15 kostenlose Vorlagen für das Kunden-Onboarding, die den Kundenerfolg steigern

Das Onboarding neuer Kunden kann über Erfolg oder Misserfolg der Erfahrung mit Ihrem Produkt entscheiden. Studien zeigen, dass 55% der Nutzer das Unternehmen verlassen, wenn sie den Wert nicht schnell erkennen, obwohl 63% ziehen die Qualität des Onboardens in Betracht bei der Kaufentscheidung. Das macht den ersten Eindruck entscheidend.

Ein strukturierter, wiederholbarer Prozess hält jeden Kunden bei der Stange, reduziert Verwirrung und schafft Vertrauen vom ersten Tag an. Vorlagen für das Onboarding von Kunden bieten eine praktische Lösung. Sie standardisieren Arbeitsabläufe, sparen Zeit und stellen sicher, dass jeder neue Benutzer die Anleitung erhält, die er für seinen Erfolg benötigt.

In diesem Artikel erklären wir, warum das Onboarding von Kunden wichtig ist, und stellen umsetzbare Vorlagen zur Verfügung, um Ihren Prozess zu optimieren und die Kundenbindung zu erhöhen.

Was ist Kunden-Onboarding und warum ist es wichtig?

Kunden-Onboarding ist ein Teil von Kundenaufklärung, um neuen Kunden Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung vorzustellen und ihnen zu zeigen, wie wertvoll es ist und wie es effektiv genutzt werden kann. Dieser Prozess findet zwischen dem Moment statt, in dem sich ein Kunde anmeldet, und dem Zeitpunkt, an dem er beginnt, aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen.

Kurz gesagt, ein gutes Onboarding-Erlebnis sorgt dafür, dass Kunden Vertrauen gewinnen, reduziert die Abwanderung und fördert das langfristige Engagement.

Warum Kunden-Onboarding wichtig ist

Onboarding prägt das Kundenerlebnis. Klare Anleitungen helfen Benutzern, Ihr Produkt schnell anzunehmen und zu verstehen, wie nützlich und wertvoll es ist. Mit anderen Worten, ein durchdachter Onboarding-Prozess stärkt das Vertrauen, fördert das aktive Engagement und erhöht die Konversionsraten.

Interessant: Unternehmen, die das Onboarding richtig machen, schaffen treue Kunden, die länger bleiben und verwenden Sie das Produkt effektiver.

Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Vorteile eines effektiven Kunden-Onboardings:

• Personalisiertes Erlebnis: Passen Sie die Onboarding-Schritte an die Ziele und Bedürfnisse der Kunden an.
• Vertrauensbildung: Führen Sie die Benutzer Schritt für Schritt durch die Aufgaben, um die Produktbeherrschung zu verbessern.
• Einblicke in Daten: Erfassen Sie Informationen vor und nach dem Onboarding, um Engagement-Strategien zu verfeinern.
• Höhere Kundenbindung: Gut eingestellte Kunden nutzen Funktionen schneller und bleiben länger.
• Höheres Umsatzpotenzial: Engagierte Kunden sind eher bereit, ein Upgrade durchzuführen oder zusätzliche Dienste zu erwerben.

5 Beispiele für effektives Kunden-Onboarding

Schauen wir uns nun einige Beispiele für Kunden-Onboarding an, um uns inspirieren zu lassen:

1. Vereinfachen Sie die Anmeldung

Machen Sie den ersten Schritt reibungslos. Fragen Sie nur nach wichtigen Informationen wie Name, E-Mail und Passwort. Verteilen Sie zusätzliche Anfragen im Laufe der Zeit und bieten Sie die Registrierung mit einem Klick über Google, Slack oder Facebook an.

Beispiel: Coursebox KI ermöglicht es Benutzern, sich mit einem Feld oder über Google für den sofortigen Zugriff anzumelden.

2. Senden Sie eine Willkommens-E-Mail

Begrüßen Sie neue Kunden sofort mit einem Dankesschreiben und den nächsten Schritten. Fügen Sie Links zu Produkttouren, Demos und häufig gestellten Fragen hinzu, aber vermeiden Sie es, sie zu überfordern. Ein klarer Aufruf zum Handeln fördert die erste Verwendung des Produkts.

