Réunion d'équipe hebdomadaire : comment notre équipe de startup partage son travail chaque vendredi

Si vous voulez savoir ce que c'est de travailler chez Coursebox AI, tout commence par notre réunion du vendredi.

Chaque vendredi à 12 h, heure de Perth, toute l'équipe de Coursebox AI lâche ce qu'elle a entre les mains pendant 30 minutes. L'équipe de Perth s'entasse dans une salle de réunion, et tous les autres nous rejoignent en ligne depuis le monde entier. Ce rendez-vous s'appelle le WIP, pour work in progress (travail en cours), mais moi, je dis « VIP », parce que ça sonne plus fun !

Nous avons conçu cette réunion avec soin, nous l'avons testée, nous avons jeté ce qui ne nous plaisait pas, et nous n'avons pas fini de l'ajuster.

Pourquoi nous avons créé une réunion d'équipe hebdomadaire

Notre équipe d'ingénieurs passe l'essentiel de la semaine plongée dans une seule partie du produit : une nouvelle fonctionnalité, un bug à corriger ou un petit recoin du code. Nous voulions que chaque personne, dans chaque service, voie aussi l'entreprise dans son ensemble : la stratégie, et la place qu'y occupe son travail.

Comment nous avons testé et fait évoluer notre réunion d'équipe hebdomadaire

Essai n° 1 : le déjeuner-spectacle

La première version était une réunion déjeuner : nous mangions pendant que nos cofondateurs, Travis Clapp et Alex Hey, et notre directeur technique, Toni Arrebola, nous racontaient tout ce qui s'était passé dans l'entreprise cette semaine-là. Un déjeuner avec spectacle (ou, du moins, c'est ma lecture toute personnelle de cette réunion hebdomadaire ultra confidentielle et ô combien capitale). Sauf que... nous avons détesté manger pendant la réunion (mâcher en écoutant un point stratégique, c'était bizarre), alors nous avons gardé le créneau et déplacé le repas. Aujourd'hui, nous allons déjeuner ensemble avant ou après le WIP, comme presque tous les jours quand nous sommes au bureau.

Essai n° 2 : les fondateurs parlent, tout le monde écoute

Entendre la semaine racontée par Travis, Alex et Toni a rempli son rôle : chacun avait une vision complète de l'entreprise. Mais les mots ne suffisaient pas toujours. Nous voulions voir à quoi ressemblait la nouvelle fonctionnalité et comment elle fonctionnait.

Essai n° 3 : les démos

Nous avons demandé à des membres de l'équipe de présenter rapidement leur idée ou leurs avancées (« rapidement », c'est le mot clé !). L'équipe d'ingénieurs fait la démo d'une nouvelle fonctionnalité en direct, et quand j'ai une nouvelle vidéo de témoignage client pour nos études de cas, toute l'équipe la regarde ensemble. C'est magique de voir une fonctionnalité évoluer et grandir d'un vendredi à l'autre.

Essai n° 4 : un horaire qui convient à une équipe internationale

Nous avons choisi 12 h, heure de Perth, pour que l'équipe en Inde, à Adelaide et à Sydney puisse participer en direct. Quand Valentina Mercatini a intégré l'équipe depuis Montevideo, en Uruguay, 12 h à Perth voulait dire 1 h du matin pour elle : nous déplaçons donc le jour et l'heure quand il le faut, pour qu'elle puisse en être aussi. Chaque WIP est enregistré, et toute personne dans un autre fuseau horaire peut toujours le regarder après coup.

Quel est l'objectif de notre réunion d'équipe hebdomadaire ?

Comme le dit Alex, notre ambition est d'être « le moyen le plus simple de créer et de gérer des formations en ligne de qualité », et le WIP fait avancer toute l'équipe vers ce but, ensemble. Il s'agit de tenir chacun informé et d'être aussi transparents que possible sur nos décisions, nos objectifs et leurs raisons. C'est une vue d'ensemble et une séance de stratégie : les retours détaillés et les longues discussions viennent plus tard, avec les personnes concernées.

Chaque semaine, le WIP rend les choses limpides :

• Ce qui figure sur la feuille de route et ce sur quoi nous nous concentrons
• Ce qui est en cours, ce que nous avons terminé et ce qui est parti en production
• Ce que nous montrent nos recherches internes
• Ce que disent nos clients : avis, retours et grands changements de leur côté
• Comment l'entreprise évolue
• Les personnes à fêter, pour leur travail, une réussite ou un événement de leur vie personnelle

Comment une réunion d'équipe hebdomadaire rapproche une équipe à distance

Le WIP est la seule réunion où tout le monde se retrouve dans la même salle ou sur le même appel, des collègues à distance aux stagiaires. Comme nous savons tous qui travaille sur quoi, il est facile de repérer où deux équipes pourraient collaborer, et les idées arrivent plus vite à la bonne personne. Cela nous sort de nos petites cases, et nous voyons comment chacun aide l'entreprise à grandir.

La visibilité nourrit aussi le moral : quand quelqu'un présente son travail et que toute l'équipe réagit sur le moment, ce retour immédiat motive une petite équipe semaine après semaine.

Une réunion hebdomadaire de tout le personnel est-elle une perte de temps ?

Comme toute startup, nous traversons des phases. Quand nous avons trop de réunions, nous prenons du recul, nous les passons en revue et nous coupons. Quand le temps manque pour échanger, partager des idées et travailler ensemble, nous en remettons.

Le WIP est la seule réunion où nous voulons tout le monde, parce qu'elle façonne la culture d'entreprise que nous voulons créer.

Je travaille de plus en plus avec notre équipe d'ingénieurs, je parle aux clients, je mène nos entretiens pour les études de cas clients et je recueille les retours de tous les services au fil de la semaine : la plupart des jours, je sais donc déjà ce qui se passe, et je n'ai pas besoin du WIP pour me tenir au courant.

Si je suis là, c'est parce que je crois qu'une équipe performante ne se résume pas à ce que nous développons : elle tient aussi aux liens que nous tissons entre nous, à ce que l'on ressent en arrivant au bureau, au fait de se connaître en dehors du travail, et de prendre plaisir au temps passé ensemble (et nous en passons beaucoup !).

Je veux faire partie d'une équipe où je passe de bons moments, où je me sens valorisée et aimée, et où je peux donner le meilleur de ma créativité. Alex et Travis pensent la même chose de la culture que nous bâtissons. Nous sommes une équipe performante, et nous avons aussi le droit d'apprécier le temps que nous passons ensemble.

Fêter les petites victoires au travail

Pour moi, le vendredi sert à une chose : que chaque personne se sente reconnue à sa juste valeur. Un encouragement bien sonore (et sans doute un peu agaçant), des applaudissements, et les petits moments, les progrès et les objectifs fêtés comme il se doit. Quand quelqu'un présente ce sur quoi il travaille et obtient une réaction immédiate, cela change toute sa journée, et pour moi, cela vaut largement 30 minutes chaque semaine.

Si vous songez à rejoindre Coursebox AI, voilà à quoi ressembleront vos vendredis !