أهمية تدريب وتطوير HRIS للموظفين

في العديد من المنظمات اليوم، فقط 32% من الموظفين تستخدم بالفعل أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS). لماذا هذا صحيح؟ السبب الرئيسي لذلك هو نقص التدريب والتطوير في HRIS.

حتى إذا اشتريت برنامج الموارد البشرية الأكثر تقدمًا أو استراتيجية لتغيير العالم، ما لم يكن لديك فريق عمل مدرب بالكامل يعرف كيفية الاستفادة منه، فلن تحصل على النتائج المرجوة.

بصفتك شركة، تحتاج إلى الاستثمار في تدريب القوى العاملة لديك. يجب أن يتمتع موظفوك بالثقة الكافية لاستخدام التكنولوجيا لتحقيق عائد الاستثمار المستهدف.

في هذا المنشور، سوف نستكشف لماذا يجب أن يكون تدريب HRIS جزءًا مهمًا من مؤسستك وكيف يمكنك تنفيذه بأفضل طريقة.

ما هو نظام معلومات الموارد البشرية؟

HRIS هي عملية منهجية لتجميع المعلومات لتسهيل الوصول إليها لاحقًا. إنه مصطلح شامل يتضمن تقييم الأداء وفهم وتنفيذ أساليب التدريب المناسبة. تساعد هذه الأنظمة أيضًا الشركات على تقييم المعرفة التي تنقلها إلى الموظفين.

لا يقوم HRIS بتخزين المعلومات فحسب، بل يبسط أيضًا سير العمل ويضمن الامتثال ويمنح المديرين الأفكار التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

في مجال الأعمال التجارية، يشبه HRIS برنامج الموارد البشرية الخاص بك. بدءًا من إدخال البيانات وكشوف المرتبات إلى التحليلات وإعداد التقارير، فإنها تنظم العملية بأكملها. بهذه الطريقة، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من HRIS وزيادة الدقة والكفاءة.

لماذا نحتاج إلى HRIS في مكان العمل؟

يوفر لك HRIS مجموعة من الأدوات لدعم فريق الموارد البشرية في العمل. تسهل هذه البرامج جمع بيانات الموظفين وتخزينها والوصول إليها وتحليلها. عندما يكون كل هذا متاحًا في مكان واحد وعلى الطيار الآلي، فإنه يتعامل مع غالبية أدوار الموارد البشرية.

بعض الوظائف الرئيسية التي يقوم بها HRIS هي التدريب والتطوير، وحفظ السجلات، ومعالجة الرواتب، ومزايا الموظفين والمكافآت، وإدارة الإجازات، والتوظيف والإعداد.

إنه مثل القلب أو المحور المركزي لقسم الموارد البشرية لديك، والقيد الوحيد هو مدى تدريب موظفيك على استخدامه.

وبالتالي، يمكن للتدريب والتطوير في HRIS أن يقلل بشكل كبير من وقت الاستجابة ووقت الإدخال اليدوي، مما يضمن الامتثال في جميع الوظائف.

كيف يعمل HRIS لتدريب الموظفين وتطويرهم

لا يؤدي وجود نظام مركزي واحد مع HRIS إلى تقليل عبء العمل والجداول الزمنية فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى هيكلة مؤسستك بأكملها. دعونا نستكشف كيف يمكن لنظام HRIS أن يعمل كأداة يمكن الوصول إليها لجمع المعلومات وتخزينها وتتبعها أثناء تدريب الموظفين.

التعلم الآلي والتطوير

يمكنك بسهولة أتمتة العديد من عمليات الإعداد عبر منصة HRIS. يمكن أن تؤدي عمليات مثل تدريب الموظفين الجدد وتحليل تقدمهم إلى زيادة الكفاءة العامة في مؤسستك.

يمكنك أيضًا ربط HRIS بمنصة LMS مثل صندوق الدورة لأتمتة التدريب ومزامنة البيانات والتسجيل والعمليات ذات الصلة.

التعلم المخصص

يمكن أن يساعدك HRIS في بناء تجارب تعليمية مخصصة للموظفين. سيتم تصميم برنامج التعلم أو البرنامج التدريبي لتلبية احتياجاتهم وأهدافهم ومجالات التحدي الخاصة بهم.

إذا كنت تستخدم منصة LMS، فيمكنك استخدام أدوات الألعاب الخاصة بها أيضًا لتشجيع الموظفين على التعلم الذاتي. هذه الأدوات مفيدة جدًا أيضًا في الحفاظ على تفاعلهم والتزامهم بالبرنامج التدريبي.

