15 gratis sjablonen voor onboarding van klanten die het succes van klanten vergroten

Het onboarden van nieuwe klanten kan hun ervaring met uw product maken of breken. Studies tonen aan dat 55% van de gebruikers weggaat wanneer ze niet snel de waarde begrijpen, terwijl 63% beschouwt de kwaliteit van de onboarding bij de beslissing om te kopen. Dat maakt de eerste indruk cruciaal.

Een gestructureerd, herhaalbaar proces houdt elke klant betrokken, vermindert verwarring en schept vertrouwen vanaf de eerste dag. Sjablonen voor onboarding van klanten bieden een praktische oplossing. Ze standaardiseren workflows, besparen tijd en zorgen ervoor dat elke nieuwe gebruiker de begeleiding krijgt die nodig is om succesvol te zijn.

In dit artikel leggen we uit waarom het belangrijk is om klanten te onboarden en bieden we bruikbare sjablonen om je proces te stroomlijnen en de retentie te vergroten.

Wat is Customer Onboarding en waarom is het belangrijk?

Onboarding van klanten is een onderdeel van educatie voor klantendoor nieuwe klanten kennis te laten maken met uw product of dienst, zodat ze begrijpen hoe waardevol het is en hoe ze het effectief kunnen gebruiken. Dit proces vindt plaats tussen het moment dat een klant zich aanmeldt en het moment waarop ze zinvolle resultaten beginnen te behalen.

Kortom, een sterke onboarding-ervaring zorgt ervoor dat klanten meer vertrouwen krijgen, minder personeelsverloop hebben en de betrokkenheid op lange termijn verhoogt.

Waarom onboarding van klanten belangrijk is

Onboarding vormt de klantervaring. Duidelijke richtlijnen helpen gebruikers uw product snel te adopteren en te begrijpen hoe nuttig en waardevol het is. Met andere woorden, een doordacht onboardingproces versterkt het vertrouwen, stimuleert actieve betrokkenheid en verhoogt de conversiepercentages.

Interessant: Bedrijven die de juiste onboarding doen, creëren loyale klanten die langer blijven en het product effectiever gebruiken.

Hier volgt een samenvatting van de belangrijkste voordelen van effectieve onboarding van klanten:

• Gepersonaliseerde ervaring: Pas de onboardingstappen aan op basis van de doelstellingen en behoeften van de klant.
• Vertrouwen opbouwen: Begeleid gebruikers stap voor stap door taken om de productbeheersing te verbeteren.
• Inzichten in gegevens: Verzamel informatie voor en na de onboarding om engagementstrategieën te verfijnen.
• Hogere retentie: Klanten die goed aan boord zijn, gebruiken functies sneller en blijven langer.
• Verhoogd inkomstenpotentieel: Betrokken klanten zijn eerder geneigd om te upgraden of aanvullende diensten aan te schaffen.

5 voorbeelden van effectieve onboarding van klanten

Laten we nu eens kijken naar enkele voorbeelden van onboarding van klanten ter inspiratie:

1. Vereenvoudig het aanmelden

Maak de eerste stap naadloos. Vraag alleen om essentiële informatie zoals naam, e-mailadres en wachtwoord. Verspreid aanvullende verzoeken in de loop van de tijd en bied aanmelding met één klik aan via Google, Slack of Facebook.

Voorbeeld: Coursebox AI stelt gebruikers in staat zich aan te melden met één veld of via Google voor directe toegang.

2. Stuur een welkomstmail

Begroet nieuwe klanten onmiddellijk met een bedankbriefje en vervolgstappen. Voeg links toe naar productrondleidingen, demo's en veelgestelde vragen, maar overbelast ze niet. Een duidelijke oproep tot actie moedigt het eerste gebruik van het product aan.

Voorbeeld: Grammaticaal stuurt een gedetailleerde welkomstmail met actiepunten om gebruikers te helpen het platform snel te leren kennen.

3. Maak de eerste aanmelding onvergetelijk

Geef duidelijke instructies en quick wins tijdens de eerste sessie. Een installatiewizard of checklist helpt gebruikers efficiënt te navigeren.

