الاجتماع الأسبوعي للفريق: كيف تتشارك شركتنا الناشئة عملها كل جمعة

إذا أردت أن تعرف كيف يبدو العمل في Coursebox AI، فابدأ باجتماع يوم الجمعة.

كل جمعة عند الساعة 12:00 بتوقيت بيرث، يترك فريق Coursebox AI بأكمله ما بين يديه لمدة 30 دقيقة. يتزاحم فريق بيرث في غرفة اجتماعات، وينضم الباقون عبر الإنترنت من مختلف أنحاء العالم. نسمّي الاجتماع WIP، أي «العمل قيد التنفيذ»، أما أنا فأسمّيه VIP لأن الاسم أمتع على اللسان!

صمّمنا هذا الاجتماع عن قصد، وجرّبناه، وتخلّينا عن الأجزاء التي لم تعجبنا، وما زلنا نطوّره حتى اليوم.

لماذا أطلقنا الاجتماع الأسبوعي للفريق

يقضي فريق الهندسة معظم الأسبوع منغمسا في جزء واحد من المنتج: ميزة جديدة، أو إصلاح خلل، أو زاوية صغيرة من الشيفرة البرمجية. أردنا أن يرى كل فرد في كل قسم الشركة بأكملها أيضا: الاستراتيجية، ومكان عمله منها.

كيف جرّبنا الاجتماع الأسبوعي للفريق وعدّلناه

التجربة 1: غداء وعرض

كانت النسخة الأولى اجتماع غداء: نأكل بينما يستعرض لنا مؤسسانا المشاركان Travis Clapp و Alex Hey، ومعهما المدير التقني Toni Arrebola، كل ما جرى في الشركة خلال الأسبوع. غداء مع عرض (أو هذا ما أفهمه أنا من هذا الاجتماع الأسبوعي شديد السرية والأهمية). المهم أننا كرهنا الأكل أثناءه (بدا لنا مضغ الطعام وسط تحديث الاستراتيجية أمرا غريبا)، فأبقينا الموعد ونقلنا الطعام. اليوم نتغدى معا قبل WIP أو بعده، كما نفعل في أغلب الأيام حين نكون في المكتب.

التجربة 2: المؤسسون يتحدثون والجميع يستمع

كان سماع أحداث الأسبوع من Travis و Alex و Toni مفيدا، وخرج الجميع بصورة كاملة عن الشركة. لكن الكلام وحده لم يكن كافيا أحيانا: أردنا أن نرى شكل الميزة الجديدة وكيف تعمل.

التجربة 3: العروض التوضيحية

طلبنا من أفراد الفريق أن يعرضوا فكرتهم أو تقدمهم بسرعة (والسرعة هنا مهمة جدا!). يعرض فريق الهندسة ميزة جديدة مباشرة، وحين يكون لديّ فيديو جديد لشهادة أحد العملاء ضمن دراسات الحالة لدينا، يشاهده الفريق كله معا. من الرائع أن ترى كيف تتغير الميزة وتنمو من جمعة إلى أخرى.

التجربة 4: موعد يناسب فريقا دوليا

اخترنا الساعة 12:00 بتوقيت بيرث ليتمكن زملاؤنا في الهند وأديلايد وسيدني من الانضمام مباشرة. وحين انضمت إلينا Valentina Mercatini من مونتيفيديو في أوروغواي، صار هذا الموعد يوافق الساعة 1:00 فجرا عندها، لذلك نغيّر اليوم والموعد عند الحاجة لتكون معنا هي أيضا. ويُسجَّل كل اجتماع WIP، فيستطيع أي شخص في منطقة زمنية مختلفة مشاهدته لاحقا.

ما الغاية من اجتماعنا الأسبوعي للفريق؟

على حد تعبير Alex، هدفنا أن نكون «أسهل طريقة لإنشاء وإدارة تدريب عالي الجودة عبر الإنترنت»، ويُبقي WIP الفريق كله يتحرك نحوه معا. الغاية أن يبقى الجميع على اطلاع، وأن نكون شفافين قدر المستطاع بشأن قراراتنا وأهدافنا وأسبابها. إنه اجتماع للصورة العامة وللاستراتيجية، أما الملاحظات التفصيلية والنقاشات الطويلة فتجري لاحقا مع المعنيين بها.

