Découvrez comment organiser une formation sur la conformité des soins de santé afin de préserver la confiance des patients et de minimiser les risques. Découvrez comment votre organisation peut rester prête pour l'avenir.
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La formation à la conformité des soins de santé joue un rôle majeur dans le maintien de la confiance, la réduction des risques et la protection des patients et du personnel. Plus important encore, il protège les établissements de santé contre les violations qui entraînent des pertes moyennes d'environ 10,93 millions de dollars par événement. Pourtant, pour de nombreuses organisations, cela représente toujours une obligation. C'est quelque chose qui doit être fait plutôt que quelque chose qui vaut la peine d'être bien fait.
En vérité, l'entraînement n'a pas besoin d'être routinier ou oubliable. Il peut être clair, engageant et adapté aux défis du monde réel. La bonne approche aide les équipes à acquérir la confiance et les connaissances nécessaires pour réagir correctement dans des situations à enjeux élevés.
Notre article couvre les stratégies et les outils nécessaires à la formation à la conformité des soins de santé. Nous présentons également des conseils et des meilleures pratiques à garder à l'esprit au cours de ce processus.
La formation à la conformité des soins de santé est le processus qui consiste à informer le personnel des lois, réglementations et normes éthiques qui s'appliquent à ses fonctions. Il couvre des sujets tels que la confidentialité des patients (HIPAA), les pratiques de facturation, la sécurité au travail et le traitement des informations de santé protégées (PHI).
La formation ne se limite pas aux médecins et aux infirmières. Elle s'applique également au personnel médical de première ligne et au personnel administratif.
Chaque membre de l'équipe doit comprendre comment ses actions quotidiennes sont liées aux exigences légales. Par exemple, une infirmière qui accède aux dossiers des patients doit savoir quelles informations peuvent être partagées et avec qui. De même, un spécialiste de la facturation doit savoir comment coder les procédures avec précision pour éviter les erreurs de remboursement.
Les établissements de santé qui ne proposent pas de formation continue en matière de conformité peuvent s'exposer à des amendes, à une atteinte à leur réputation et à des poursuites judiciaires.
Prenons l'exemple d'une grande clinique ambulatoire. Il a été audité après qu'une violation de données ait révélé les dossiers des patients. Les enquêteurs ont découvert que le personnel n'avait pas reçu de formation sur le traitement approprié des e-mails contenant des PHI. La violation aurait pu être évitée grâce à une formation à la conformité opportune axée sur la communication numérique.
Si vous tenez compte du fait qu'IBM estime que le coût moyen d'une violation de données dans le secteur de la santé est de 4,45 millions USD, la formation dans le domaine de la santé devient encore plus importante.
Toute organisation qui gère des informations sur les patients est censée respecter des normes légales et éthiques spécifiques. L'une des exigences fondamentales est la formation autour de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
La loi établit des règles pour protéger les données sensibles des patients et s'applique aux hôpitaux, aux cliniques, aux assureurs et même aux fournisseurs qui entrent en contact avec les dossiers médicaux. Formation HIPAA se concentre sur les pratiques de confidentialité, la sécurité des données et la manière de gérer les informations de santé sans violer les droits des patients.
Cependant, la HIPAA n'est pas la seule réglementation qui compte. Selon la nature de l'établissement, la formation peut également inclure les normes de l'OSHA en matière de sécurité au travail, la False Claims Act (qui traite de la fraude en matière de facturation) ou le respect des règles spécifiques à l'État concernant le consentement et la divulgation des patients.
Par exemple, le personnel d'un établissement de santé comportementale peut avoir besoin d'une formation supplémentaire sur la protection des dossiers de santé mentale. De même, aux États-Unis, les personnes qui travaillent avec des patients de Medicare peuvent avoir besoin d'une formation sur les lois anti-pots-de-vin.
La plupart des formations sur la conformité des soins de santé doivent avoir lieu au moins une fois par an. Cela commence généralement lors de l'intégration des employés. Ensuite, vous pouvez organiser des sessions annuelles pour tenir le personnel informé des lois en vigueur.
Cependant, la formation ne doit pas s'arrêter là. Des mises à jour périodiques tout au long de l'année permettent de maintenir la pertinence du matériel et de réduire les risques. Si un nouveau règlement est introduit ou si une politique est mise à jour, une session de formation opportune devrait suivre.
Certaines organisations incluent également des mises à jour spécifiques aux rôles lorsque les employés changent de poste ou de département. Par exemple, un membre du personnel de réception promu à un poste de facturation peut avoir besoin d'une formation supplémentaire sur les normes de conformité financière.
Maintenant que vous comprenez l'importance de la formation liée aux soins de santé, nous allons vous présenter un guide étape par étape pour créer ce matériel de formation.
Chaque établissement de santé est différent. Commencez par identifier les lois et les normes qui s'appliquent à votre organisation. Bien que la loi HIPAA soit obligatoire pour toute personne manipulant des données de patients, les organisations de santé aux États-Unis peuvent également avoir besoin d'inclure :
Créez une liste des sujets de formation requis en fonction de vos services, de votre taille et de votre structure. Par exemple, les besoins en matière de conformité d'une petite clinique de soins d'urgence seront différents de ceux d'un grand réseau hospitalier.
Évitez les objectifs vagues tels que »comprendre la loi HIPAA. » Définissez plutôt ce que vos employés devraient faire après la formation.
Voici quelques exemples éloquents :
Chaque module d'apprentissage devrait être lié à des tâches spécifiques, et pas seulement à une prise de conscience générale.