Voorbeeld: Draden begroet gebruikers met een mini-CEO-avatar die hen door het product leidt, dat op elk gewenst moment opnieuw kan worden bekeken.

4. Integraties en samenwerking vergemakkelijken

Zorg voor een soepele integratie met andere platforms voor B2B-tools en sta optionele uitnodigingen van teamleden toe. Automatiseer processen en bied krachtige ondersteuning om wrijving te verminderen.

Voorbeeld: Zendesk biedt eenvoudige app-integraties via de Marketplace, waardoor de installatie intuïtief is.

5. Bied een unieke leerervaring

Begeleid klanten met tutorials of walkthroughs die passen bij hun tempo. Sta overslaan of pauzeren toe om hun tijd te respecteren. Zorg voor extra ondersteuning voor degenen die dat nodig hebben.

Voorbeeld: Evernote past de tutorials aan de individuele gebruikersbehoeften aan met stapsgewijze GIF's, zodat ze snel kunnen leren.

BONUS: Strategisch opvolgen

Gebruik e-mails om tips, praktische tips of voortgangsupdates te delen zonder te verkopen. Breng prestaties onder de aandacht en stel hulpmiddelen ter beschikking om gebruikers betrokken te houden.

Voorbeeld: Duolingo stuurt wekelijkse rapporten waarin de voortgang wordt getoond en dat doorlopend gebruik wordt aangemoedigd, waarbij het leren wordt versterkt door middel van gepersonaliseerde inzichten.

15 gratis sjablonen voor onboarding van klanten

Nieuwe klanten hebben altijd vragen, van facturering tot configuratie tot tutorials, en het beantwoorden van elke vraag kan te veel tijd in beslag nemen. Met sjablonen kunt u alle benodigde informatie efficiënt en consistent aanleveren.

Het gebruik van sjablonen maakt het ook mogelijk om binnen het team op te schalen zonder het persoonlijke aspect te verliezen. Je kunt meerdere klanten soepel begeleiden, waardoor het team meer tijd overhoudt en toch een hoogwaardige onboarding-ervaring biedt.

Er bestaan veel gratis sjablonen voor elke fase van de onboarding, van checklists tot enquêtes, e-mails en startagenda's, zoals de volgende:

1. Gebruikersbegeleiding Volledige onboarding-checklist (UserGuiding)

Dit is een volledige stapsgewijze handleiding dat teams door elke onboardingfase leidt, van de vroege voorbereiding tot de aftrap, waardoor het hele proces gestructureerd en gemakkelijk te volgen is.

2. Eenvoudige checklist voor onboarding (LiveAgent)

Dit praktische checklist zonder rommel belicht essentiële onboardingstaken en handige tips, zodat teams nieuwe klanten sneller door de onboarding kunnen halen.

LiveAgent heeft ook kant-en-klare e-mailsjablonen voor onboarding plus ideeën voor onderwerpregels, perfect voor het opbouwen van een consistente ontvangst- en communicatiestroom.

3. E-mailpakket voor onboarding (GoDaddy)

Dit is een compacte collectie van eenvoudig aan te passen e-mailsjablonen voor onboarding ontworpen om u te helpen vanaf de eerste dag duidelijk te communiceren met nieuwe klanten.

4. Checklist voor onboarding van kleine bedrijven (HoneyBook)

Dit snelle, gestroomlijnde checklist is ontwikkeld voor kleine bedrijven die een eenvoudig, stapsgewijs onboardingproces nodig hebben zonder onnodige complexiteit.

5. Sjabloon voor onboarding van klanten (Dock)

Bewaar alle links, bestanden, spreadsheets en checklists op één plek. Portal-sjabloon van Dock biedt klanten een centrale hub voor onboarding, waardoor de volgende stappen eenvoudig zijn zonder rommelige spreadsheets of extra projectbeheertools.

6. Checklist voor onboarding van klanten (Zapier)

Dit sjabloon schetst zes belangrijke mijlpalen: welkom, juridisch, financiën, communicatie, projectbeheer en bestandsdeling. Elke mijlpaal omvat essentiële taken om een consistente, georganiseerde onboarding te behouden.