Beispiel: Grammatik sendet eine ausführliche Willkommens-E-Mail mit Aktionselementen, damit Benutzer sich schnell mit der Plattform vertraut machen können.

3. Machen Sie das erste Login unvergesslich

Geben Sie in der ersten Sitzung klare Anweisungen und schnelle Erfolge. Ein Einrichtungsassistent oder eine Checkliste helfen Benutzern dabei, effizient zu navigieren.

Beispiel: Fäden begrüßt Benutzer mit einem Mini-CEO-Avatar, der sie durch das Produkt führt und das jederzeit erneut aufgerufen werden kann.

4. Erleichtern Sie Integrationen und Zusammenarbeit

Sorgen Sie für B2B-Tools für eine reibungslose Integration mit anderen Plattformen und ermöglichen Sie optionale Einladungen von Teammitgliedern. Automatisieren Sie Prozesse und bieten Sie starke Unterstützung, um Reibungsverluste zu vermeiden.

Beispiel: Zendesk bietet einfache App-Integrationen über den Marketplace, wodurch die Einrichtung intuitiv ist.

5. Bieten Sie eine einzigartige Lernerfahrung

Unterstützen Sie Kunden mit Tutorials oder Komplettlösungen, die ihrem Tempo entsprechen. Erlauben Sie, zu überspringen oder eine Pause einzulegen, um ihre Zeit einzuhalten. Bieten Sie denjenigen, die sie benötigen, zusätzliche Unterstützung.

Beispiel: Evernote passt Tutorials mit schrittweisen GIFs an die individuellen Bedürfnisse der Benutzer an und hilft ihnen so, schnell zu lernen.

BONUS: Strategisches Follow-up

Verwende E-Mails, um Tipps, Best Practices oder Fortschrittsberichte zu teilen, ohne zu verkaufen. Heben Sie Erfolge hervor und stellen Sie Ressourcen bereit, um die Nutzer bei der Stange zu halten.

Beispiel: Duolingo versendet wöchentliche Berichte, die den Fortschritt aufzeigen und zur weiteren Nutzung ermutigen, um das Lernen durch personalisierte Einblicke zu stärken.

15 kostenlose Vorlagen für das Kunden-Onboarding

Neukunden haben immer Fragen, von der Abrechnung über die Einrichtung bis hin zu den Tutorials, und jede einzelne zu beantworten, kann zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Mithilfe von Vorlagen können Sie alle benötigten Informationen effizient und konsistent bereitstellen.

Die Verwendung von Vorlagen ermöglicht auch die Skalierung im gesamten Team, ohne den persönlichen Touch zu verlieren. Sie können mehrere Kunden reibungslos betreuen, wodurch das Team entlastet wird und gleichzeitig ein qualitativ hochwertiges Onboarding-Erlebnis geboten wird.

Es gibt viele kostenlose Vorlagen, die jede Phase des Onboardens abdecken, von Checklisten bis hin zu Umfragen, E-Mails und Kickoff-Agenden, wie zum Beispiel die folgenden:

1. UserGuiding Vollständige Onboarding-Checkliste (UserGuiding)

Das ist ein vollständige schrittweise Anleitung das führt die Teams durch jede Onboarding-Phase, von der frühen Vorbereitung bis zum Kickoff, und sorgt so dafür, dass der gesamte Prozess strukturiert und leicht nachvollziehbar ist.

2. Einfache Onboarding-Checkliste (LiveAgent)

Das praktische, übersichtliche Checkliste hebt wichtige Onboarding-Aufgaben hervor und gibt hilfreiche Tipps, damit Teams neue Kunden schneller zum Onboarding bewegen können.

LiveAgent hat auch vorgefertigte Onboarding-E-Mail-Vorlagen plus Ideen für Betreffzeilen, perfekt für den Aufbau eines konsistenten Willkommens- und Kommunikationsflusses.

