Tudo o que os RTOs australianos devem saber sobre a AVETMISS

As organizações de treinamento registradas (RTOs) em toda a Austrália precisam cumprir determinados regulamentos e atender aos padrões estabelecidos por várias autoridades do país. Um deles é o Padrão Estatístico Australiano de Informações de Gestão de Educação e Treinamento Vocacional (AVETMISS).

Embora possa parecer complicado, o AVETMISS é simplesmente um conjunto de padrões nacionais de dados que visa melhorar a qualidade e a consistência da coleta de dados no Educação e Formação Profissional (VET) setor. No entanto, navegar no AVETMISS pode parecer como decodificar um quebra-cabeça complexo para muitos fornecedores.

É por isso que este guia não explica apenas o que é AVETMISS. Ele mostra como trabalhar com ele estrategicamente, não apenas de forma compatível.

O que é AVETMISS?

A AVETMISS é a espinha dorsal dos dados nacionais de treinamento da Austrália. É a sigla Australian Vocational Education and Training Management Information Statistical Standard, um nome que sinaliza seu propósito: trazer estrutura, confiabilidade e coesão à forma como registramos e relatamos os resultados do treinamento em todo o país.

O padrão fornece uma forma unificada para órgãos governamentais e RTOs australianos para falar a mesma língua. Essa consistência alimenta quatro grandes coleções de dados nacionais:

• Coleção National VET Provider
• Coleção Nacional de Aprendizes e Estagiários
• Coleção Nacional de EFP nas Escolas
• A coleta nacional de dados de financiamento do VET

No entanto, a AVETMISS não surgiu da noite para o dia. Sua jornada começou em 1990, quando os ministros australianos que supervisionam a educação profissional concordaram com a necessidade de um padrão nacional de relatórios.

O resultado foi uma estrutura viva moldada por vários conselhos consultivos nacionais ao longo dos anos. Desde então, ele foi ajustado para refletir as mudanças nas necessidades do setor.

Desde seu primeiro lançamento em 1994 (começando com fornecedores de TAFE financiados pelo governo), a AVETMISS tem expandido constantemente seu alcance. Em 2014, tornou-se um requisito para todas as organizações de treinamento registradas. Novas coleções foram adicionadas, outras foram eliminadas, mas o objetivo principal permaneceu o mesmo.

Hoje, a AVETMISS se tornou uma ferramenta para RTOs com foco no futuro. Isso ajuda essas organizações a monitorar o desempenho, atender aos requisitos de financiamento e avaliar a qualidade.

Qual autoridade gerencia o AVETMISS?

O Centro Nacional de Pesquisa em Educação Profissional (NCVER) gerencia e mantém a AVETMISS. A NCVER usa ferramentas técnicas e recursos educacionais para ajudar os RTOs em todo o país a cumprir as obrigações de comunicação da AVETMISS.

Aqui estão os serviços e ferramentas que a NCVER oferece.

Software de validação AVETMISS (AVS)

O Software de validação AVETMISS é uma plataforma baseada na web que serve como uma ferramenta de validação de arquivos e um sistema de envio de dados. Os RTOs usam o AVS para verificar seus dados de atividades de treinamento em relação aos padrões nacionais antes de enviá-los para a National VET Provider Collection.

Se forem encontradas inconsistências ou erros, o sistema os sinaliza. As organizações podem então corrigir seus arquivos antes do envio.

O AVS também inclui acesso à Ferramenta de Atualização de Transcrição da USI. Ele permite que os RTOs façam correções ou atualizações na transcrição do Identificador Único do Aluno (USI) de um aluno diretamente na mesma interface.

Ferramenta de entrada de dados (DET)

Para RTOs menores (aqueles com menos de 100 alunos), o NCVER oferece o Ferramenta de entrada de dados (DET). É um aplicativo gratuito e fácil de usar baseado na Web, projetado para simplificar a conformidade com a AVETMISS.

