Wöchentliches Teammeeting: So teilt unser Startup-Team jeden Freitag seine Arbeit

Wer wissen möchte, wie es ist, bei Coursebox AI zu arbeiten, fängt am besten mit unserem Freitagsmeeting an.

Jeden Freitag um 12:00 Uhr Perth-Zeit lässt das ganze Team von Coursebox AI für 30 Minuten alles stehen und liegen: Das Team in Perth drängt sich in einen Besprechungsraum, alle anderen schalten sich von überall auf der Welt online dazu. Wir nennen das WIP, kurz für Work in Progress, ich selbst sage allerdings lieber VIP, weil das einfach mehr Spaß macht!

Dieses Meeting haben wir ganz bewusst entworfen, ausprobiert und von allem befreit, was uns nicht gefallen hat, und noch sind wir nicht am Ziel.

Warum wir ein wöchentliches Teammeeting eingeführt haben

Unser Entwicklungsteam steckt die meiste Zeit der Woche tief in einem einzigen Teil des Produkts, sei es ein neues Feature, ein Bugfix oder ein kleiner Winkel im Code. Wir wollten, dass jede einzelne Person in jeder Abteilung auch das große Ganze sieht, also die Strategie und den Platz, den die eigene Arbeit darin einnimmt.

Wie wir unser wöchentliches Teammeeting getestet und verändert haben

Test 1: Mittagessen mit Showprogramm

Die erste Version war ein Meeting beim Mittagessen: Wir aßen, während uns unsere Mitgründer Travis Clapp und Alex Hey sowie unser CTO Toni Arrebola durch alles führten, was in der Woche im Unternehmen passiert war. Mittagessen mit Showprogramm (zumindest nach meiner ganz persönlichen Lesart des streng geheimen und überaus wichtigen Wochenmeetings). Nun ja, das Essen nebenbei hat uns nicht gefallen, denn ein Strategie-Update zu kauen fühlte sich irgendwie seltsam an. Also haben wir den Termin behalten und das Essen verlegt: Heute gehen wir vor oder nach WIP gemeinsam essen, so wie an den meisten Tagen, an denen wir im Büro sind.

Test 2: Die Gründer reden, alle hören zu

Die Woche von Travis, Alex und Toni zu hören, hat seinen Zweck erfüllt, und alle hatten ein vollständiges Bild vom Unternehmen. Aber manchmal reichten Worte nicht aus, denn wir wollten auch sehen, wie das neue Feature aussieht und wie es funktioniert.

Test 3: Die Demos

Wir haben Leute aus dem Team gebeten, ihre Idee oder ihren Fortschritt kurz vorzustellen (kurz ist dabei ganz wichtig!). Das Entwicklungsteam zeigt ein neues Feature live, und wenn ich ein neues Video mit einer Kundenstimme für unsere Fallstudien habe, schaut sich das ganze Team es gemeinsam an. Es ist magisch zu sehen, wie sich ein Feature von einem Freitag zum nächsten verändert und wächst.

Test 4: Eine Uhrzeit, die für ein internationales Team funktioniert

Wir haben 12:00 Uhr Perth-Zeit gewählt, damit das Team in India, Adelaide und Sydney live dabei sein kann. Als Valentina Mercatini aus Montevideo in Uruguay zu uns stieß, bedeutete 12:00 Uhr Perth-Zeit für sie 1:00 Uhr nachts. Deshalb verschieben wir Tag und Uhrzeit inzwischen bei Bedarf, damit auch sie dabei sein kann. Jedes WIP wird aufgezeichnet, und wer in einer anderen Zeitzone sitzt, kann es sich jederzeit danach ansehen.

Wozu dient unser wöchentliches Teammeeting?

