Come HITsa ha ridotto i tempi di creazione dei corsi del 67% e risparmiato circa 1.000 ore all'anno

HITsa è un ente di formazione registrato australiano. Spostando la creazione dei corsi e l'amministrazione degli studenti su Coursebox, il team ha eliminato centinaia di ore di lavoro manuale all'anno, restituendo quel tempo alla formazione.

I progettisti didattici di HITsa impiegavano circa tre giorni per ricercare e scrivere ogni nuova unità, prima che uno studente potesse utilizzarla. Un'unità standard richiedeva 30 ore per essere realizzata. I moduli più corposi dedicati alla prima infanzia superavano le 90 ore. HITsa produce decine di unità all'anno in un'ampia gamma di settori professionali, quindi quel tempo si accumulava molto rapidamente.

L'amministrazione pesava altrettanto. Il responsabile sistemi e processi e il suo team monitoravano le iscrizioni e i risultati degli studenti in diverse sedi. Il lavoro assorbiva il 20% della settimana di quattro membri dello staff, ogni settimana. Gran parte di questo lavoro consisteva nell'inserimento manuale dei dati e nella riconciliazione dei record tra due sistemi che non comunicavano tra loro.

HITsa è passata al piano Business di Coursebox sia per la produzione dei contenuti che per l'amministrazione degli studenti. Due elementi hanno fatto la differenza più di tutti.

Creazione di corsi con AI

L'instructional designer carica il materiale di partenza e Coursebox lo trasforma in contenuti didattici strutturati. Questo ha ridotto la creazione di un'unità da 30 a circa 10 ore. Da allora il team ha iniziato a utilizzare anche la creazione di valutazioni con AI, che sta portando il risparmio totale per unità verso l'80%.

Integrazione SMS personalizzata (JobReady)

Coursebox si collega direttamente allo Student Management System di HITsa (JobReady), eliminando l'inserimento manuale dei dati che prima assorbiva ore ogni settimana. Aggiornamenti delle iscrizioni, risultati e accesso degli studenti ora si sincronizzano automaticamente. La piattaforma precedente richiedeva soluzioni scomode per ottenere lo stesso risultato.

Produzione dei corsi il 67% più veloce

La creazione di un'unità è scesa da 30 a 10 ore. I moduli più corposi dedicati alla prima infanzia sono migliorati in misura simile. Con la creazione di valutazioni con AI ora in campo, il team prevede che il risparmio totale raggiunga l'80% per unità.

Circa 1.000 ore recuperate ogni anno

Considerando le decine di unità che HITsa realizza ogni anno, il tempo di creazione più rapido si traduce in circa 1.000 ore restituite al team, con un margine di crescita atteso man mano che gli strumenti di valutazione con AI assumeranno un ruolo maggiore.

Circa 10 ore a settimana di amministrazione eliminate

Quattro membri dello staff dedicavano il 20% della loro settimana alla gestione degli studenti. L'integrazione tra Coursebox e JobReady ha automatizzato la maggior parte di questo lavoro, restituendo quel tempo ad attività che richiedono davvero una persona.

Studenti che ragionano più a fondo

La correzione automatica di Coursebox per le risposte aperte ha cambiato il modo in cui gli studenti affrontano le valutazioni. Il team di HITsa ha notato che gli studenti ragionano in modo più approfondito nelle loro risposte, invece di scrivere il minimo indispensabile, e questo non ha richiesto ai formatori alcun tempo aggiuntivo di correzione.

HITsa ha già portato nuovi programmi su Coursebox, tra cui un corso RSA il cui primo gruppo di 15 studenti lo ha completato interamente. Il prossimo passo è estendere la creazione di valutazioni con AI a ogni unità, il che secondo le previsioni del team porterà il risparmio di tempo dal 67% all'80%.

L'integrazione con JobReady, che ha generato la maggior parte del risparmio amministrativo, rappresenta anche il punto di partenza per automatizzare ulteriormente il lavoro di processo nelle diverse sedi.