HITsa가 강의 제작 시간을 67% 줄이고 연간 약 1,000시간을 확보한 방법

HITsa는 호주의 등록 교육 기관(RTO)입니다. 강의 제작과 수강생 관리를 Coursebox로 옮기면서 팀은 연간 수백 시간의 수작업을 줄였고, 그 시간을 다시 교육에 쏟게 되었습니다.

HITsa의 교수설계 담당자들은 새 유닛 하나를 수강생이 쓸 수 있는 형태로 만들기까지 자료 조사와 집필에만 사흘 정도를 썼습니다. 표준 유닛 하나에 30시간이 들었고, 분량이 큰 보육 모듈은 90시간을 넘겼습니다. HITsa는 다양한 직종에 걸쳐 매년 수십 개 유닛을 만들기 때문에 이 시간은 순식간에 불어났습니다.

행정 업무도 만만치 않았습니다. 시스템·프로세스 매니저와 그 팀은 여러 지점에 걸쳐 수강생 등록과 이수 결과를 관리했습니다. 직원 4명이 매주 근무 시간의 20%를 꼬박 여기에 썼습니다. 대부분은 수기 데이터 입력과, 서로 연동되지 않는 두 시스템의 기록을 맞추는 일이었습니다.

HITsa는 콘텐츠 제작과 수강생 관리를 모두 Coursebox Business 요금제로 옮겼습니다. 가장 큰 차이를 만든 것은 두 가지였습니다.

AI 강의 제작

교수설계 담당자가 원본 자료를 올리면 Coursebox가 이를 체계적인 강의 콘텐츠로 만들어 줍니다. 덕분에 유닛 제작 시간이 30시간에서 약 10시간으로 줄었습니다. 이후 팀은 AI 평가 문항 생성까지 쓰기 시작했고, 유닛당 총 절감률은 80%에 가까워지고 있습니다.

맞춤형 SMS 연동 (JobReady)

Coursebox가 HITsa의 수강생 관리 시스템(SMS, JobReady)에 직접 연결되면서, 매주 몇 시간씩 잡아먹던 수기 데이터 입력이 사라졌습니다. 등록 정보 변경, 이수 결과, 수강생 접근 권한이 알아서 동기화됩니다. 이전에 쓰던 플랫폼에서는 같은 일을 하려면 번거로운 우회 작업이 필요했습니다.

강의 제작 속도 67% 향상

유닛 제작 시간이 30시간에서 10시간으로 줄었습니다. 분량이 큰 보육 모듈도 비슷한 폭으로 개선됐습니다. 여기에 AI 평가 문항 생성까지 더해지면서, 팀은 유닛당 총 절감률이 80%에 이를 것으로 보고 있습니다.

연간 약 1,000시간 회수

HITsa가 매년 만드는 수십 개 유닛 전체로 보면, 단축된 제작 시간은 약 1,000시간이 팀에 돌아온 셈입니다. AI 평가 도구가 더 많은 몫을 맡으면서 이 수치는 더 늘어날 전망입니다.

주당 약 10시간의 행정 업무 제거

직원 4명이 근무 시간의 20%를 수강생 관리에 쓰고 있었습니다. Coursebox와 JobReady 연동이 그 대부분을 자동화하면서, 사람이 직접 해야 하는 일에 쓸 시간이 돌아왔습니다.

수강생의 사고가 더 깊어졌습니다

Coursebox의 서술형 자동 채점은 수강생이 평가에 임하는 방식을 바꿨습니다. HITsa 팀은 수강생들이 최소한만 적고 넘어가는 대신 답안에서 훨씬 꼼꼼하게 논리를 펼치는 모습을 확인했고, 강사의 채점 시간이 더 늘지도 않았습니다.

HITsa는 이미 새로운 과정들을 Coursebox에 올렸습니다. 첫 기수 수강생 15명이 전원 수료한 RSA 과정도 그중 하나입니다. 다음 목표는 모든 유닛에 AI 평가 문항 생성을 적용하는 것이고, 팀은 이를 통해 시간 절감률이 67%에서 80%로 올라갈 것으로 보고 있습니다.

행정 업무 절감의 대부분을 만들어낸 JobReady 연동은, 여러 지점에 걸친 프로세스 업무를 더 자동화하기 위한 출발점이기도 합니다.