Sie fragen sich, wie Sie kostspielige HIPAA-Strafen vermeiden können? Erfahren Sie, wie Sie HIPAA-Schulungen für Audits durchführen und Ihre Mitarbeiter mithilfe von Coursebox schulen.
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Für eine Gesundheitsorganisation gibt es nichts Wichtigeres als die HIPAA-Konformität. So bleiben Ihre geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) vertraulich, intakt und immer verfügbar. Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung der Vorschriften zu Bußgeldern in folgenden Bereichen führen 141 bis 2,1 Millionen US-Dollar für wiederholte Verstöße.
HIPAA-Audits sind eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Team alle relevanten Vorschriften einhält. Außerdem können Sie so Lücken und Schwachstellen in Ihrer aktuellen Compliance-Strategie identifizieren. Auf diese Weise ist Ihr Unternehmen auf alle Fälle bestens vorbereitet Prüfungen durch das Amt für Bürgerrechte (OCR).
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie regelmäßige HIPAA-Audits im Rahmen Ihrer
Das Office for Civil Rights (OCR) setzt die Einhaltung des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) durch. Ihre Aufgabe ist es, die Gesundheitsinformationen von Patienten zu schützen, Datenschutzverletzungen zu untersuchen und, was am wichtigsten ist, Audits durchzuführen, um die HIPAA-Konformität einer Organisation zu überprüfen.
Es gibt vier gängigste Arten von HIPAA-Audits, die Sie als Unternehmen erwarten können:
Der erste Schritt, um auf jede Art von HIPAA-Audit vorbereitet zu sein, besteht darin, zu wissen, was eines auslöst. Hier sind die häufigsten Ursachen.
Unter dem Regel zur Meldung von Verstößen, Ihre Organisation muss PHI-bezogene Verstöße an OCR melden. Abhängig von der Anzahl der betroffenen Datensätze, der Dauer der Gefährdung und den ergriffenen Abhilfemaßnahmen kann es sein, dass Sie einer Prüfung unterzogen werden oder nicht. Im Jahr 2021 erhielt OCR 609 Berichte über Verstöße, die sich auf Folgendes auswirkten etwa 37 Millionen Menschen.
Beschwerden von Patienten oder Mitarbeitern über HIPAA-Verstöße können ebenfalls zu Audits führen. Beispielsweise könnte jemand die unzulässige Verwendung oder Offenlegung von PHI, den Nichtzugang zu medizinischen Unterlagen oder die unbefugte Verwendung von PHI zu Marketingzwecken melden. Im Jahr 2021 erhielt OCR über 34.000 solcher Beschwerden — ein Anstieg von 39% innerhalb von fünf Jahren
Ihr Unternehmen kann einer Prüfung unterzogen werden, wenn Sie keine gründlichen Risikoanalysen durchführen oder nicht über die richtigen Sicherheitssysteme für elektronische PHI verfügen. OCR-Untersuchungen haben ergeben, dass viele Verstöße durch angemessene Risikobewertungen hätten verhindert werden können.
Wenn Ihr Unternehmen in der Vergangenheit Verstöße begangen hat, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit Folgeprüfungen konfrontiert werden, höher. Auf diese Weise kann OCR sicherstellen, dass Sie die Korrekturmaßnahmenpläne (CAPs) einhalten, und sogar kostspielige Strafen für ungelöste Compliance-Probleme verhängen.
Wenn Sie gezielte Audits vermeiden und die HIPAA-Konformität vor einem Audit sicherstellen möchten, müssen Sie proaktive Compliance-Strategien implementieren. So können Unternehmen HIPAA-Schulungen für ihre gesamte Belegschaft implementieren.
OCR gibt an, dass die meisten Datenschutzverletzungen mit einem gründlichen Risikobewertungsplan vermieden werden können. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die sich mit elektronischen PHI befassen, da sie anfälliger für Verstöße sind. Sie müssen alle Standorte untersuchen, an denen ePHI erstellt, empfangen, verwaltet oder übertragen werden, um potenzielle Cyberangriffe oder menschliches Versagen zu erkennen.
Sobald Sie die Schwachstellen Ihres Systems gefunden haben, können Sie die richtigen Schutzmaßnahmen implementieren, unabhängig davon, ob es sich um eine Verschlüsselung oder eine Firewall handelt, und Ihre Mitarbeiter darin schulen, diese Risiken zu beheben, wenn sie auftreten. Am wichtigsten ist, dass Sie die gesamte Bewertung als Nachweis für die Texterkennung dokumentieren.
Wussten Sie, dass unzureichende Richtlinien und Verfahren sind die häufigsten Gründe für nicht bestandene HIPAA-Audits? Es gibt drei Arten von Richtlinien und Verfahren, auf die Sie sich konzentrieren sollten:
Vor allem muss Ihr Unternehmen diese Richtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren, insbesondere wenn sich das HIPAA geändert hat. Experten sind der Meinung, dass Gesundheitsbehörden eine Aktualisierung der Richtlinien anstreben sollten mindestens einmal im Jahr, auch wenn die Vorschriften dieselben sind.