7. Vragenlijst voor onboarding van nieuwe klanten (HubSpot)

Verzamel vroegtijdig belangrijke klantgegevens, waaronder contactgegevens, marketingachtergrond en projectdoelen. Met behulp van deze vragenlijst zorgt ervoor dat alle essentiële informatie wordt vastgelegd voor een soepele onboarding-ervaring.

8. Sjabloon voor de werkverklaring (Rocketlane)

Dit sjabloon helpt de verwachtingen, resultaten en verantwoordelijkheden van klanten duidelijk te schetsen. Het houdt projecten op koers en voorkomt misverstanden of scope creep.

‍9. Agenda voor de kickoff call voor nieuwe klanten (MeetingNotes)

Plan de eerste vergaderingen met klanten effectief. De agenda omvat het definiëren van succes, de overgang van verkoop naar implementatie, het introduceren van belangrijke spelers en het in kaart brengen van de volgende stappen.

10. E-mailsjablonen voor onboarding van klanten (Indeed)

Deze sjablonen behandelt 11 scenario's, waaronder welkomstmails, introducties van leiders en speciale aanbiedingen. Ze maken vervolgacties eenvoudig en consistent.

11. E-mailsjablonen voor SaaS-onboarding voor apps (berichten)

Kies uit honderden vooraf ontworpen SaaS-specifieke sjablonen klaar voor aanpassing. Perfect om snel onboarding-e-mails te maken die de beste praktijken volgen.

12. Sjabloon voor overdracht van verkoop naar succes van klanten (Cognism)

Maak een soepele overgang van klanten van verkoop- naar succesteams. Dit sjabloon begeleidt de samenwerking en zorgt ervoor dat er geen onboarding-stappen worden gemist.

13. Nieuw sjabloon voor klanttevredenheidsonderzoek (SurveyMonkey)

Meet de klanttevredenheid tijdens de onboarding. Het sjabloon richt zich op loyaliteitsstatistieken om tevreden klanten te identificeren en klanten die extra ondersteuning nodig hebben.

14. Customer Success Onboarding Playbook voor SaaS (UserPilot)

Creëer een duidelijk overzicht van het onboardingproces. Het draaiboek zorgt ervoor dat iedereen in het team op één lijn blijft met taken en tijdlijnen, terwijl waar nodig gedetailleerde gebruiksscenario's mogelijk zijn.

15. Sjabloon voor onboarding van klanten voor procesautomatisering (ClickUp)

Onboardingtaken beheren efficiënt met verantwoordelijkheden, deadlines en afhankelijkheden. Perfect voor het automatiseren van workflows en het organiseren van processen.

BONUS: Sjabloon voor onboarding van de klantreiskaart (digitale adoptie)

Breng elke interactie met de klant in kaart om de relaties te versterken en de retentie te verbeteren. Het sjabloon helpt het klanttraject te visualiseren en zorgt ervoor dat er rekening wordt gehouden met alle contactpunten.

Onboarding-sjablonen voor klanten maken: stap voor stap

Als de bovenstaande sjablonen niet aan uw behoeften voldoen, kunt u als volgt uw eigen sjablonen maken:

Sjabloon 1: volgorde van welkomst-e-mails

Een reeks welkomstmails bestaat uit een reeks e-mails die bedoeld zijn om nieuwe klanten te begroeten, essentiële informatie te verstrekken en hen door de vroege stadia van het gebruik van uw product te begeleiden. Als het goed wordt gedaan, schept het vertrouwen, zorgt het voor een positieve eerste indruk en zorgt ervoor dat klanten zich vanaf de eerste dag gesteund voelen.

E-mail 1: Welkom en introductie

Onderwerp: Welkom bij [Bedrijfsnaam]!

Lichaam:

Hallo [naam van de klant],

Welkom aan boord! We helpen je graag [een probleem oplossen/een doel bereiken] met [Product/Service]. Hier is een korte introductie van ons product.

