Comment HITsa a réduit de 67 % son temps de création de formation et économisé environ 1 000 heures par an

HITsa est un organisme de formation agréé australien. En transférant la création de formations et la gestion administrative des apprenants vers Coursebox, l'équipe a supprimé des centaines d'heures de travail manuel chaque année, du temps qu'elle a pu réinvestir dans la formation.

Chez HITsa, les équipes chargées de l'ingénierie pédagogique passaient environ trois jours à rechercher et rédiger chaque nouvelle unité avant qu'un apprenant puisse s'en servir. Une unité standard demandait 30 heures de conception. Les modules de petite enfance, plus volumineux, dépassaient les 90 heures. HITsa produit des dizaines d'unités par an dans un large éventail de métiers, ce temps s'accumulait donc très vite.

La gestion administrative n'était pas en reste. Le responsable des systèmes et des processus et son équipe suivaient les inscriptions et les résultats des apprenants sur plusieurs sites. Cela mobilisait quatre membres du personnel à hauteur de 20 % de leur semaine, chaque semaine. Ce travail consistait principalement en saisie manuelle de données et en réconciliation des dossiers entre deux systèmes qui ne communiquaient pas entre eux.

HITsa est passé au plan Business de Coursebox pour la production de contenu et la gestion administrative des apprenants. Deux éléments ont fait la plus grande différence.

Création de formations avec IA

L'équipe d'ingénierie pédagogique importe la documentation source et Coursebox la transforme en contenu de formation structuré. La création d'une unité est ainsi passée de 30 à environ 10 heures. L'équipe a depuis commencé à utiliser aussi la création d'évaluations avec IA, ce qui pousse le gain total par unité vers 80 %.

Intégration SMS sur mesure (JobReady)

Coursebox s'intègre directement au système de gestion des apprenants (SMS) de HITsa, JobReady, ce qui a supprimé la saisie manuelle de données qui engloutissait des heures chaque semaine. Les mises à jour des inscriptions, les résultats et les accès des apprenants se synchronisent désormais automatiquement. Leur ancienne plateforme nécessitait des solutions de contournement peu pratiques pour la même tâche.

Une production de formations 67 % plus rapide

La création d'une unité est passée de 30 à 10 heures. Les modules de petite enfance, plus volumineux, ont progressé dans des proportions similaires. Avec la création d'évaluations avec IA désormais intégrée, l'équipe s'attend à ce que le gain total atteigne 80 % par unité.

Environ 1 000 heures récupérées chaque année

Sur les dizaines d'unités que HITsa conçoit chaque année, ce gain de rapidité représente environ 1 000 heures rendues à l'équipe, un chiffre appelé à augmenter à mesure que les outils d'évaluation avec IA prennent en charge davantage de tâches.

Environ 10 heures de gestion administrative en moins chaque semaine

Quatre membres du personnel consacraient 20 % de leur semaine à la gestion des apprenants. L'intégration entre Coursebox et JobReady en a automatisé la majeure partie, libérant ce temps pour des tâches qui nécessitent réellement une intervention humaine.

Des apprenants qui raisonnent plus en profondeur

La correction automatisée des réponses ouvertes de Coursebox a changé la façon dont les apprenants abordent les évaluations. L'équipe de HITsa a constaté que les apprenants raisonnaient de façon plus approfondie dans leurs réponses, au lieu de se contenter du strict minimum, sans que cela demande de temps de correction supplémentaire aux formateurs.

HITsa a déjà déployé de nouveaux programmes sur Coursebox, dont une formation RSA dont la première cohorte de 15 apprenants a terminé au complet. La prochaine étape pour l'équipe consiste à déployer la création d'évaluations avec IA sur toutes les unités, ce qui devrait faire passer le gain de temps de 67 % à 80 %.

L'intégration avec JobReady, à l'origine de l'essentiel des gains sur la gestion administrative, sert également de point de départ pour automatiser davantage leurs processus sur l'ensemble des sites.