La importancia de la capacitación y el desarrollo de HRIS para los empleados

Hoy en día, en muchas organizaciones, solo 32% de los empleados utilizan realmente sistemas de información de recursos humanos (HRIS). ¿Por qué es así? La razón principal de esto es la falta de formación y desarrollo del HRIS.

Incluso si compras el software de recursos humanos más avanzado o una estrategia que cambie el mundo, a menos que tengas un personal totalmente capacitado que sepa cómo usarlo, no obtendrás los resultados deseados.

Como empresa, debe invertir en la formación de su fuerza laboral. Sus empleados deben tener la confianza suficiente para utilizar la tecnología a fin de lograr el ROI objetivo.

En esta publicación, exploraremos por qué la capacitación en HRIS debe ser una parte fundamental de su organización y cómo puede implementarla de la mejor manera.

¿Qué es HRIS?

El HRIS es un proceso sistemático para recopilar información para que sea fácilmente accesible más adelante. Es un término integral que incluye la evaluación del desempeño, la comprensión y la implementación de los métodos de capacitación adecuados. Estos sistemas también ayudan a las empresas a evaluar el conocimiento que imparten a los empleados.

El HRIS no solo almacena información, sino que también optimiza los flujos de trabajo, garantiza el cumplimiento y brinda a los gerentes la información que necesitan para tomar decisiones basadas en datos.

En los negocios, el HRIS es como el motor de su software de recursos humanos. Desde la entrada de datos y la nómina hasta el análisis y la generación de informes, estructura todo el proceso. De esta manera, puede aprovechar al máximo su HRIS y aumentar la precisión y la eficiencia.

¿Por qué necesitamos el HRIS en el lugar de trabajo?

HRIS le proporciona un conjunto de herramientas para apoyar al equipo de recursos humanos en el trabajo. Estos programas facilitan la recopilación, el almacenamiento, el acceso y el análisis de los datos de los empleados. Cuando todo esto está disponible en un solo lugar y en piloto automático, se encarga de la mayoría de las funciones de recursos humanos.

Algunas de las funciones clave que desempeña HRIS son la capacitación y el desarrollo, el mantenimiento de registros, el procesamiento de nóminas, los beneficios y bonificaciones de los empleados, la gestión del tiempo libre y la contratación e incorporación.

Es como el corazón o el eje central de su departamento de recursos humanos, con la única limitación de qué tan bien capacitadas están sus personas para usarlo.

Por lo tanto, la formación y el desarrollo de HRIS pueden reducir significativamente el tiempo de respuesta y el tiempo de entrada manual, garantizando el cumplimiento en todas las funciones.

Cómo funciona el HRIS para la formación y el desarrollo de los empleados

Tener un único sistema centralizado con HRIS no solo reduce la carga de trabajo y los plazos, sino que también estructura toda la organización. Exploremos cómo el HRIS puede servir como una herramienta accesible para recopilar, almacenar y rastrear la información durante la capacitación de los empleados.

Aprendizaje y desarrollo automatizados

Puede automatizar fácilmente muchos de los procesos de incorporación a través de la plataforma HRIS. Procesos como la capacitación del nuevo personal y el análisis de su progreso pueden aumentar la eficiencia general de su organización.

También puede vincular el HRIS con una plataforma LMS como Caja de curso para automatizar la capacitación, la sincronización de datos, la inscripción y los procesos relacionados.

Aprendizaje personalizado

HRIS puede ayudarlo a crear experiencias de aprendizaje personalizadas para los empleados. El programa de aprendizaje o el programa de capacitación se adaptarán para satisfacer sus necesidades, objetivos y áreas de desafío específicas.

Si está utilizando una plataforma LMS, también puede usar sus herramientas de gamificación para alentar a los empleados a que aprendan por sí mismos. Estas herramientas también son muy útiles para mantenerlos comprometidos y comprometidos con el programa de capacitación.

Análisis de rendimiento

Para garantizar el éxito del programa de formación, es necesario realizar un seguimiento y un análisis constantes del progreso de los participantes. No termina una vez que se completa el programa de capacitación; de hecho, usted continuará recopilando datos valiosos y monitoreando su progreso después del programa de capacitación.

El sistema HRIS le ayuda a controlar el rendimiento de los alumnos para que pueda tomar medidas proactivas cuando sea necesario. De esta manera, puede minimizar las posibilidades de que surjan problemas potenciales más adelante.

Integración con sistemas de RRHH

Casi todos los sistemas HRIS se pueden integrar con otras plataformas para aumentar la eficiencia del trabajo. Ya sea una plataforma LMS o un sistema de recursos humanos específico, el sistema HRIS funciona mejor cuando se usa junto con la plataforma.

En ocasiones, también se pueden usar diferentes herramientas junto con el sistema HRIS para aumentar su eficiencia y también para ayudarlo a obtener información sobre los datos. Puede integrar los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), las plataformas de análisis de recursos humanos, las herramientas de gestión del rendimiento y las herramientas de participación y encuesta de los empleados para obtener una visión unificada de su fuerza laboral.

Beneficios de la capacitación y el desarrollo de HRIS

La implementación de un sistema de capacitación y desarrollo de HRIS en su lugar de trabajo tiene varios beneficios.

Evaluación de necesidades

Para obtener algún beneficio del HRIS en la formación y el desarrollo, el primer paso es identificar las brechas entre las habilidades existentes y las requeridas y evaluar la competencia de los empleados. El sistema HRIS le ayuda a recopilar y analizar datos de diversas fuentes, como las descripciones de puestos de los empleados, las evaluaciones del desempeño y las entrevistas iniciales.