Als je vragen hebt, beantwoord dan deze e-mail of neem contact op met ons ondersteuningsteam via [contactgegevens].

Met vriendelijke groeten,

[Uw naam], [Functie], [Bedrijfsnaam]

Tip van een expert: Personaliseer de e-mail, geef een beknopt overzicht en voeg een contactpunt toe voor ondersteuning.

E-mail 2: Handleiding om aan de slag te gaan

Onderwerp: Laten we aan de slag gaan met [Productnaam]!

Lichaam:

Hallo [naam van de klant],

Nu je deel uitmaakt van [Bedrijfsnaam], vind je hier een stapsgewijze handleiding om je te helpen beginnen:

[Stap 1] — [Link naar tutorial/bron]

[Stap 2] — [Link naar tutorial/bron]

[Stap 3] — [Link naar tutorial/bron]

Hulp nodig? Bezoek ons helpcentrum of neem contact op met [ondersteuningsinformatie].

E-mail 3: Markeer de belangrijkste functies

Onderwerp: Ontdek wat [Productnaam] uniek maakt, [Klantnaam]!

Lichaam:

Hallo [naam van de klant],

Om uw ervaring te maximaliseren, zijn hier enkele belangrijke functies:

[Functie 1] — [Korte beschrijving + gidslink]

[Functie 2] — [Korte beschrijving + gidslink]

[Functie 3] — [Korte beschrijving + gidslink]

Deze tools helpen je om [specifieke doelen] te bereiken.

Tip van een professional: Concentreer u op de belangrijkste functies, houd de beschrijvingen kort en blijf positief.

E-mail 4: Check-in en verzoek om feedback

Onderwerp: Hoe vindt u [productnaam], [klantnaam]?

Lichaam:

Hallo [naam van de klant],

We zouden graag uw feedback ontvangen om uw ervaring te verbeteren. Neem even de tijd om onze korte enquête in te vullen: [Link].

Bedankt dat je deel uitmaakt van de [Bedrijfsnaam] -gemeenschap!

Tip van een expert: Na een paar weken verzenden, feedback aanvragen en een link naar de enquête opgeven.

Sjabloon 2: Checklist voor onboarding

Een checklist voor het onboarden van klanten begeleidt gebruikers stap voor stap, zodat ze essentiële taken uitvoeren en de functies van uw product ten volle benutten. Checklists verminderen verwarring, verbeteren de acceptatie en maken de onboarding herhaalbaar en schaalbaar.

Fase 1: Account instellen

• Maak een nieuw account aan via e-mail of social login.
• Verifieer je e-mailadres.
• Vul je profiel aan met contactgegevens en voorkeuren.

Fase 2: eerste installatie

• Download en installeer het product/de app.
• Log in met inloggegevens.
• Configureer basisinstellingen zoals taal en tijdzone.

Fase 3: Producttour

• Volg een rondleiding door je LMS.
• Ontdek het dashboard met tips en tooltips.
• Ga naar het geïntegreerde helpcentrum voor tutorials en ondersteuning.

Fase 4: gebruik van functies

• Stel de belangrijkste functies in met behulp van stapsgewijze instructies.
• Integreer met andere tools zoals CRM's (HubSpot), automatiseringsplatforms (Zapier) of Gmail.

Fase 5: Doorlopende ondersteuning

• Woon vervolgsessies bij met uw accountmanager.
• Word lid van de communityforums.
• Webinars of live trainingen plannen.
• Sla de contactgegevens van de klantenservice op.

Tip van een expert: Voeg visuele hulpmiddelen toe, zoals schermafbeeldingen, GIF's of korte clips als aanvulling op de schriftelijke instructies. Voeg links toe naar relevante handleidingen en ondersteuningsbronnen om de checklist gemakkelijker te volgen te maken.

12 tips voor een succesvolle onboarding van klanten

Succesvolle onboarding van klanten zet de toon voor je hele klantrelatie. Een duidelijk, georganiseerd proces zorgt ervoor dat nieuwe klanten zich zelfverzekerd en ondersteund voelen en klaar zijn om snel waarde uit uw product te halen.