تحليلات الأداء

لضمان نجاح البرنامج التدريبي، من الضروري التتبع والتحليل المستمر لتقدم المشاركين. لا ينتهي بمجرد اكتمال البرنامج التدريبي؛ في الواقع، ستستمر في جمع البيانات القيمة ومراقبة تقدمهم بعد البرنامج التدريبي.

يساعدك نظام HRIS على مراقبة أداء المتعلم حتى تتمكن من اتخاذ إجراءات استباقية عند الحاجة. بهذه الطريقة، يمكنك تقليل فرص المشكلات المحتملة التي يمكن أن تنشأ لاحقًا.

التكامل مع أنظمة الموارد البشرية

يمكن دمج جميع أنظمة HRIS تقريبًا مع منصات أخرى لزيادة كفاءة العمل. سواء كانت منصة LMS أو نظام موارد بشرية محدد، فإن نظام HRIS يعمل بشكل أفضل عند استخدامه جنبًا إلى جنب مع النظام الأساسي.

في بعض الأحيان، يمكن أيضًا استخدام أدوات مختلفة جنبًا إلى جنب مع نظام HRIS لزيادة كفاءته وأيضًا لمساعدتك في الحصول على رؤى البيانات. يمكنك دمج أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) ومنصات تحليلات الموارد البشرية وأدوات إدارة الأداء ومشاركة الموظفين وأدوات الاستطلاع معها للحصول على رؤية موحدة للقوى العاملة لديك.

فوائد التدريب والتطوير في HRIS

هناك العديد من الفوائد لتنفيذ نظام تدريب وتطوير HRIS في مكان عملك.

تقييم الاحتياجات

للحصول على أي فائدة من HRIS في التدريب والتطوير، فإن الخطوة الأولى هي تحديد الفجوات بين المهارات الحالية والمطلوبة وتقييم كفاءة الموظفين. يساعدك نظام HRIS على جمع وتحليل البيانات من مصادر مختلفة، مثل الوصف الوظيفي للموظفين وتقييمات الأداء والمقابلات الأولية.

بمجرد أن تكون هذه المعلومات جاهزة، يمكنك مواءمتها مع أهداف التدريب والتطوير والأهداف التنظيمية.

التعلم المرن

يوفر HRIS المرونة في التعلم. يمكن للمتعلمين الوصول إلى مجموعة متنوعة من المواد التعليمية، مثل مقاطع الفيديو وملفات البودكاست والمقالات، وفقًا لسرعتهم الخاصة. يقوم النظام بتخصيص مسارات التعلم لكل فرد وفقًا لأهدافه وتفضيلاته.

وبهذه الطريقة، يمكنك تتبع تقدمهم وإنجازاتهم مع منحهم بنية تعلم مرنة في العمل.

التغذية الراجعة

فائدة أخرى للتدريب والتطوير في HRIS هي أنه يحسن بشكل كبير التعليقات والتحليلات. يتم تقييم الموظفين في الوقت الفعلي أثناء التدريب وأيضًا بعد ذلك من خلال الاختبارات والمهام وأدوات التقييم الأخرى.

يتم إجراء هذا التقييم من خلال تقييم مقاييس مختلفة مثل معدلات إكمال الدورة وتحسين الأداء وتطوير المهارات. يمكنك أيضًا دمج واستخدام أداة LMS مثل Coursebox في هذه الخطوة لتنفيذ كل هذا على الطيار الآلي.

أفضل الممارسات لتنفيذ التدريب والتطوير في HRIS

إليك أفضل طريقة لتنفيذ برامج تدريب وتطوير HRIS في مكان عملك:

إجراء جلسات مصغرة

لقد ولت أيام المحاضرات التي تستغرق ساعتين والتي ينساها الجميع بعد شهرين. يطلب المتعلمون الآن دروسًا تدريبية قصيرة ومركزة.

من المرجح أن تبقى الدورات القصيرة في العقول وتساعد الموظفين على التعلم أثناء التنقل. لا يجب أن تكون الدروس عبارة عن ندوة لمدة يوم كامل حتى تكون فعالة. عندما يتم تقسيمها إلى جلسات صغيرة، فإنها تصبح تجربة تعليمية مستمرة. يساعد هذا المتعلمين على الاحتفاظ بالمفهوم بشكل أفضل أثناء متابعة العمل اليومي.

