Wie HITsa die Kurserstellungszeit um 67 % senkte und rund 1.000 Stunden pro Jahr einsparte

HITsa ist eine registrierte australische Weiterbildungseinrichtung (RTO). Durch die Verlagerung von Kurserstellung und Studierendenverwaltung auf Coursebox sparte das Team jährlich Hunderte manuelle Arbeitsstunden und investierte diese Zeit stattdessen in die Weiterbildung.

Die Instructional Designer bei HITsa verbrachten früher etwa drei Tage mit Recherche und Erstellung jeder neuen Lerneinheit, bevor Studierende sie überhaupt nutzen konnten. Eine Standard-Lerneinheit brauchte 30 Stunden in der Entwicklung. Umfangreichere Module im Bereich Kinderbetreuung benötigten über 90 Stunden. HITsa produziert jährlich Dutzende Lerneinheiten über ein breites Spektrum an Berufsfeldern hinweg, wodurch sich dieser Aufwand sehr schnell summierte.

Die Verwaltung war ebenso aufwendig. Der Systems and Process Manager und sein Team erfassten Einschreibungen und Ergebnisse der Studierenden standortübergreifend. Das kostete vier Mitarbeitende jede Woche volle 20 % ihrer Arbeitszeit. Der Großteil dieser Arbeit bestand aus manueller Dateneingabe und dem Abgleich von Datensätzen zwischen zwei Systemen, die nicht miteinander kommunizierten.

HITsa wechselte für Content-Produktion und Studierendenverwaltung auf den Business-Plan von Coursebox. Zwei Dinge machten dabei den größten Unterschied.

KI-gestützte Kurserstellung

Der Instructional Designer lädt Ausgangsmaterial hoch, und Coursebox macht daraus strukturierte Kursinhalte. Das senkte die Erstellungszeit pro Lerneinheit von 30 auf rund 10 Stunden. Inzwischen nutzt das Team zusätzlich die KI-gestützte Aufgabenerstellung, wodurch sich die Gesamteinsparung pro Lerneinheit auf bis zu 80 % erhöht.

Individuelle SMS-Integration (JobReady)

Coursebox ist direkt mit dem Student Management System von HITsa (JobReady) verbunden, sodass die manuelle Dateneingabe, die früher wöchentlich Stunden gekostet hat, entfällt. Einschreibungsaktualisierungen, Ergebnisse und der Zugang für Lernende werden jetzt automatisch synchronisiert. Die frühere Plattform benötigte für dasselbe umständliche Workarounds.

67 % schnellere Kursproduktion

Die Erstellungszeit pro Lerneinheit sank von 30 auf 10 Stunden. Die größeren Module im Bereich Kinderbetreuung verbesserten sich in ähnlichem Umfang. Mit der KI-gestützten Aufgabenerstellung rechnet das Team künftig mit einer Gesamteinsparung von 80 % pro Lerneinheit.

Rund 1.000 Stunden pro Jahr zurückgewonnen

Bei den Dutzenden Lerneinheiten, die HITsa jährlich erstellt, summiert sich die kürzere Entwicklungszeit auf rund 1.000 Stunden, die dem Team zurückgegeben werden, mit weiterem Potenzial, sobald die KI-gestützten Bewertungstools noch mehr Aufgaben übernehmen.

Rund 10 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche eingespart

Vier Mitarbeitende verbrachten zuvor 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Studierendenverwaltung. Die Integration von Coursebox und JobReady automatisierte den Großteil davon und gab diese Zeit für Aufgaben frei, die tatsächlich menschliches Zutun erfordern.

Studierende argumentieren fundierter

Die KI-Bewertung von Coursebox für offene Antworten veränderte, wie Studierende an Prüfungen herangehen. Das Team von HITsa stellte fest, dass Lernende ihre Antworten gründlicher begründeten, statt nur das Nötigste zu schreiben, ohne dass Trainer dafür zusätzliche Korrekturzeit aufwenden mussten.

HITsa hat bereits neue Programme auf Coursebox umgesetzt, darunter einen RSA-Kurs, den die erste Kohorte von 15 Studierenden vollständig abschloss. Als Nächstes will das Team die KI-gestützte Aufgabenerstellung für alle Lerneinheiten einführen, was die Zeitersparnis nach ihrer Einschätzung von 67 % auf 80 % steigern wird.

Die JobReady-Integration, die für den Großteil der Verwaltungseinsparungen sorgte, bildet zugleich den Ausgangspunkt, um weitere Prozessarbeiten standortübergreifend zu automatisieren.