تدريب المتطوعين: ما هو وكيفية تدريب المتطوعين

يعد التدريب التطوعي جزءًا مهمًا من أي مؤسسة أو شركة تعتمد على الأشخاص لدعم مهمتها. وهو أكثر شيوعًا في المنظمات غير الربحية. يغطي هذا النوع من التدريب مجموعة من الموضوعات، مثل إجراءات السلامة والسياسات التنظيمية ومعايير الاتصال والتعليمات الخاصة بالمهمة.

لسوء الحظ، 46.8% من الرؤساء التنفيذيين الإبلاغ عن تجنيد المتطوعين يمثل مشكلة كبيرة لمنظمتهم. إحدى الطرق لتحفيز المتطوعين هي من خلال التدريب المناسب. كما يعمل التدريب الفعال على بناء الشعور بالارتباط بين المتطوعين والمنظمة، مما يساعد على توضيح التوقعات.

ولكن ما هو تدريب المتطوعين بالضبط، ولماذا يهم؟ دعونا نستكشف المفهوم بالتفصيل ونتعلم بعض أفضل الممارسات التدريبية.

ما هو تدريب المتطوعين؟

يعمل التدريب التطوعي على إعداد الأشخاص لتولي أدوار داخل المنظمة. وهي تساعد المتطوعين على فهم مسؤولياتهم ومعايير السلامة ومتطلبات الامتثال وتوقعات المنظمة ومهمتها.

يمكن أن تغطي الجلسات المهام العملية وقواعد السلامة وإرشادات الاتصال والإجراءات القياسية. بعض التدريبات عملية، بينما يستخدم البعض الآخر أدلة مكتوبة أو الوحدات عبر الإنترنت.

الهدف الرئيسي من تدريب المتطوعين هو جعل المتطوعين واثقين وقادرين. المتطوعون المدربون جيدًا هم أقل عرضة لارتكاب الأخطاء وأكثر عرضة للشعور بالمشاركة. يضع التدريب أيضًا معيارًا مشتركًا، بحيث يتعامل الجميع مع المهام بنفس الطريقة.

لماذا يعد تدريب المتطوعين مهمًا؟

يمنح التدريب التطوعي الناس الثقة للقيام بالمهام دون تردد. عندما يفهم المتطوعون ما يجب القيام به وسبب أهميته، فإنهم يشعرون بالاستعداد والاحترام. هذا الشعور بالاستعداد يجعل من السهل عليهم المساهمة بفعالية.

يقلل التدريب الواضح أيضًا من الأخطاء وسوء الفهم. المتطوعون الذين يعرفون قواعد السلامة والإجراءات والبروتوكولات والسلوك السليم هم أقل عرضة لارتكاب الأخطاء أو تعريض أنفسهم أو الآخرين للخطر.

والأهم من ذلك، أن التدريب التطوعي يدعم المشاركة طويلة الأجل في المنظمات. المتطوعون الذين يشعرون بالكفاءة والاندماج هم أكثر عرضة للبقاء والاستمرار في إعطاء وقتهم. التوجيه المنتظم وتجديد المعلومات يبقيهم على اتصال بالمنظمة وأهدافها.

العناصر الأساسية لبرنامج تدريب المتطوعين

يجب أن يحتوي برنامج تدريب المتطوعين المصمم جيدًا على بعض المكونات الرئيسية. دعونا نلقي نظرة على عدد قليل منها.

1. نظرة عامة على المهمة والقيم

يحتاج المتطوعون إلى معرفة غرض المنظمة وأهدافها. يجب على المنظمات مشاركة المهمة والقيم معهم حتى يتمكنوا من رؤية كيف يساهم عملهم في بذل جهد أكبر. يوجه السياق عملية صنع القرار والسلوك للمتطوعين.

2. تعليمات خاصة بالدور

يجب أن يغطي التدريب الواجبات والمهام والبروتوكولات والعمليات الفريدة لكل دور تطوعي. يجب عليك تزويدهم بالإرشادات حول السلوك والمسؤوليات المتوقعة. هذا يساعد على منع الارتباك ويتيح للمتطوعين القيام بعملهم بثقة.

3. قواعد وسياسات السلامة

يجب أن يعرف المتطوعون إجراءات السلامة والقواعد التنظيمية وإرشادات السلوك ومتطلبات الامتثال وبروتوكولات الطوارئ لتقليل المخاطر على أنفسهم والأشخاص الذين يخدمونهم.

4. الأدوات والموارد

من المهم أن يتمكن المتطوعون من الوصول إلى الكتيبات والأدلة المرجعية ومعلومات الاتصال اللازمة لأدوارهم. تتيح الموارد التي يمكن الوصول إليها العثور على إجابات بسرعة وتنفيذ مهامهم بدقة.

5. الدعم والتطوير المستمر

لا ينتهي التدريب بعد الجلسة الأولى. المرطبات العادية والاختيارية فرص بناء المهارات مساعدة المتطوعين على البقاء على اطلاع وتحسين فعاليتهم بمرور الوقت.