A ferramenta permite que os provedores insiram dados de treinamento manualmente e gerem arquivos NAT compatíveis com AvetMiss sem a necessidade de softwares complexos ou fornecedores externos. O DET é adequado para RTOs que não usam sistemas de gerenciamento de estudantes em grande escala, mas precisam atender aos requisitos nacionais de relatórios.

Serviços de suporte ao cliente

A equipe de suporte ao cliente da NCVER ajuda os RTOs a navegar pelo padrão. Eles oferecem assistência direta com o processo de denúncia, comunicação de prazos e muito mais. Além disso, eles fornecem ajuda com ferramentas como DET e AVS.

Recursos de aprendizagem e fichas técnicas

A NCVER desenvolveu uma ampla variedade de recursos para ajudar os RTOs. Isso inclui:

• Fichas técnicas explicando fluxos de trabalho de relatórios passo a passo
• Webinars e guias em vídeo
• Materiais de apoio da USI para agilizar a identificação dos alunos e a precisão dos dados
• Registro de software compatível com AVETMISS, listando ferramentas de software verificadas alinhadas com os padrões da AVETMISS
• Recursos da política nacional de dados do VET

Essas ferramentas e documentos facilitam a conformidade dos provedores de treinamento com a AVETMISS.

Critérios de relatório da AVETMISS

Independentemente do tipo de experiência de aprendizado que você oferece, os relatórios da AVETMISS são obrigatórios na Austrália. Vamos aprender mais sobre essa obrigação.

Quem precisa denunciar?

Se você é uma organização de treinamento registrada, você está dentro. Todos os RTOs, independentemente dos acordos de financiamento, devem enviar dados compatíveis com a AVETMISS. Isso inclui:

• RTOs oferecendo programas de treinamento financiados pelo governo
• Provedores que oferecem cursos pagos por serviço, seja para indivíduos ou empresas
• Treinamento ministrado a estudantes nacionais e estrangeiros

Em outras palavras, se você está oferecendo treinamento reconhecido nacionalmente, você faz parte do ecossistema de relatórios da AVETMISS.

Para onde vão os dados?

O local onde seus dados da AVETMISS são enviados depende do seu modelo de financiamento:

• O treinamento financiado pelo governo geralmente é reportado à Autoridade Estadual de Treinamento (STA).
• O treinamento pago por serviço é enviado diretamente à NCVER usando o Software de Validação AVETMISS (AVS).

Alguns estados oferecem uma opção de relatório unificada. Você pode enviar os dois tipos de dados de treinamento por meio de um canal. No entanto, sempre verifique os requisitos com seu STA para ficar em sincronia com as políticas estaduais.

Com que frequência você deve denunciar?

Novamente, a forma como você reporta dependerá do tipo de RTO. Os RTOs financiados devem estar alinhados com o calendário de relatórios definido pela Autoridade Estadual de Treinamento. Em contraste, os RTOs não financiados enviam seus dados diretamente ao NCVER uma vez por ano. Eles geralmente cobrem todo o ano civil neste relatório.

Quais dados devem ser coletados?

Os dados da AVETMISS não se limitam apenas aos números básicos de matrículas. Você também precisa capturar informações detalhadas sobre cada aluno e cada aspecto de sua jornada de aprendizagem.

Algumas informações que você deve coletar incluem identificação do aluno, histórico educacional, informações sobre o programa, unidades de competência, método de entrega e resultados de conclusão. É importante que os dados coletados estejam corretos e atualizados.

Como se manter em conformidade com os requisitos de relatórios da AVETMISS?

A conformidade começa na origem, o que significa que você precisa considerar os requisitos da AVETMISS desde o início da criação do curso. As etapas a seguir ajudarão a conseguir isso.

Escolha um sistema confiável de gestão estudantil

A base dos relatórios precisos da AVETMISS começa com as ferramentas certas. Um confiável compatível com AVETMISS Sistema de Gestão de Estudantes (SMS) armazenará os dados de inscrição e orientará ativamente sua equipe pelos campos de dados obrigatórios. Ele também deve sinalizar erros e sincronizar com ferramentas de relatórios como o AVS.