La conformité des soins de santé est remplie de zones grises. C'est pourquoi les exemples génériques ne sont pas d'une grande utilité. Réaliste, scénarios spécifiques à l'emploi donnez aux gens quelque chose à quoi s'identifier.
Supposons que vous formiez le personnel de réception. L'un des scénarios pourrait être le suivant :
Le conjoint d'un patient demande les résultats de laboratoire alors que le patient est encore en chirurgie. Quelles informations, le cas échéant, peuvent être partagées ?
Ou, pour le personnel clinique :
Une infirmière publie une photo sur les réseaux sociaux avec le dossier d'un patient visible en arrière-plan. Quelles en sont les conséquences ?
Divisez chaque scénario en une courte histoire, suivie de questions ou de discussions. Cette approche encourage la pensée critique et ancre la formation dans les décisions quotidiennes.
Essayer de tout regrouper en une seule longue séance entraîne de la fatigue et une mauvaise rétention. Organisez plutôt votre formation en modules courts et ciblés.
Par exemple :
Chaque module ne doit pas durer plus de 20 à 30 minutes. Si vous vous entraînez en présentiel, prévoyez du temps pour la discussion. Pour les cours en ligne, incluez des points de contrôle ou de courts questionnaires après chaque section.
N'oubliez pas que chaque membre de votre organisation apprendra le mieux d'une manière différente. Certaines personnes ont tendance à mieux assimiler les informations par le biais de supports visuels, tandis que d'autres préfèrent les activités pratiques.
Il est donc préférable d'utiliser une combinaison de formats, tels que :
La langue que vous utiliserez pour votre cours sera également importante. Essayez d'utiliser un langage clair que tout le monde peut comprendre.
Un cours de formation doit être mis à jour au fil du temps, comme nous l'avons indiqué précédemment. Quelqu'un doit également suivre la participation et tout organiser.
Décidez qui est responsable de la planification des sessions de formation et du suivi auprès du personnel qui ne respecte pas les délais. Vous pouvez également désigner quelqu'un pour mettre à jour les modules lorsque les lois changent. La même personne peut également documenter l'achèvement des audits et des inspections.
Si possible, utilisez système de gestion de l'apprentissage (LMS) pour simplifier ce processus. Un créateur de cours comme Boîte de cours qui vous permet également de présenter des cours est un bon choix à cet égard. Ses capacités de génération de cours alimentées par l'IA, associées à des Génération d'évaluations par IA et la notation, vous permettent de créer rapidement du matériel de formation et de suivre les progrès des apprenants en temps réel.
La plateforme étant disponible à la fois sur le Web et sur mobile, vos employés peuvent apprendre à leur propre rythme, comme ils le souhaitent.
Les lois, les technologies et les flux de travail évoluent au fil du temps. Votre programme de formation doit donc être mis à jour au moins une fois par an. Vous pouvez également demander des commentaires à vos apprenants afin de déterminer ce que vous pourriez avoir besoin de modifier dans le matériel de cours.
Aidez les employés à signaler des politiques peu claires ou à suggérer des améliorations, car la saisie bidirectionnelle vous permet de maintenir la pertinence et la praticité de la formation au fil du temps.
Voici quelques conseils pour maintenir votre formation en matière de conformité à la hauteur :
Lorsque vous rendez la formation pratique, les gens la prendront probablement au sérieux, ce qui fait toute la différence.
Pour les organisations de santé, la formation à la conformité n'est pas seulement une obligation mais aussi une responsabilité. Cela a un impact sur tout, de la crédibilité de votre organisation aux soins aux patients.
Il est donc important que vous planifiiez soigneusement le programme de formation en mettant clairement l'accent sur la pertinence. Le programme devrait soutenir votre équipe et mettre en ligne les normes dont dépendent les soins de santé.
La formation à la conformité enseigne au personnel à repérer les risques et à y réagir avant qu'ils ne s'aggravent. Lorsque les employés comprennent le traitement correct des données, les protocoles de signalement des violations et les pratiques de communication sécurisées, la probabilité d'incidents coûteux diminue.
Des modules spécifiques aux rôles aident le personnel à apprendre des scénarios qui reflètent ses décisions quotidiennes. Par exemple, les équipes administratives se concentrent sur le traitement des PHI dans le cadre de la communication. De même, le personnel clinique reçoit des conseils sur la protection de la vie privée des patients pendant la prestation des soins afin que la formation reste pratique.
Des scénarios réalistes plongent les apprenants dans les moments de prise de décision, les incitant à appliquer les lois et les politiques dans leur contexte. Une telle approche expérientielle permet d'approfondir la compréhension, de mettre en évidence les zones grises et d'aider le personnel à se remémorer les mesures à prendre sous pression, ce qui est important dans les environnements de soins de santé à enjeux élevés.
Oui, de nombreux outils d'IA tels que Coursebox rationalisent la formation à la conformité des soins de santé en permettant la création rapide de cours et le suivi des progrès en temps réel. La génération de cours alimentée par l'IA de Coursebox transforme automatiquement les documents et supports existants en cours attrayants, tandis que la génération et la notation automatisées des évaluations par IA simplifient les tests et le suivi de la participation des apprenants. La plateforme propose également un chatbot basé sur l'IA qui fournit une assistance instantanée aux apprenants, réduisant ainsi la charge administrative et garantissant un engagement continu.
Lorsqu'elle est présentée comme un outil de protection des patients et des professionnels, la formation à la conformité favorise une culture de responsabilité et de confiance. Le personnel commence à considérer les réglementations comme faisant partie intégrante de la qualité des soins, ce qui favorise naturellement une plus grande cohérence dans l'ensemble de l'organisation.