كيفية توفير التدريب التطوعي؟

عند إنشاء خطة تدريب للمتطوعين، يجب أن تكون لديك فكرة واضحة عن احتياجات مؤسستك وما هي مهارات المتطوعين. كل دور له متطلبات مختلفة، والمتطوعون يجلبون مستويات مختلفة من الخبرة والمعرفة.

مع وضع هذه الأشياء في الاعتبار، استخدم الخطوات التالية لتوفير التدريب التطوعي.

الخطوة 1: تقييم احتياجات المتطوعين

يجب أن تكون الخطوة الأولى هي تحديد المهارات والمعرفة التي يحتاجها المتطوعون للنجاح. تتطلب بعض الأدوار مهارات فنية، بينما يعتمد البعض الآخر على القدرات الشخصية أو المعرفة بإجراءات السلامة.

وضح الغرض من التدريب: ما الذي يجب أن يعرفه المتطوعون أو يفعلونه أو يشعرون به بعد الانتهاء منه؟ يمكنك الإجابة على هذا من خلال النظر في مدى تعقيد الدور.

قد تتطلب المهام ذات المخاطر العالية أو الاتصال المباشر مع الجمهور تدريبًا أكثر تعمقًا من الوظائف وراء الكواليس. فكر أيضًا في أولويات مؤسستك. قد يشمل ذلك جودة الخدمة أو السرعة أو السلامة أو الاتساق بين العديد من المتطوعين.

الخطوة 2: تطوير محتوى التدريب

يجب أن يغطي محتوى التدريب المجالات الأساسية التي تشرح سبب أهمية عملهم. الجزء الأول المهم هنا هو مهمة المنظمة. يجب أن يفهم المتطوعون كيف يتماشى ذلك مع قيمهم وأهدافهم الشخصية.

التعليمات الخاصة بالدور مهمة بنفس القدر. يحتاج المتطوعون إلى إرشادات حول الواجبات والعمليات والسلوك المتوقع ومسؤوليات إعداد التقارير. استخدم أمثلة وسيناريوهات عملية لجعل التعليمات ملموسة.

يجب تضمين إجراءات السلامة والقواعد وبروتوكولات الطوارئ في جميع البرامج. يجب أن يعرف المتطوعون كيفية الاستجابة في المواقف المختلفة، مما يقلل من المخاطر ويبني الثقة.

في العديد من المنظمات، لا يقل التواصل أهمية عن أي موضوع آخر. يجب أن يفهم المتطوعون كيفية مشاركة التحديثات والتنسيق مع الموظفين والزملاء المتطوعين. إذا كانوا يعملون في حالات الطوارئ، فقم بتعليمهم كيفية طلب المساعدة وقوائم جهات الاتصال التي يمكنهم الرجوع إليها.

الخطوة 3: اختر تنسيقات التدريب وطرق التسليم

لدى المتطوعين جداول وتفضيلات تعليمية مختلفة، لذلك يجب عليك اختيار التنسيقات المناسبة لجعل التدريب قابلاً للاستخدام وفعالًا بالنسبة لهم. فيما يلي بعض الخيارات:

• كتيبات أو أدلة مكتوبة يمكن للمتطوعين قراءتها وفقًا لسرعتهم الخاصة
• ورش عمل شخصية أو جلسات توجيهية للتعلم العملي والأسئلة
• الوحدات عبر الإنترنت أو مقاطع الفيديو أو التعلم الإلكتروني الذاتي للتعلم عن بُعد
• برامج مختلطة تجمع بين الجلسات وجهًا لوجه والموارد الرقمية
• الأساليب التفاعلية مثل لعب الأدوار وتمارين السيناريو والمناقشات الجماعية وتوجيه الأقران

كل من هذه الأساليب تأتي مع مزاياها. على سبيل المثال، تقدم المواد المكتوبة مرجعًا، بينما تسمح الجلسات الشخصية بالتعليقات في الوقت الفعلي. إذا كنت تقوم بإنشاء دورات عبر الإنترنت، اجعلهم أكثر جاذبية من خلال إضافة تمارين تفاعلية تساعد المتطوعين على ممارسة المهارات في بيئة آمنة.

الخطوة 4: ربط التدريب بالأدوار وملفات تعريف المتطوعين

لا يحتاج جميع المتطوعين إلى نفس المستوى أو النوع من التدريب، حيث قد يكون لدى البعض خبرة سابقة بينما قد لا يكون لدى البعض الآخر. لذلك، يجب تكييف الدورات التدريبية مع تعقيد الدور وتجربة المتطوع. تلعب العوامل التالية دورًا.

• أدوار الدعم الأساسية مقابل المهام التي تتطلب مهارات فنية أو تفاعل مباشر مع العميل
• الوظائف ذات متطلبات الامتثال العالية، مثل العمل مع الفئات السكانية الضعيفة
• الخبرة السابقة للمتطوعين وتفضيلات التعلم
• جدولة مرنة للمتطوعين بدوام جزئي أو أولئك الذين لديهم وصول محدود إلى التكنولوجيا

عندما تقوم بتخصيص التدريب لهذه العوامل، يتلقى المتطوعون تعليمات ذات صلة دون تكرار غير ضروري. كما أنها تحترم وقتهم وتحافظ على المشاركة.