Unser Ziel ist, in Alex' Worten, „der einfachste Weg, hochwertige Online-Trainings zu erstellen und zu verwalten“, und WIP sorgt dafür, dass das ganze Team gemeinsam darauf hinarbeitet. Es geht darum, dass alle auf dem Laufenden sind und wir bei unseren Entscheidungen und Zielen sowie den Gründen dahinter so transparent wie möglich bleiben. Das Meeting ist ein Überblick und eine Strategierunde, detailliertes Feedback und längere Gespräche folgen später mit den jeweils Beteiligten.

Jede Woche macht WIP deutlich:

• Was auf der Roadmap steht und worauf wir uns konzentrieren
• Was in Arbeit ist, was wir abgeschlossen haben und was live gegangen ist
• Was unsere interne Recherche ergibt
• Was unsere Kunden uns zurückmelden: Bewertungen, Feedback und wichtige Veränderungen auf ihrer Seite
• Wie sich das Unternehmen verändert
• Wer einen Applaus verdient hat, sei es für die Arbeit, einen Erfolg oder etwas Persönliches

Wie ein wöchentliches Teammeeting ein Remote-Team zusammenrücken lässt

WIP ist das eine Meeting, bei dem alle im selben Raum oder im selben Call sind, von den remote arbeitenden Teammitgliedern bis zu den Praktikanten. Weil alle wissen, wer woran arbeitet, fällt es leicht zu erkennen, wo zwei Teams zusammenarbeiten könnten, und Ideen erreichen schneller die richtige Person. Es holt uns aus unseren kleinen Schubladen heraus und zeigt uns, wie alle anderen das Unternehmen voranbringen.

Sichtbarkeit sorgt außerdem für gute Stimmung: Wenn jemand seine Arbeit zeigt und das ganze Team sofort reagiert, hält dieses unmittelbare Feedback ein kleines Team Woche für Woche motiviert.

Ist ein wöchentliches Meeting für alle Mitarbeitenden Zeitverschwendung?

Wie jedes Startup durchlaufen wir Phasen. Wenn wir zu viele Meetings haben, treten wir einen Schritt zurück, schauen sie uns noch einmal an und streichen welche. Wenn die Zeit fehlt, um zu reden, Ideen auszutauschen und zusammenzuarbeiten, führen wir sie wieder ein.

WIP ist das eine Meeting, bei dem wir alle dabeihaben wollen, weil es die Kultur prägt, die wir aufbauen möchten.

Ich arbeite immer enger mit unserem Entwicklungsteam zusammen, spreche mit Kunden, führe unsere Interviews für Kunden-Fallstudien und bekomme während der Woche Feedback aus jeder Abteilung, sodass ich an den meisten Tagen ohnehin weiß, was bei uns los ist, und WIP nicht brauche, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Ich bin trotzdem dabei, weil ich überzeugt bin, dass ein leistungsstarkes Team nicht nur davon lebt, was wir entwickeln, sondern auch von den Verbindungen untereinander: wie wir uns fühlen, wenn wir ins Büro kommen, ob wir uns auch außerhalb der Arbeit kennen und ob wir gern Zeit miteinander verbringen (und das ist eine ganze Menge Zeit!).

Ich möchte Teil eines Teams sein, in dem ich gern meine Zeit verbringe, in dem ich mich wertgeschätzt und gut aufgehoben fühle und in dem ich meine kreativste Seite zeigen kann. Alex und Travis sehen die Kultur, die wir aufbauen, genauso. Wir sind ein leistungsstarkes Team, und wir dürfen die gemeinsame Zeit ruhig auch genießen.

Kleine Erfolge im Job feiern

Am Freitag will ich vor allem eines erreichen: Jede einzelne Person soll sich gesehen fühlen, mit einem richtig lauten (und vermutlich ein bisschen nervigen) Shout-out, mit Applaus und mit Jubel für die kleinen Momente, die Verbesserungen und die Ziele. Wer zeigt, woran er gerade arbeitet, und sofort eine Reaktion bekommt, erlebt danach einen ganz anderen Tag, und das ist mir 30 Minuten pro Woche allemal wert.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, zu Coursebox AI zu wechseln: So sehen Ihre Freitage bei uns aus!