Una vez que tenga lista esta información, puede alinearla con los objetivos de capacitación y desarrollo y las metas de la organización.

Aprendizaje flexible

El HRIS proporciona flexibilidad en el aprendizaje. Los alumnos pueden acceder a una variedad de materiales de aprendizaje, como vídeos, podcasts y artículos, a su propio ritmo. El sistema personaliza las rutas de aprendizaje para cada individuo según sus objetivos y preferencias.

De esta manera, puedes hacer un seguimiento de sus avances y logros y, al mismo tiempo, proporcionarles una estructura de aprendizaje flexible en el trabajo.

Retroalimentación

Otro beneficio de la formación y el desarrollo de HRIS es que mejora significativamente la retroalimentación y el análisis. Los empleados son evaluados en tiempo real durante la capacitación y también después mediante cuestionarios, tareas y otras herramientas de evaluación.

Esta evaluación se realiza mediante la evaluación de diferentes métricas, como las tasas de finalización de los cursos, la mejora del rendimiento y el desarrollo de habilidades. También puedes integrar y usar una herramienta de LMS como Coursebox en este paso para realizar todo esto en piloto automático.

Mejores prácticas para implementar la capacitación y el desarrollo de HRIS

Esta es la mejor manera de implementar los programas de capacitación y desarrollo de HRIS en su lugar de trabajo:

Realizar microsesiones

Atrás quedaron los días de conferencias de dos horas que todo el mundo olvida dentro de un par de meses. Los alumnos ahora exigen clases de formación breves y específicas.

Es más probable que los cursos cortos se queden en la mente y ayuden a los empleados a aprender sobre la marcha. Las lecciones no tienen que consistir en un seminario de un día completo para que sean eficaces. Cuando se dividen en microsesiones, se convierten en una experiencia de aprendizaje continuo. Esto ayuda a los alumnos a retener mejor el concepto mientras continúan con su trabajo diario.

Simulaciones basadas en escenarios

Los empleados reciben simulaciones basadas en la realidad para trabajar en ellas. Esto les da una idea real de los problemas reales que podrían surgir al usar el sistema HRIS en un entorno seguro y controlado. Así, mientras aprenden la teoría, también reciben una exposición práctica.

Recordatorios de IA

Un recordatorio impulsado por la IA es como un suave empujón para ayudar a los usuarios a mantenerse al día con la formación. Si alguien tiene dificultades con la formación, es más fácil identificarlo y el programa de formación se puede adaptar a su ritmo y a sus necesidades.

De esta manera, habrá menos brechas de conocimiento y todos estarán en sus rutas de aprendizaje definidas.

Participación de los empleados

La participación de los empleados en la capacitación y el desarrollo del HRIS los mantendrá comprometidos y lo ayudará a mejorar el programa de capacitación. Facilite a sus empleados la posibilidad de expresar sus inquietudes o dar su opinión general sobre la capacitación. De esta manera, puede hacer las correcciones o cambios que necesite en tiempo real, asegurándose de mantenerse concentrado en sus objetivos finales.

Esto también les ayudará a aprender a usar las herramientas y la tecnología de manera efectiva y a desarrollar habilidades prácticas en el proceso.

Concluir

Recuerde que el sistema HRIS solo funcionará cuando las personas que lo usan estén bien capacitadas. Si no capacita a su personal, es probable que se convierta en un obstáculo en lugar de en un impulso para la eficiencia y la toma de decisiones informadas para su organización.

La capacitación y el desarrollo de HRIS no se limitan a hacer clic en diferentes herramientas o encontrar la información. El programa de capacitación debe diseñarse para dotar a su equipo de recursos humanos de las habilidades y la confianza necesarias para tomar decisiones más rápidas e inteligentes todos los días.

¿El resultado? Menos errores, personas más felices y un departamento de recursos humanos sólido. ¡Esta es la tecnología que funciona correctamente y a tu lado!

Preguntas frecuentes

¿Qué es la formación y el desarrollo de HRIS y por qué es importante?

HRIS son las siglas de Human Resource Information System. La formación y el desarrollo del HRIS son un proceso estructurado que consiste en enseñar al equipo de recursos humanos a utilizar este sistema de manera eficiente para lograr los objetivos de la organización.

¿Cómo sé que la capacitación y el desarrollo de HRIS realmente funcionan en mi organización?

La mejor manera de garantizar que la capacitación y el desarrollo del HRIS funcionen es consultar su mesa de ayuda. La cantidad de tickets generados indica qué tan bien (o mal) funciona el sistema. Un número bajo indica que sus empleados están completando rápidamente las tareas y resolviendo las quejas. ¡Esto significa que su programa de capacitación es efectivo!

¿Puede un HRIS hacer un seguimiento de la formación y el desarrollo de los empleados?

¡Sí! El sistema HRIS puede registrar y gestionar todos los datos de formación. Recopila información como la participación, el estado de finalización del curso y otras métricas de rendimiento. También genera informes para evaluar los resultados del aprendizaje.

¿Cómo apoya un HRIS el aprendizaje y el desarrollo?

El HRIS se puede integrar con los sistemas LMS, como Coursebox, para centralizar y automatizar las tareas de formación. Coursebox ofrece un aprendizaje personalizado para todos los empleados y también tiene una serie de herramientas de gamificación para mantener el interés. También puedes realizar un seguimiento y supervisar el progreso de cada alumno a través de su función de análisis.