Enquanto estiver fazendo isso, certifique-se de usar um gerador de cursos feito para RTOs australianos. Coursebox é uma dessas opções com seus recursos abrangentes, como classificação de IA, design de avaliação de IA, etiqueta branca, recursos interativos, tutor de IA e muito mais.

Como o Coursebox permite rastrear os dados dos alunos, você tem todas as informações necessárias para os relatórios da AVETMISS. Além disso, você pode personalizar a plataforma para se adequar à sua marca.

Obtenha dados diretamente na fonte

Seus formulários de inscrição são a primeira linha de defesa contra dados incompletos ou inconsistentes. Padronize esses formulários em todos os programas para que as informações dos alunos, como nomes, endereços, USIs, necessidades de apoio à aprendizagem e registros de transferência de crédito, sejam capturadas corretamente.

Além disso, considere o Reconhecimento da Aprendizagem Prévia (RPL) e torne-o parte do seu processo de coleta de dados. Registros incompletos aqui podem levar a lacunas de conformidade.

Valide cedo e com frequência

Use o AVS do NCVER para validar transcrições de USIs e VET. Isso ajuda a identificar anomalias de dados e pode ser feito logo no início do processo de inscrição.

Você também pode configurar verificações automatizadas para validar as informações do aluno à medida que elas são inseridas em seu sistema. A validação do AVS dá à sua equipe tempo para corrigir erros sem se apressar ou correr o risco de penalidades.

Envie seu relatório

Você deve conhecer seu caminho de envio e segui-lo de acordo com seu tipo de RTO. Se você estiver oferecendo treinamento pago por serviço, seus dados vão direto para o NCVER via AVS. No entanto, se o governo financiar seu treinamento, sua Autoridade Estadual de Treinamento (STA) será seu destino de denúncia.

Se nenhum treinamento ocorreu durante um período, você ainda deve apresentar uma devolução nula por meio da AVS. Sem dados não significa nenhuma responsabilidade.

Mantenha-se ágil com as mudanças no pacote de treinamento

Como o VET muda regularmente, você deve seguir o exemplo. Os códigos de unidade e as qualificações são atualizados de tempos em tempos. Da mesma forma, os modos de entrega também se adaptam, dependendo das necessidades dos alunos e dos requisitos do setor.

Os RTOs compatíveis devem ficar atentos a essas mudanças e refleti-las em tempo real em seus sistemas. Se você tiver cursos existentes, poderá atualizá-los com a IA do Coursebox. Basta fazer o upload do curso ou dos documentos e a ferramenta criará um curso. Como alternativa, você pode desenvolver novos cursos do zero para alinhar seus materiais de treinamento às novas tendências.

Erros a evitar ao reportar à AVETMISS

Até mesmo os RTOs mais experientes podem falhar quando se trata de relatórios da AVETMISS. Erros comuns incluem identificadores exclusivos de estudantes (USIs) ausentes ou incorretos, códigos de pacotes de treinamento desatualizados e detalhes inconsistentes do aluno em todos os conjuntos de dados.

Outros se esquecem de denunciar o RPL ou apresentar uma devolução nula quando nenhuma atividade ocorre. Relatórios apressados perto dos prazos geralmente resultam em erros evitáveis.

Você pode evitar esses erros validando os dados regularmente e mantendo os sistemas atualizados. Treine sua equipe nos protocolos de relatórios. Além disso, use ferramentas compatíveis com a AvetMiss para proteger o financiamento e garantir a reputação do seu RTO.

Conclusão

Os RTOs australianos que desejam crescer e permanecer em conformidade devem dominar os relatórios da AVETMISS. As informações que compartilhamos neste guia ajudarão você a entender os fundamentos do AVETMISS e como cumprir seus requisitos.

Evite os erros que mencionamos e use ferramentas relevantes para agilizar os relatórios da AVETMISS. A conformidade o manterá nas boas graças dos órgãos reguladores e das fontes de financiamento.