عمليات المحاكاة القائمة على السيناريوهات

يتم إعطاء الموظفين عمليات محاكاة قائمة على الواقع للعمل عليها. هذا يمنحهم إحساسًا حقيقيًا بالمشاكل الفعلية التي يمكن أن تنشأ أثناء استخدام نظام HRIS في بيئة آمنة وخاضعة للرقابة. لذلك بينما يتعلمون النظرية، يحصلون أيضًا على التعرض العملي.

تذكيرات بالذكاء الاصطناعي

يُعد التذكير المستند إلى الذكاء الاصطناعي بمثابة تنبيه لطيف لمساعدة المستخدمين على البقاء على اطلاع دائم بالتدريب. إذا كان أي شخص يعاني من صعوبة في التدريب، فسيكون من السهل اكتشافه، ويمكن بعد ذلك تكييف البرنامج التدريبي وفقًا لسرعته ومتطلباته.

بهذه الطريقة، سيكون هناك عدد أقل من الفجوات المعرفية وسيكون الجميع على مسارات التعلم المحددة.

مشاركة الموظف

إن مشاركة الموظفين في تدريب وتطوير HRIS ستحافظ على مشاركتهم وتساعدك على تحسين برنامج التدريب. اجعل من السهل على القوى العاملة لديك التعبير عن مخاوفها أو تقديم ملاحظات عامة حول التدريب. وبهذه الطريقة، يمكنك إجراء تصحيحات أو تغييرات حسب الحاجة في الوقت الفعلي، مما يضمن لك الاستمرار في التركيز على أهدافك النهائية.

سيساعدهم ذلك أيضًا على تعلم كيفية استخدام الأدوات والتكنولوجيا بفعالية وتطوير المهارات العملية في هذه العملية.

اختتام

تذكر أن نظام HRIS لن يعمل إلا عندما يكون الأشخاص الذين يستخدمونه مدربين جيدًا. بدون تدريب موظفيك، من المحتمل أن يصبح ذلك عقبة بدلاً من تعزيز الكفاءة واتخاذ القرار المستنير لمؤسستك.

لا يقتصر تدريب وتطوير HRIS فقط على النقر على أدوات مختلفة أو العثور على المعلومات. يجب تصميم البرنامج التدريبي لتزويد فريق الموارد البشرية لديك بالمهارات والثقة لاتخاذ قرارات أسرع وأكثر ذكاءً كل يوم.

النتيجة؟ أخطاء أقل وأشخاص أكثر سعادة وقسم موارد بشرية قوي. هذه هي التكنولوجيا التي تعمل بشكل صحيح وبجانبك!

الأسئلة الشائعة

ما هو التدريب والتطوير في HRIS، ولماذا هو مهم؟

HRIS تعني نظام معلومات الموارد البشرية. يعد تدريب وتطوير HRIS عملية منظمة لتعليم فريق الموارد البشرية استخدام هذا النظام بكفاءة لتحقيق أهداف المنظمة.

كيف أعرف أن تدريب وتطوير HRIS يعمل حقًا في مؤسستي؟

أفضل طريقة لضمان نجاح تدريب وتطوير HRIS هي التحقق من مكتب المساعدة الخاص بك. يشير عدد التذاكر التي تم إنشاؤها إلى مدى جودة (أو ضعف) عمل النظام. يشير الرقم المنخفض إلى أن موظفيك يقومون بإنجاز المهام بسرعة وحل الشكاوى. هذا يعني أن برنامجك التدريبي فعال!

هل يمكن لنظام HRIS تتبع تدريب الموظفين وتطويرهم؟

نعم! يمكن لنظام HRIS تسجيل وإدارة جميع بيانات التدريب. فهو يجمع معلومات مثل المشاركة وحالة إكمال الدورة ومقاييس الأداء الأخرى. كما يقوم بإنشاء تقارير لتقييم نتائج التعلم.

كيف تدعم HRIS التعلم والتطوير؟

يمكن أن يتكامل نظام HRIS مع أنظمة LMS، مثل Coursebox، لتركيز وأتمتة مهام التدريب. يوفر Coursebox التعلم المخصص لجميع الموظفين ولديه أيضًا عدد من أدوات الألعاب لإبقاء الأمور مثيرة للاهتمام. يمكنك أيضًا تتبع ومراقبة تقدم كل متعلم عليه من خلال ميزة التحليلات الخاصة به.