Ganz gleich, ob Sie es mit physischen oder ePHI zu tun haben, Ihr Unternehmen sollte über die richtigen Sicherheitsmaßnahmen zu seinem Schutz verfügen. Die gängigste Wahl ist die Verschlüsselung, die Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung schützt.
Die Implementierung strenger Zugriffskontrollen, wie z. B. der Multifaktor-Authentifizierung, ist eine weitere bewährte Methode, da sie dazu beiträgt, unbefugten Zugriff auf ePHI zu verhindern. Unternehmen müssen auch genau beobachten, wer ihr Netzwerk nutzt, und über Systeme zur Erkennung von Eindringlingen verfügen, um potenzielle Sicherheitslücken zu erkennen, bevor sie passieren.
Für Einrichtungen, die physische Daten speichern, ist es absolut wichtig, über die richtigen Systeme zu verfügen, um Diebstahl oder unbefugten Zugriff zu verhindern.
Schließlich müssen Sie in Ihrer Gesundheitsorganisation eine Compliance-Kultur schaffen. Studien zeigen, dass Unternehmen mit Cybersicherheit Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme zeige ein Rückgang der sicherheitsrelevanten Vorfälle um 70%.
Die Mitarbeiter müssen eine HIPAA-Schulung zu Richtlinien und Verfahren erhalten, um ihre Rolle beim Schutz personenbezogener Daten zu verstehen. Sie können Online-Kurse zum Thema Sicherheit mit Tools wie erstellen Kursbox um Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, auch unterwegs geschult zu werden.
Wenn Sie über ein bevorstehendes HIPAA-Audit für Ihre Einrichtung informiert wurden, können Sie sich wie folgt vorbereiten:
Das Erste, was OCR bei ihrer Prüfung verlangt, sind Dokumente, die Ihre Compliance-Bemühungen belegen. Aus diesem Grund müssen Sie die Dokumentation der Richtlinien, Verfahren und Mitarbeiterschulungen auf dem neuesten Stand halten. Dazu gehört auch die Einhaltung der Datenschutz-, Sicherheits- und Melderegeln bei Verstößen.
Am wichtigsten ist, dass Sie Dokumente Ihrer Risikoeinschätzungen haben. Im Jahr 2017 66% der Organisationen hatte nicht die richtigen Dokumente zur Risikobewertung, was die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns erhöhen kann. Vergessen Sie abschließend nicht, gültige Geschäftspartnervereinbarungen (BaaS) aufzubewahren.
Sie können auch interne Audits durchführen, um Lücken in Ihren Compliance-Bemühungen zu finden, bevor die eigentliche Prüfung stattfindet. HIPAA-Checklisten und Online-Compliance-Kurse sind eine hervorragende Möglichkeit, um herauszufinden, was in Ihrer aktuellen Strategie fehlt. Regelmäßige interne Audits können Mängel in Bereichen wie Verschlüsselung oder Multifaktor-Authentifizierung (MFA) aufdecken, die 50% der Unternehmen scheitern an der Implementierung.
Der Compliance-Beauftragte Ihrer Einrichtung fungiert als Ansprechpartner zwischen Ihnen und OCR. Stellen Sie sicher, dass sie Zugriff auf die relevanten Unterlagen haben, wie z. B. Schulungsunterlagen, Sicherheitsprotokolle und Vorfallberichte. Sie sollten auch bereit sein, alle Fragen zu den HIPAA-Richtlinien und -Verfahren Ihres Unternehmens souverän zu beantworten.
Bei Audits überprüft OCR, ob Ihr Unternehmen die in HIPAA genannten administrativen, physischen und technischen Anforderungen einhält. Zu den häufigsten Schwerpunktbereichen gehört die Verschlüsselung (fehlt in 26% der Organisationen) und E-Mail-Sicherheit (27% nicht konform). Sie überprüfen auch Ihre Risikoeinschätzungen, BaaS, Aufzeichnungen zur Behandlung von Vorfällen und Richtlinien zur Benachrichtigung der betroffenen Patienten im Falle von Verstößen.
Ihre Bemühungen enden nicht, wenn Sie Ihr Audit bestanden haben. Tatsächlich sollte die HIPAA-Konformität eine ständige Praxis sein — nicht nur zur Vorbereitung auf OCR-Besuche. Hier sind einige Tipps, die Sie nach dem Audit beachten sollten:
Den HIPAA-Audits immer einen Schritt voraus zu sein, hat mehr Vorteile als nur die Vermeidung von Strafen — Sie können auch das Vertrauen der Patienten gewinnen, indem Sie deren Privatsphäre schützen. Ein proaktiver Ansatz mit regelmäßigen Kontrollen und einer soliden Schulung macht den Unterschied.
Wenn Sie möchten, dass HIPAA-Schulungen Ihrem Team weniger Kopfschmerzen bereiten, verwenden Sie Coursebox, um einfache Online-Kurse zu erstellen, die die Einhaltung der Vorschriften erleichtern.