Gebruikmakend van beste praktijken, gecombineerd met sjablonen en software voor het onboarden van klanten, maakt de onboarding soepeler, consistenter en makkelijker schaalbaar tussen teams.

1. Communiceer duidelijk

Duidelijke communicatie houdt klanten geïnformeerd en zelfverzekerd, waardoor verwarring en frustratie worden verminderd.

Tips:

• Stel vroegtijdig verwachtingen in: Leg vanaf de eerste welkomstmail de tijdlijnen, belangrijkste stappen en ondersteuningsopties uit.
• Zorg regelmatig voor updates: Gebruik geautomatiseerde e-mails of directe berichten om klanten op de hoogte te houden van de voortgang en de volgende stappen.
• Gebruik eenvoudige taal: Vermijd jargon en zorg ervoor dat de instructies gemakkelijk te volgen zijn voor alle klanten.
• Bied meerdere kanalen aan: Bereik klanten via e-mail, in-app-berichten, chat of telefoon.
• Reageer snel: Gebruik een leerbeheersysteem (LMS) of een helpdesk om vragen snel te beantwoorden. Snelle antwoorden laten klanten zien dat hun zorgen belangrijk zijn.

2. Bied continue ondersteuning en educatie

Doorlopende training en ondersteuning helpen klanten om het meeste uit uw product te halen. Bied online tutorials, handleidingen en veelgestelde vragen aan.

• LMS-platforms: Leermateriaal centraliseren en volg de voortgang. Coursebox AI maakt bijvoorbeeld interactieve, modules in eigen tempo die voor elke klant kan worden gepersonaliseerd.
• Interactieve handleidingen: Tools zoals WalkMe of Whatfix begeleiden klanten stap voor stap door processen.
• Kennisbanken: Gebruik platforms zoals Zendesk of Help Scout om artikelen, video's en veelgestelde vragen te hosten die klanten op elk gewenst moment kunnen raadplegen.

3. Verantwoordelijkheden voor onboarding toewijzen

Bepaal wie de onboarding zal leiden. De rollen kunnen bestaan uit het creëren van inhoud, training of relatiebeheer. In kleinere bedrijven kan één persoon alle taken uitvoeren. Grotere teams hebben mogelijk meerdere specialisten nodig.

4. Programmadoelen stellen

Definieer meetbare doelstellingen voor onboarding, zoals klanten helpen om snel mijlpalen te bereiken, upgrades aan te moedigen of specifieke prestatiestatistieken te behalen. Doelen moeten duidelijk en realistisch zijn en gekoppeld zijn aan het succes van de klant.

5. Kies je onboarding-model

• Zelfbediening: Klanten begeleiden zichzelf met online bronnen. Dit model is ideaal voor eenvoudige producten.
• Sterk aanvoelend: Persoonlijke ondersteuning en toegewijde vertegenwoordigers voor onboarding op maat.
• Met weinig aanraking: Mix van geautomatiseerde e-mails en beperkte menselijke ondersteuning.

6. Herzien en verbeteren

Evalueer regelmatig je onboardingproces. Verzamel feedback, houd resultaten bij en pas ze aan als dat nodig is. Voortdurende verbetering zorgt ervoor dat klanten betrokken en tevreden blijven.

7. Bereid je voor op verandering

Verwacht dat de behoeften van klanten en zakelijke vereisten zullen evolueren. Pas de onboardingprocessen aan om relevant en effectief te blijven.

8. Bied robuuste klantenondersteuning

Zorg ervoor dat klanten toegang hebben tot hulp wanneer dat nodig is. Gebruik AI-chatbots, helpdesks of live ondersteuning.

9. Bouw een kennisbank

Bied bronnen aan over het gebruik van basisproducten en geavanceerde producten. Voeg handleidingen voor probleemoplossing en gedetailleerde handleidingen toe om ondersteuningsaanvragen te verminderen en klanten meer mogelijkheden te bieden.

10. Begin met sjablonen voor pre-onboarding

Verzamel essentiële klantinformatie in een vroeg stadium. Gebruik preboarding-vragenlijsten om meer te weten te komen over doelen, belanghebbenden en verwachtingen. Met sjablonen is deze stap consistent en eenvoudig te herhalen.

