Como a HITsa reduziu o tempo de criação de cursos em 67% e economizou cerca de 1.000 horas por ano

HITsa é uma organização de treinamento registrada na Austrália. Ao migrar a criação de cursos e a administração de alunos para Coursebox, a equipe reduziu centenas de horas de trabalho manual por ano e devolveu esse tempo ao treinamento.

Os designers instrucionais da HITsa costumavam gastar cerca de três dias pesquisando e escrevendo cada nova unidade antes que qualquer aluno pudesse usá-la. Uma unidade padrão levava 30 horas para ser criada. Módulos maiores de cuidado infantil ultrapassavam 90 horas. A HITsa produz dezenas de unidades por ano em uma ampla variedade de ofícios, então esse tempo se acumulava muito rapidamente.

A administração era igualmente pesada. O gerente de sistemas e processos e sua equipe acompanhavam as matrículas e os resultados dos alunos em várias unidades. Isso ocupava 20% da semana de quatro funcionários, todas as semanas. A maior parte desse trabalho era entrada manual de dados e reconciliação de registros entre dois sistemas que não se comunicavam entre si.

HITsa migrou para o plano Business de Coursebox para produção de conteúdo e administração de alunos. Duas coisas fizeram a maior diferença.

Criação de cursos com IA

O designer instrucional envia o material de origem e Coursebox o transforma em conteúdo de curso estruturado. Isso reduziu a criação de unidades de 30 horas para cerca de 10. Desde então, a equipe também passou a usar a criação de avaliações com IA, o que está elevando a economia total por unidade para perto de 80%.

Integração SMS personalizada (JobReady)

Coursebox se conecta diretamente ao Sistema de Gestão de Alunos da HITsa (JobReady), então a entrada manual de dados que antes consumia horas toda semana acabou. Atualizações de matrícula, resultados e acesso dos alunos agora sincronizam automaticamente. A plataforma anterior exigia soluções alternativas trabalhosas para a mesma coisa.

Produção de cursos 67% mais rápida

A criação de unidades caiu de 30 horas para 10. Os módulos maiores de cuidado infantil melhoraram em uma proporção semelhante. Com a criação de avaliações com IA agora fazendo parte do processo, a equipe espera que a economia total chegue a 80% por unidade.

Cerca de 1.000 horas recuperadas por ano

Somando as dezenas de unidades que a HITsa cria por ano, o tempo de criação mais rápido resulta em aproximadamente 1.000 horas devolvidas à equipe, com mais economia esperada à medida que as ferramentas de avaliação com IA assumirem mais tarefas.

Cerca de 10 horas semanais de administração eliminadas

Quatro funcionários vinham dedicando 20% da semana à gestão de alunos. A integração entre Coursebox e JobReady automatizou a maior parte disso, devolvendo esse tempo para o trabalho que realmente precisa de uma pessoa.

Alunos raciocinando com mais profundidade

A correção automatizada de respostas abertas de Coursebox mudou a forma como os alunos abordam as avaliações. A equipe da HITsa percebeu que os alunos passaram a raciocinar de forma mais completa nas respostas, em vez de escrever o mínimo necessário, e isso não custou nenhum tempo extra de correção aos formadores.

A HITsa já colocou novos programas em Coursebox, incluindo um curso de RSA cuja primeira turma de 15 alunos foi concluída integralmente. Em seguida, a equipe quer que a criação de avaliações com IA esteja em funcionamento em todas as unidades, o que deve elevar a economia de tempo de 67% para 80%.

A integração com JobReady, responsável pela maior parte da economia administrativa, também é o ponto de partida para automatizar mais processos de trabalho entre as unidades.