais de treinamento de funcionários. Isso inclui a criação de módulos, atividades de aprendizado, aulas baseadas em SOP, orientações de ferramentas e avaliações vinculadas a cada competência.
É aqui que a eficiência importa. Em vez de criar cursos do zero, plataformas como o Coursebox podem ajudar a gerar cursos de treinamento interativos em minutos usando a IA. Você pode fazer upload de arquivos existentes com facilidade e a ferramenta os converte em módulos de aprendizado estruturados.
O processo elimina inúmeras horas de criação manual de cursos e garante que o conteúdo de aprendizagem permaneça alinhado às competências da função.
Quando o conteúdo estiver pronto, escolha como entregá-lo. Ferramentas diferentes exigem diferentes métodos de entrega. Por exemplo:
Novamente, é aqui que o Coursebox ajuda. Ele também funciona como um LÂMPADAS DE AR, o que significa que você pode atribuir cursos a diferentes funções, automatizar lembretes e emitir certificados. Resumindo, é uma plataforma tudo-em-um que elimina a necessidade de vários sistemas.
Antes de implementar o treinamento em toda a empresa, conduza um piloto com um pequeno grupo de cada função. O objetivo do piloto é simples:
Durante o processo, pergunte se o conteúdo foi relevante, se houve alguma confusão e o que eles podem melhorar. Feedback de um questionário de análise de necessidades de treinamento pode ajudá-lo a refinar os módulos antes do lançamento.
Depois de terminar de melhorar, escale o programa e atualize o conteúdo regularmente.
Até mesmo o melhor plano de treinamento baseado em funções enfrenta obstáculos. No entanto, se você os antecipar com antecedência, poderá responder com correções simples. Aqui estão os desafios comuns que você pode enfrentar ao tentar implementar esse treinamento:
O treinamento baseado em funções não é mais opcional. É a maneira mais inteligente de criar uma força de trabalho qualificada, reduzir o tempo de integração e melhorar o desempenho dos funcionários. Mas criar e gerenciar esse tipo de treinamento manualmente pode ser complicado.
É aí que o Coursebox simplifica tudo.
Com a criação de cursos com inteligência artificial, avaliações automatizadas e um LMS integrado para atribuir treinamento, o Coursebox facilita todo o processo.
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As empresas usam LMS, plataformas de mapeamento de habilidades e ferramentas de criação de conteúdo para gerenciar o treinamento baseado em funções. Plataformas como o Coursebox facilitam a criação de cursos de treinamento personalizados em minutos, o upload de conteúdo e a avaliação do aprendizado dos funcionários. Algumas empresas também integram sistemas de RH e painéis de análise para monitorar o desenvolvimento de habilidades e o ROI.
Sim, o treinamento baseado em funções pode ser oferecido on-line. Na verdade, em muitas organizações, a entrega digital realmente aumenta o engajamento e a flexibilidade. Os funcionários podem aprender em seu próprio ritmo, acessar módulos específicos para cada função e concluir sessões de microaprendizado em qualquer dispositivo. A entrega on-line também oferece suporte a videoaulas, simulações, questionários e recursos para download.
O treinamento regular é amplo e geralmente genérico, o que significa que todos recebem o mesmo material, independentemente do trabalho. O treinamento baseado em funções é personalizado e se concentra apenas no conhecimento e nas habilidades necessárias para uma função específica. Em vez de “aprender tudo”, os funcionários aprendem o que afeta diretamente seu desempenho. Isso torna o treinamento relevante e acionável.
O treinamento baseado em funções deve ser revisado e atualizado regularmente, de preferência a cada trimestre ou sempre que as ferramentas, as regras de conformidade ou as expectativas de desempenho mudarem. A atualização do treinamento garante que os funcionários permaneçam alinhados às metas de negócios e aos padrões do setor. Se uma nova ferramenta, atualização de software ou fluxo de trabalho for introduzida, o conteúdo do treinamento deverá ser revisado imediatamente.