3. Onboarding-E-Mail-Kit (GoDaddy)

Dies ist eine kompakte Sammlung von einfach anzupassende Onboarding-E-Mail-Vorlagen entwickelt, um Ihnen zu helfen, vom ersten Tag an klar mit neuen Kunden zu kommunizieren.

4. Checkliste für das Onboarding kleiner Unternehmen (HoneyBook)

Das schnelle, übersichtliche Checkliste wurde für kleine Unternehmen entwickelt, die einen einfachen, schrittweisen Onboarding-Prozess ohne unnötige Komplexität benötigen.

5. Vorlage für das Onboarding-Portal für Kunden (Dock)

Bewahren Sie alle Links, Dateien, Tabellen und Checklisten an einem Ort auf. Portal-Vorlage von Dock bietet Kunden eine zentrale Anlaufstelle für das Onboarding und macht die folgenden Schritte einfach, ohne unübersichtliche Tabellenkalkulationen oder zusätzliche Projektmanagement-Tools.

6. Checkliste für das Onboarding von Kunden (Zapier)

Diese Vorlage skizziert sechs wichtige Meilensteine: Willkommen, Recht, Finanzen, Kommunikation, Projektmanagement und Filesharing. Jeder Meilenstein beinhaltet wichtige Aufgaben, um ein konsistentes, organisiertes Onboarding zu gewährleisten.

7. Fragebogen zum Onboarding neuer Kunden (HubSpot)

Erfassen Sie frühzeitig wichtige Kundendaten, einschließlich Kontaktinformationen, Marketinghintergrund und Projektziele. Mit diesem Fragebogen stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen für ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis erfasst werden.

8. Vorlage zur Leistungsbeschreibung (Rocketlane)

Diese Vorlage hilft dabei, die Erwartungen, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten der Kunden klar zu skizzieren. Es hält Projekte auf Kurs und verhindert Missverständnisse oder eine Überschreitung des Umfangs.

‍9. Tagesordnung für das Kickoff-Gespräch für neue Kunden (MeetingNotes)

Plan initial client meetings effectively. The agenda covers defining success, moving from sales to implementation, introducing key players, and mapping next steps.

10. Client Onboarding Email Templates (Indeed)

These templates cover 11 scenarios, including welcome emails, leader introductions, and special offers. They make follow-ups simple and consistent.

11. SaaS Onboarding Email Templates for Apps (Messaged)

Choose from hundreds of pre-designed SaaS-specific templates ready for customization. Perfect for quickly creating onboarding emails that follow best practices.

12. Sales to Customer Success Handoff Template (Cognism)

Smoothly transition clients from sales to success teams. This template guides collaboration and ensures no onboarding steps get missed.

13. New Customer Satisfaction Survey Template (SurveyMonkey)

Gauge client satisfaction during onboarding. The template focuses on loyalty metrics to identify happy clients and those needing extra support.

14. Customer Success Onboarding Playbook for SaaS (UserPilot)

Create a clear overview of the onboarding process. The playbook keeps everyone on the team aligned on tasks and timelines, while allowing detailed use cases where needed.

15. Customer Onboarding Template for Process Automation (ClickUp)

Manage onboarding tasks efficiently with responsibilities, due dates, and dependencies. Perfect for automating workflows and keeping processes organized.

BONUS: Onboarding Customer Journey Map Template (Digital Adoption)

Map every client interaction to strengthen relationships and improve retention. The template helps visualize the customer journey and ensures all touchpoints are accounted for.

Creating Customer Onboarding Templates: Step-by-Step

In case the templates above don’t meet your needs, here’s how to create your own:

Template 1: Welcome Email Sequence

A welcome email sequence is a series of emails designed to greet new customers, provide essential information, and guide them through the early stages of using your product. Done right, it builds trust, establishes a positive first impression, and ensures customers feel supported from day one.

Email 1: Welcome and Introduction

Subject: Welcome to [Company Name]!

Body:

Hi [Customer Name],

Welcome aboard! We’re excited to help you [solve a problem/achieve a goal] using [Product/Service]. Here’s a quick introduction to our product.

If you have questions, reply to this email or contact our support team at [contact info].