في كل أسبوع يوضح WIP ما يلي:

• ما الموجود في خارطة الطريق وما الذي نركز عليه
• ما هو قيد التنفيذ، وما أنجزناه، وما انتقل إلى بيئة الإنتاج
• ما تكشفه لنا أبحاثنا الداخلية
• ما يقوله عملاؤنا: التقييمات والملاحظات والتغييرات الكبرى في أعمالهم
• كيف تتغير الشركة
• من يستحق لحظة احتفاء، بسبب عمله أو إنجاز حققه أو مناسبة في حياته الشخصية

كيف يقرّب الاجتماع الأسبوعي فريقا يعمل عن بُعد

WIP هو الاجتماع الوحيد الذي يجتمع فيه الجميع في الغرفة نفسها أو على المكالمة نفسها، من الزملاء العاملين عن بُعد إلى المتدربين. وما دمنا نعرف جميعا من يعمل على ماذا، يسهل أن نلاحظ أين يمكن لفريقين أن يعملا معا، وتصل الأفكار إلى الشخص المناسب أسرع. إنه يُخرجنا من صناديقنا الصغيرة، ونرى كيف يساهم كل شخص آخر في نمو الشركة.

ظهور العمل أمام الجميع يرفع المعنويات أيضا: حين يعرض أحدهم عمله ويتفاعل الفريق كله معه في اللحظة نفسها، تحافظ هذه الملاحظات الفورية على حماس فريق صغير أسبوعا بعد أسبوع.

هل الاجتماع الأسبوعي لجميع الموظفين مضيعة للوقت؟

مثل كل شركة ناشئة، نمر بمراحل. حين تكثر اجتماعاتنا نتوقف ونراجعها ونقلّصها. وحين لا يتسع الوقت للحديث وتبادل الأفكار والعمل معا، نعيدها.

WIP هو الاجتماع الوحيد الذي نريد حضور الجميع فيه، لأنه يرسم ملامح ثقافة العمل التي نريد أن نصنعها.

أعمل أكثر فأكثر مع فريق الهندسة، وأتحدث مع العملاء، وأجري مقابلات دراسات الحالة مع العملاء، وأتلقى ملاحظات من كل قسم طوال الأسبوع، فأكون في معظم الأيام على دراية بما يجري ولا أحتاج إلى WIP لأبقى على اطلاع.

أحضر لأني أؤمن بأن الفريق عالي الأداء لا يقوم على ما ننجزه فحسب، بل على الروابط التي تجمع بيننا أيضا: كيف نشعر ونحن ندخل المكتب، وهل نعرف بعضنا خارج العمل، وهل نستمتع بالوقت الذي نقضيه معا (وهو وقت طويل!).

أريد أن أكون جزءا من فريق أستمتع فيه بوقتي، وأشعر فيه بالتقدير والمحبة، وأستطيع أن أكون فيه في أكثر حالاتي إبداعا. يشعر Alex و Travis بالشعور نفسه تجاه ثقافة العمل التي نبنيها. نحن فريق عالي الأداء، ومن حقنا أن نستمتع بوقتنا معا أيضا.

الاحتفاء بالإنجازات الصغيرة في العمل

بالنسبة لي، الجمعة فرصة للتأكد من أن كل فرد يشعر بقيمته: تحية عالية الصوت (وربما مزعجة قليلا)، وتصفيق، واحتفاء بالتفاصيل الصغيرة والتحسينات والأهداف. حين يعرض أحدهم ما يعمل عليه ويلقى تفاعلا فوريا، يتغير يومه كله، وهذا في نظري يستحق 30 دقيقة كل أسبوع.

إذا كنت تفكر في الانضمام إلى Coursebox AI، فهكذا ستبدو أيام الجمعة لديك!