Reunião semanal da equipe: como a nossa startup compartilha o trabalho toda sexta-feira

Quer saber como é trabalhar com a equipe de Coursebox AI? Comece pela reunião que fazemos toda sexta-feira.

Toda sexta-feira, às 12:00 no horário de Perth, toda a equipe de Coursebox AI larga o que está fazendo por 30 minutos. Quem está em Perth se espreme na sala de reunião, e o resto entra online, de qualquer canto do mundo. Chamamos o encontro de WIP, de "work in progress" (trabalho em andamento), mas eu chamo de VIP, porque soa mais divertido!

Essa reunião não surgiu por acaso: nós a desenhamos, testamos, cortamos o que não funcionou para a gente e ainda estamos ajustando.

Por que criamos uma reunião semanal da equipe

A equipe de engenharia passa a maior parte da semana mergulhada em uma única parte do produto: uma funcionalidade nova, a correção de um bug ou um cantinho do código. Queríamos que cada pessoa, em todos os departamentos, enxergasse também a empresa inteira: a estratégia e o lugar que o seu trabalho ocupa nela.

Como testamos e mudamos a nossa reunião semanal

Teste 1: almoço e show

A primeira versão foi uma reunião na hora do almoço: comíamos enquanto os cofundadores, Travis Clapp e Alex Hey, e o nosso CTO, Toni Arrebola, contavam tudo o que tinha acontecido na empresa naquela semana. Almoço e show (ou, na minha interpretação totalmente pessoal, a altamente sigilosa e importantíssima reunião semanal). Bom... odiamos comer no meio daquilo (mastigar durante uma atualização de estratégia era estranho de um jeito difícil de explicar), então mantivemos o horário e tiramos a comida. Agora almoçamos juntos antes ou depois do WIP, como fazemos na maioria dos dias em que estamos no escritório.

Teste 2: os fundadores falam e todo mundo escuta

Ouvir a semana contada por Travis, Alex e Toni cumpriu o seu papel: todo mundo ficou com o retrato completo da empresa. Só que, às vezes, as palavras não bastavam, porque queríamos ver como era a funcionalidade nova e como ela funcionava.

Teste 3: as demonstrações

Pedimos que as pessoas da equipe apresentassem rapidinho a ideia ou o andamento do trabalho (rapidinho é importantíssimo!). A equipe de engenharia faz demonstrações ao vivo de funcionalidades novas e, quando tenho um novo vídeo de depoimento de cliente para os nossos estudos de caso, o time todo assiste junto. É mágico ver como uma funcionalidade muda e cresce de uma sexta-feira para a outra.

Teste 4: um horário que funcione para uma equipe internacional

Escolhemos 12:00 no horário de Perth para que a equipe na India, em Adelaide e em Sydney possa participar ao vivo. Quando Valentina Mercatini entrou para o time, direto de Montevideo, Uruguay, esse horário significava 1:00 da manhã para ela. Por isso, quando precisa, mudamos o dia e a hora, para que ela também faça parte. Todo WIP é gravado, e quem está em outro fuso horário pode assistir depois.

Qual é o objetivo da nossa reunião semanal?

Nas palavras de Alex, nosso objetivo é ser "a forma mais fácil de criar e gerenciar treinamentos online de alta qualidade", e o WIP mantém a equipe inteira caminhando junta nessa direção. A ideia é manter todo mundo atualizado e ser o mais transparente possível sobre as nossas decisões, as nossas metas e os porquês por trás delas. É uma visão geral e uma sessão de estratégia: o feedback detalhado e as conversas longas ficam para depois, com as pessoas envolvidas.

Toda semana, o WIP deixa claro:

• O que está no roadmap e em que estamos focados
• O que está em andamento, o que concluímos e o que foi para produção
• O que as nossas pesquisas internas estão mostrando
• O que os nossos clientes estão dizendo: avaliações, feedback e as grandes mudanças do lado deles
• Como a empresa está mudando
• Quem merece um momento de comemoração, por um trabalho, uma conquista ou algo que está acontecendo na vida pessoal

Como uma reunião semanal aproxima uma equipe remota

O WIP é a única reunião em que todo mundo está na mesma sala ou na mesma chamada, de colegas remotos a estagiários. Como todos sabem quem está trabalhando no quê, fica fácil perceber onde duas equipes podem somar forças, e as ideias chegam mais rápido à pessoa certa. Ele nos tira das nossas caixinhas e mostra como cada um está ajudando a empresa a crescer.

A visibilidade também sustenta o moral: quando alguém mostra o que fez e a equipe inteira reage na hora, esse retorno imediato mantém uma equipe pequena motivada semana após semana.

Uma reunião semanal com todo mundo é perda de tempo?

Como toda startup, passamos por fases. Quando temos reuniões demais, paramos, revisamos e cortamos. Quando falta tempo para conversar, trocar ideias e trabalhar juntos, trazemos a reunião de volta.

O WIP é a única reunião para a qual queremos todo mundo, porque ela molda o tipo de cultura que queremos criar.

Trabalho cada vez mais com a equipe de engenharia, converso com clientes, conduzo as entrevistas dos nossos estudos de caso com clientes e recebo feedback de todos os departamentos durante a semana. Na maioria dos dias, portanto, já estou por dentro do que acontece e não preciso do WIP para me manter informada.

Estou lá porque acredito que uma equipe de alta performance depende do que fazemos, mas também das conexões entre nós: como nos sentimos ao chegar ao escritório, se nos conhecemos fora do trabalho e se gostamos do tempo que passamos juntos (e passamos muito!).

Quero fazer parte de uma equipe em que eu goste do meu tempo, me sinta valorizada e acolhida e possa ser a versão mais criativa de mim. Alex e Travis pensam do mesmo jeito sobre a cultura que estamos construindo. Somos uma equipe de alta performance, e também podemos curtir o tempo juntos.

Comemorar as pequenas vitórias no trabalho

Para mim, a sexta-feira serve para garantir que cada pessoa se sinta valorizada: um agradecimento bem alto (e provavelmente um pouco chato), palmas, comemoração dos pequenos momentos, das melhorias e das metas. Quando alguém mostra no que está trabalhando e recebe uma reação na hora, o dia inteiro da pessoa muda, e para mim isso vale 30 minutos por semana.

Pensando em entrar para a equipe de Coursebox AI? É assim que vão ser as suas sextas-feiras!