Best regards,

[Your Name], [Position], [Company Name]

Expert Tip: Personalize the email, provide a concise overview, and include a contact point for support.

Email 2: Getting Started Guide

Subject: Let’s Get Started with [Product Name]!

Body:

Hi [Customer Name],

Now that you’re part of [Company Name], here’s a step-by-step guide to help you start:

[Step 1] – [Link to tutorial/resource]

[Step 2] – [Link to tutorial/resource]

[Step 3] – [Link to tutorial/resource]

Need help? Visit our help center or contact [support info].

Email 3: Highlight Key Features

Subject: Discover What Makes [Product Name] Unique, [Customer Name]!

Body:

Hi [Customer Name],

To maximize your experience, here are some key features:

[Feature 1] – [Short description + guide link]

[Feature 2] – [Short description + guide link]

[Feature 3] – [Short description + guide link]

These tools help you achieve [specific goals].

Pro Tip: Focus on top features, keep descriptions brief, and maintain a positive tone.

Email 4: Check-In and Feedback Request

Subject: How Are You Finding [Product Name], [Customer Name]?

Body:

Hi [Customer Name],

We’d love your feedback to improve your experience. Please take a moment to complete our short survey: [Link].

Thanks for being part of the [Company Name] community!

Expert Tip: Send after a few weeks, request feedback, and provide a survey link.

Template 2: Onboarding Checklist

A customer onboarding checklist guides users step by step, ensuring they complete essential tasks and fully leverage your product features. Checklists reduce confusion, improve adoption, and make onboarding repeatable and scalable.

Stage 1: Account Setup

• Create a new account via email or social login.
• Verify your email.
• Complete your profile with contact info and preferences.

Stage 2: Initial Setup

• Download and install the product/app.
• Log in using credentials.
• Configure basic settings like language and time zone.

Stage 3: Product Tour

• Take a guided tour through your LMS.
• Explore the dashboard with tips and tooltips.
• Access the integrated help center for tutorials and support.

Stage 4: Feature Utilization

• Set up key features using step-by-step tutorials.
• Integrate with other tools like CRMs (HubSpot), automation platforms (Zapier), or Gmail.

Stage 5: Ongoing Support

• Attend follow-up sessions with your Account Manager.
• Join the community forums.
• Schedule webinars or live training.
• Save customer support contact info.

Expert Tip: Include visual aids like screenshots, GIFs, or short clips to complement written instructions. Add links to relevant guides and support resources to make the checklist easier to follow.

12 Tips for Successful Customer Onboarding

Erfolgreiches Kunden-Onboarding gibt den Ton für Ihre gesamte Kundenbeziehung an. Ein klarer, organisierter Prozess hilft neuen Kunden, sich sicher zu fühlen, unterstützt und bereit zu sein, schnell den Nutzen aus Ihrem Produkt zu ziehen.

Verwendung von Best Practices, kombiniert mit Vorlagen und Onboarding-Software für Kunden, macht das Onboarding reibungsloser, konsistenter und einfacher teamübergreifend skalierbar.

1. Kommunizieren Sie klar

Klare Kommunikation sorgt dafür, dass Kunden informiert und selbstbewusst sind, was Verwirrung und Frustration reduziert.

Tipps:

• Setzen Sie frühzeitig Erwartungen: Erläutern Sie von der ersten Willkommens-E-Mail an Zeitpläne, wichtige Schritte und Support-Optionen.
• Stellen Sie regelmäßig Updates bereit: Verwenden Sie automatisierte E-Mails oder Direktnachrichten, um Kunden über den Fortschritt und die nächsten Schritte auf dem Laufenden zu halten.
• Benutze eine einfache Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon und halten Sie die Anweisungen für alle Kunden leicht verständlich.
• Bieten Sie mehrere Kanäle an: Erreichen Sie Kunden per E-Mail, In-App-Nachrichten, Chat oder Telefon.
• Reagieren Sie schnell: Verwenden Sie ein Lernmanagementsystem (LMS) oder einen Helpdesk, um Fragen umgehend zu beantworten. Schnelle Antworten zeigen Kunden, dass ihre Bedenken wichtig sind.

2. Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung und Schulung

Kontinuierliche Schulungen und Support helfen Kunden dabei, das Beste aus Ihrem Produkt herauszuholen. Bieten Sie Online-Tutorials, Anleitungen und häufig gestellte Fragen an.

• LMS-Plattformen: Zentralisieren Sie Lernmaterialien und verfolge den Fortschritt. Coursebox AI ermöglicht beispielsweise interaktive, Module zum Selbststudium das kann für jeden Kunden personalisiert werden.
• Interaktive Tutorials: Tools wie WalkMe oder Whatfix führen Kunden Schritt für Schritt durch Prozesse.
• Wissensdatenbanken: Verwenden Sie Plattformen wie Zendesk oder Help Scout, um Artikel, Videos und häufig gestellte Fragen zu hosten, auf die Kunden jederzeit zugreifen können.

3. Weisen Sie Onboarding-Verantwortlichkeiten zu

Entscheiden Sie, wer das Onboarding leiten wird. Zu den Rollen können die Erstellung von Inhalten, Schulungen oder das Beziehungsmanagement gehören. In kleineren Unternehmen kann eine Person alle Aufgaben übernehmen. Größere Teams benötigen möglicherweise mehrere Spezialisten.

4. Programmziele festlegen

Definieren Sie messbare Ziele für das Onboarding, z. B. indem Sie Kunden helfen, Meilensteine schnell zu erreichen, Upgrades zu fördern oder bestimmte Leistungskennzahlen zu erreichen. Die Ziele sollten klar, realistisch und mit dem Erfolg der Kunden verknüpft sein.

5. Wählen Sie Ihr Onboarding-Modell

• Selbstbedienung: Kunden orientieren sich an Online-Ressourcen. Dieses Modell ist ideal für einfache Produkte.
• Hoher Tastendruck: Personalisierter Support und engagierte Vertreter für maßgeschneidertes Onboarding.
• Berührungsarm: Mischung aus automatisierten E-Mails und eingeschränkter menschlicher Unterstützung.

6. Überprüfen und verbessern

Beurteilen Sie regelmäßig Ihren Onboarding-Prozess. Sammeln Sie Feedback, verfolgen Sie die Ergebnisse und passen Sie sie nach Bedarf an. Kontinuierliche Verbesserungen stellen sicher, dass die Kunden engagiert und zufrieden bleiben.

7. Bereite dich auf Veränderungen vor

Erwarten Sie, dass sich die Kundenbedürfnisse und Geschäftsanforderungen weiterentwickeln. Passen Sie die Onboarding-Prozesse an, um relevant und effektiv zu bleiben.

8. Bieten Sie einen robusten Kundensupport

Stellen Sie sicher, dass Kunden bei Bedarf auf Hilfe zugreifen können. Verwenden Sie KI-Chatbots, Helpdesks oder Live-Support.

9. Bauen Sie eine Wissensdatenbank auf

Stellen Sie Ressourcen zur Verfügung, die grundlegende und fortgeschrittene Produktnutzung abdecken. Fügen Sie Anleitungen zur Fehlerbehebung und detaillierte Tutorials hinzu, um Support-Anfragen zu reduzieren und Kunden mehr Möglichkeiten zu bieten.

10. Beginnen Sie mit Vorlagen vor dem Onboarding

Erfassen Sie frühzeitig wichtige Kundeninformationen. Verwenden Sie Preboarding-Fragebögen, um mehr über Ziele, Stakeholder und Erwartungen zu erfahren. Vorlagen sorgen dafür, dass dieser Schritt konsistent ist und leicht zu wiederholen ist.

11. Verwenden Sie Onboarding-E-Mail-Vorlagen

Willkommens-E-Mails sparen Zeit und stellen Funktionen und Vorteile vor. Stellen Sie Links zu Ressourcen und Kontaktmöglichkeiten bereit.

12. Erstellen Sie wiederholbare Prozesse

Checklisten und Vorlagen helfen dabei, das Onboarding zu strukturieren, Aufgaben zu delegieren und teamübergreifende Verantwortlichkeiten zu definieren. Sie sorgen auch für reibungslose Übergaben zwischen Vertrieb und Kundenerfolg und verbessern so die langfristige Kundenbindung.

