Cómo HITsa redujo el tiempo de creación de cursos en un 67% y ahorró cerca de 1.000 horas al año

HITsa es una organización de formación profesional registrada (RTO) de Australia. Al trasladar la creación de cursos y la administración de estudiantes a Coursebox, su equipo eliminó cientos de horas manuales al año y las destinó a la formación.

Los diseñadores instruccionales de HITsa dedicaban unos tres días a investigar y redactar cada unidad nueva antes de que los estudiantes pudieran usarla. Una unidad estándar tardaba 30 horas en crearse. Los módulos más grandes de cuidado infantil superaban las 90 horas. HITsa produce docenas de unidades al año en una amplia variedad de oficios, así que ese tiempo se acumulaba muy rápido.

La administración pesaba igual de mucho. El gestor de sistemas y procesos y su equipo hacían seguimiento de las matrículas y los resultados de los estudiantes en varias sedes. Eso ocupaba a cuatro miembros del personal un 20% completo de su semana, cada semana. La mayor parte de este trabajo era entrada manual de datos y conciliación de registros entre dos sistemas que no se comunicaban entre sí.

HITsa pasó al plan Business de Coursebox tanto para la producción de contenido como para la administración de estudiantes. Dos cosas marcaron la mayor diferencia.

Creación de cursos con IA

El diseñador instruccional sube el material de origen y Coursebox lo convierte en contenido de curso estructurado. Eso redujo la creación de unidades de 30 horas a unas 10. El equipo también ha empezado a usar la creación de evaluaciones con IA, lo que está acercando el ahorro total por unidad al 80%.

Integración personalizada de SMS (JobReady)

Coursebox se conecta directamente con el sistema de gestión de estudiantes de HITsa (JobReady), por lo que la entrada manual de datos que antes consumía horas cada semana ha desaparecido. Las actualizaciones de matrícula, los resultados y el acceso de los estudiantes ahora se sincronizan solos. Su plataforma anterior necesitaba soluciones improvisadas para lo mismo.

67% más rápido en la producción de cursos

La creación de unidades pasó de 30 horas a 10. Los módulos más grandes de cuidado infantil mejoraron en un margen similar. Con la creación de evaluaciones con IA ya integrada, el equipo espera que el ahorro total llegue al 80% por unidad.

Cerca de 1.000 horas recuperadas cada año

En las docenas de unidades que HITsa crea cada año, el tiempo de creación más rápido se traduce en unas 1.000 horas devueltas al equipo, con más previstas a medida que las herramientas de IA para evaluaciones asuman más tareas.

Cerca de 10 horas semanales de administración eliminadas

Cuatro miembros del personal dedicaban el 20% de su semana a la gestión de estudiantes. La integración de Coursebox y JobReady automatizó la mayor parte, devolviendo ese tiempo a tareas que sí necesitan a una persona.

Estudiantes que razonan con más profundidad

La corrección automática de respuesta abierta de Coursebox cambió la forma en que los estudiantes abordan las evaluaciones. El equipo de HITsa notó que los estudiantes razonaban de forma más completa en sus respuestas, en lugar de escribir lo mínimo, y esto no supuso tiempo de corrección adicional para los formadores.

HITsa ya ha puesto en marcha nuevos programas en Coursebox, incluido un curso RSA cuya primera cohorte de 15 estudiantes lo completó en su totalidad. A continuación, el equipo quiere que la creación de evaluaciones con IA funcione en todas las unidades, lo que espera que lleve el ahorro de tiempo del 67% al 80%.

La integración con JobReady, que impulsó la mayor parte del ahorro administrativo, es también el punto de partida para automatizar más tareas de proceso en todas las sedes.