الخطوة 5: إنشاء نهج شامل

يجب تصميم التدريب بحيث يمكن لجميع المتطوعين الاستفادة. استخدم تنسيقات متعددة لتناسب أنماط التعلم المختلفة. على سبيل المثال، تلبي الأدلة المكتوبة والتسجيلات الصوتية ودروس الفيديو وقواعد المعرفة والدورات التدريبية عبر الإنترنت التفضيلات المختلفة.

قم بتوفير أماكن إقامة للمتطوعين ذوي الوقت المحدود أو الوصول إلى الأجهزة. توفير جلسات قصيرة ومعيارية لمساعدة المتطوعين بدوام جزئي. بالنسبة للمتطوعين بدوام كامل، يمكنك تقديم برامج ودورات أطول.

علاوة على ذلك، تسمح برامج الإرشاد للمتطوعين ذوي الخبرة بتوجيه الوافدين الجدد. يقوي توجيه الأقران المهارات ويخلق إحساسًا بالمجتمع.

تأكد من جمع التعليقات من المتطوعين بعد التدريب. ستساعدك إجاباتهم على فهم ما ينجح وتحسين البرنامج باستمرار. والأهم من ذلك، يشعر المتطوعون الذين يتم منحهم صوتًا في العملية بالتقدير والاستثمار في نجاح المنظمة.

الخطوة 6: التقييم والضبط

راقب فعالية البرنامج بانتظام. تتبع المقاييس مثل أداء المتطوعين والاحتفاظ والرضا وإكمال المهام. يمكنك أيضًا استخدام الاستطلاعات أو عمليات تسجيل الوصول غير الرسمية للكشف عن المجالات التي تحتاج إلى تحسين. ثم اضبط البرنامج بناءً على هذه الملاحظات.

كيف تدعم Coursebox تدريب المتطوعين؟

يتمثل جزء كبير من تدريب المتطوعين في اختيار أداة بناء الدورة التدريبية التي يمكنك استخدامها لإنشاء مواد تعليمية. Coursebox هو مثال ممتاز لمثل هذه المنصة.

يقوم بتحويل المستندات أو مقاطع الفيديو أو الشرائح أو مواقع الويب إلى دورات تدريبية كاملة في دقائق. توفر المنصة أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لإنشاء مقاطع فيديو ومسابقات وتقييمات وروبوتات محادثة، مما يمنح المتعلمين ملاحظات وإرشادات فورية.

يمكن أن يكون محتوى التدريب تفاعليًا للغاية، مع بطاقات تعليميةوالأكورديون وعلامات التبويب والمناقشات الاجتماعية. يمكن للمتطوعين الوصول إلى الدورات التدريبية على أي جهاز، ويسمح الدعم متعدد اللغات بالمحتوى بأكثر من 100 لغة بأصوات أصلية.

يتكامل Coursebox أيضًا مع أنظمة LMS الحالية أو مواقع الويب عبر SCORM أو LTI أو Zapier. باختصار، إنه حل كامل لإنشاء التدريب التطوعي وتقديمه وتتبعه وبيعه.

اشترك مجانًا الآن لإنشاء دورات تدريبية تطوعية فعالة لمؤسستك.

أسئلة وأجوبة حول تدريب المتطوعين

ما المدة التي يستغرقها تدريب المتطوعين؟

تعتمد مدة التدريب على الدور والتعقيد. قد تتطلب الأدوار الأساسية بضع ساعات، بينما قد تحتاج الوظائف ذات المهارات الفنية أو متطلبات الامتثال إلى جلسات متعددة على مدار أيام أو أسابيع.

ما الذي يجب أن يتضمنه برنامج تدريب المتطوعين؟

يجب أن يغطي البرنامج مهمة المنظمة والمهام الخاصة بالأدوار وإجراءات السلامة ومعايير الاتصال والأدوات والموارد وفرص التطوير المستمر أو تجديد المعلومات.

كيف تساعد Coursebox في إنشاء دورات تدريبية للمتطوعين؟

يقوم Coursebox بتحويل المستندات ومقاطع الفيديو ومواقع الويب والشرائح إلى مقررات دراسية منظمة بسرعة. وهي تتضمن اختبارات الذكاء الاصطناعي والدروس التفاعلية والتقييمات والبطاقات التعليمية ودرجات الذكاء الاصطناعي ومقاطع الفيديو التدريبية لجعل برامج التدريب جذابة وفعالة.

كيف يمكن للتدريب استيعاب احتياجات المتطوعين المختلفة؟

يمكنك تلبية احتياجات المتطوعين باستخدام التنسيقات المرنة والوحدات القصيرة والتمارين التفاعلية والمحتوى متعدد اللغات. تساعد المنصات مثل Coursebox في تقديم التدريب بتنسيقات ولغات مختلفة لتلبية متطلبات المتطوعين المتنوعة.

كم مرة يجب أن يتلقى المتطوعون التدريب؟

يستفيد المتطوعون من التوجيه الأولي والتنشيطات المنتظمة. يوصى بإجراء التحديثات كلما تغيرت الإجراءات أو الأدوار، للحفاظ على المهارات الحالية.