11. E-mailsjablonen voor onboarding gebruiken

Welkomstmails besparen tijd en introduceren functies en voordelen. Geef links naar bronnen en contactmogelijkheden.

12. Herhaalbare processen creëren

Checklists en sjablonen helpen bij het structureren van de onboarding, het delegeren van taken en het definiëren van verantwoordelijkheden tussen teams. Ze zorgen er ook voor dat de overdracht tussen verkoop en klantensucces soepeler verloopt, waardoor de retentie op lange termijn wordt verbeterd.

Aanbevolen sjablonen en hulpmiddelen:

• Vragenlijsten voor preboarding
• E-mailsequenties voor het verwelkomen en opleiden van klanten
• Checklists voor onboarding en proceshandleidingen
• Leerbeheersystemen zoals Coursebox AI om de voortgang bij te houden en middelen te centraliseren

Maak het onboarden van klanten een fluitje van een cent met Coursebox AI

Effectieve onboarding doet meer dan gebruikers leren hoe ze moeten beginnen. Het helpt hen om op lange termijn succesvol te zijn. Sjablonen geven structuur, maar Coursebox AI voegt interactieve training, voortgangsregistratie en workflow-integratie toe.

Creëer modules in je eigen tempo, verbind ze in een leernetwerk en bied continue ondersteuning. Met Coursebox AIkunt u de acceptatie stimuleren, ondersteuningsaanvragen verminderen en sterkere klantrelaties opbouwen.

Begin vandaag nog met het versterken van je klanten.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de 5 C's van onboarding?

De 5 C's van onboarding zijn Compliance, Clarification, Culture, Connection en Check-back. Ze zorgen ervoor dat nieuwe klanten of werknemers de regels, rollen en bedrijfscultuur begrijpen, relaties opbouwen en follow-ups krijgen voor een soepele en succesvolle integratie in uw product of dienst.

Hoe neem je een klant aan boord?

Onboarding van klanten omvat het verwelkomen van nieuwe gebruikers, het begeleiden van de installatie, het geven van tutorials, het benadrukken van de belangrijkste functies en het bieden van voortdurende ondersteuning. Effectieve onboarding verhoogt de acceptatie, vermindert het verloop en versterkt de relaties. Gebruik sjablonen, checklists en tools zoals Coursebox AI voor een gestructureerd, boeiend proces.

Wat is een onboardingformulier voor klanten?

Een onboardingformulier voor klanten verzamelt essentiële klantinformatie, zoals contactgegevens, doelen, voorkeuren en projectvereisten. Het stroomlijnt de onboarding, zorgt ervoor dat teams over nauwkeurige gegevens beschikken en helpt diensten, training en communicatie op maat te maken voor een soepele, gepersonaliseerde klantervaring.

Wat zijn de 7 stappen van het klantproces of het onboardingproces van de klant?

De 7 stappen omvatten: preboarding, welkom, accountconfiguratie, productintroductie, functietraining, verzameling van feedback en voortdurende ondersteuning. Het volgen van deze stappen zorgt voor een gestructureerde onboarding, snellere acceptatie, minder fouten en een grotere klanttevredenheid en -retentie.

Wat zijn de 5 pijlers van onboarding?

De 5 pijlers zijn duidelijkheid, communicatie, training, ondersteuning en meting. Ze creëren een gestructureerd raamwerk voor onboarding, dat klanten helpt de verwachtingen te begrijpen, effectief te leren, begeleiding te krijgen en de voortgang bij te houden voor een soepele, boeiende en succesvolle ervaring.

Wat zijn de 4 Cs-checklisten?

De 4 Cs-checklist richt zich op naleving, verduidelijking, cultuur en verbinding. Het begeleidt teams bij essentiële onboardingstaken en zorgt ervoor dat nieuwe klanten of werknemers de regels, rollen en bedrijfscultuur begrijpen en zinvolle relaties opbouwen voor blijvende betrokkenheid en tevredenheid.