Empfohlene Vorlagen und Tools:

• Preboarding-Fragebögen
• E-Mail-Sequenzen zur Begrüßung und Schulung von Kunden
• Onboarding-Checklisten und Prozessleitfäden
• Lernmanagementsysteme wie Coursebox KI um Fortschritte zu verfolgen und Ressourcen zu zentralisieren

Machen Sie das Kunden-Onboarding mit Coursebox AI zum Kinderspiel

Effektives Onboarding ist mehr, als den Benutzern beizubringen, wie sie anfangen sollen. Es hilft ihnen, langfristig erfolgreich zu sein. Vorlagen geben Struktur, aber Coursebox AI bietet interaktive Schulungen, Fortschrittsverfolgung und Workflow-Integration.

Erstellen Sie Module zum Selbststudium, verbinden Sie sie in einem Lernnetzwerk und bieten Sie fortlaufenden Support. Mit Coursebox KI, können Sie die Akzeptanz erhöhen, Support-Anfragen reduzieren und engere Kundenbeziehungen aufbauen.

Beginnen Sie noch heute damit, Ihre Kunden zu stärken.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die 5 Cs des Onboardens?

Die 5 C's beim Onboarding sind Compliance, Klärung, Kultur, Verbindung und Rückmeldung. Sie stellen sicher, dass neue Kunden oder Mitarbeiter die Regeln, Rollen und die Unternehmenskultur verstehen, Beziehungen aufbauen und Folgemaßnahmen erhalten, um eine reibungslose und erfolgreiche Integration in Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu gewährleisten.

Wie bindest du einen Kunden ein?

Das Kunden-Onboarding umfasst die Begrüßung neuer Benutzer, die Anleitung bei der Einrichtung, die Bereitstellung von Tutorials, die Hervorhebung wichtiger Funktionen und das Anbieten von kontinuierlichem Support. Effektives Onboarding erhöht die Akzeptanz, reduziert die Kundenabwanderung und stärkt die Beziehungen. Verwenden Sie Vorlagen, Checklisten und Tools wie Coursebox AI für einen strukturierten, ansprechenden Prozess.

Was ist ein Kunden-Onboarding-Formular?

Ein Kunden-Onboarding-Formular sammelt wichtige Kundeninformationen wie Kontaktdaten, Ziele, Präferenzen und Projektanforderungen. Es optimiert das Onboarding, stellt sicher, dass die Teams über genaue Daten verfügen, und hilft dabei, Dienstleistungen, Schulungen und Kommunikation für ein reibungsloses, personalisiertes Kundenerlebnis maßzuschneidern.

Was sind die 7 Schritte des Kundenprozesses oder des Kunden-Onboarding-Prozesses?

Die 7 Schritte umfassen: Preboarding, Begrüßung, Kontoeinrichtung, Produkteinführung, Feature-Training, Erfassung von Feedback und fortlaufender Support. Das Befolgen dieser Schritte gewährleistet ein strukturiertes Onboarding, eine schnellere Einführung, weniger Fehler und eine stärkere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.

Was sind die 5 Säulen des Onboardens?

Die 5 Säulen sind Klarheit, Kommunikation, Schulung, Unterstützung und Messung. Sie schaffen einen strukturierten Rahmen für das Onboarding und helfen Kunden dabei, die Erwartungen zu verstehen, effektiv zu lernen, sich beraten zu lassen und den Fortschritt zu verfolgen, um ein reibungsloses, ansprechendes und erfolgreiches Erlebnis zu gewährleisten.

Was sind die 4 C-Checklisten?

Die 4-C-Checkliste konzentriert sich auf Compliance, Klarstellung, Kultur und Verbindung. Sie führt Teams durch wichtige Onboarding-Aufgaben und stellt sicher, dass neue Kunden oder Mitarbeiter die Regeln, Rollen und die Unternehmenskultur verstehen und sinnvolle Beziehungen aufbauen, die für ein dauerhaftes Engagement und Zufriedenheit sorgen.