Hoe HITsa de tijd voor het maken van cursussen met 67% verkortte en zo'n 1.000 uur per jaar bespaarde

HITsa is een erkende Australische opleidingsorganisatie. Door het maken van cursussen en de cursistenadministratie over te zetten naar Coursebox, bespaarde het team honderden uren handmatig werk per jaar en zette het die tijd weer in voor opleiding.

De instructional designers van HITsa besteedden vroeger ongeveer drie dagen aan het researchen en schrijven van elk nieuw cursusonderdeel voordat een cursist er iets mee kon. Een standaard cursusonderdeel kostte 30 uur om te bouwen. Grotere modules voor kinderopvang liepen op tot boven de 90 uur. HITsa produceert elk jaar tientallen cursusonderdelen in een breed scala aan vakgebieden, dus die tijd liep snel op.

De administratie was net zo zwaar. De systeem- en procesmanager en het team volgden inschrijvingen en resultaten van cursisten op meerdere locaties op. Dit kostte vier medewerkers elke week een volle 20% van hun tijd. Het grootste deel van dit werk bestond uit handmatige data-invoer en het onderling afstemmen van gegevens tussen twee systemen die niet met elkaar communiceerden.

HITsa stapte over op het Business plan van Coursebox voor zowel de contentproductie als de cursistenadministratie. Twee dingen maakten het grootste verschil.

AI-cursusbouw

De instructional designer uploadt bronmateriaal en Coursebox zet dit om in gestructureerde cursusinhoud. Daardoor daalde de tijd voor het maken van een cursusonderdeel van 30 uur naar ongeveer 10 uur. Het team is inmiddels ook AI-assessments maken gaan gebruiken, waardoor de totale tijdsbesparing per cursusonderdeel richting de 80% gaat.

Aangepaste SMS-integratie (JobReady)

Coursebox koppelt rechtstreeks met het Student Management System van HITsa (JobReady), waardoor de handmatige data-invoer die vroeger elke week uren kostte, is verdwenen. Updates van inschrijvingen, resultaten en toegang voor cursisten synchroniseren nu automatisch. Hun vorige platform had voor hetzelfde omslachtige workarounds nodig.

67% snellere cursusproductie

De tijd voor het maken van een cursusonderdeel daalde van 30 naar 10 uur. De grotere modules voor kinderopvang verbeterden in vergelijkbare mate. Nu AI-assessments maken ook wordt ingezet, verwacht het team dat de totale besparing oploopt tot 80% per cursusonderdeel.

Ongeveer 1.000 uur teruggewonnen per jaar

Over de tientallen cursusonderdelen die HITsa elk jaar bouwt, telt de snellere bouwtijd op tot ruim 1.000 uur die aan het team worden teruggegeven, met meer verwacht naarmate de AI-assessmenttools een grotere rol krijgen.

Ongeveer 10 uur aan administratie per week bespaard

Vier medewerkers besteedden 20% van hun week aan cursistenbeheer. De Coursebox- en JobReady-integratie automatiseerde het grootste deel hiervan, waardoor die tijd weer beschikbaar kwam voor werk dat echt een mens nodig heeft.

Cursisten redeneren dieper

Automatisch nakijken van open vragen door Coursebox veranderde hoe cursisten assessments aanpakken. Het team van HITsa merkte dat cursisten hun antwoorden grondiger onderbouwden in plaats van het absolute minimum te schrijven, en dat kostte trainers geen extra nakijktijd.

HITsa heeft al nieuwe programma's op Coursebox gezet, waaronder een RSA-cursus waarvan de eerste groep van 15 cursisten de opleiding volledig heeft afgerond. Vervolgens wil het team AI-assessments maken inzetten voor elk cursusonderdeel, wat naar verwachting de tijdsbesparing van 67% naar 80% brengt.

De JobReady-integratie die het grootste deel van de administratieve besparing opleverde, is ook het startpunt voor het verder automatiseren van hun procesmatige werk op alle locaties.