كيف خفضت HITsa وقت إنشاء الدورات بنسبة 67% ووفرت نحو 1,000 ساعة سنويا

HITsa مركز تدريب مسجل في أستراليا. بعد نقل إنشاء الدورات وإدارة المتعلمين إلى Coursebox، وفر فريقها مئات الساعات اليدوية سنويا وأعاد ذلك الوقت إلى التدريب نفسه.

كان فريق التصميم التعليمي في HITsa يقضي نحو ثلاثة أيام في البحث وكتابة كل وحدة جديدة قبل أن يتمكن أي متعلم من استخدامها. الوحدة القياسية كانت تستغرق 30 ساعة، والوحدات الأكبر في رعاية الأطفال تتجاوز 90 ساعة. وتنتج HITsa عشرات الوحدات سنويا عبر مجموعة واسعة من المهن، فيتراكم هذا الوقت بسرعة كبيرة.

الجانب الإداري لم يكن أخف. فريق الأنظمة والعمليات كان يتابع تسجيلات المتعلمين ونتائجهم عبر عدة مواقع، وهو عمل استهلك من أربعة موظفين 20% كاملة من أسبوعهم، كل أسبوع. ومعظمه كان إدخال بيانات يدويا ومطابقة السجلات بين نظامين لا يتحدث أحدهما إلى الآخر.

انتقلت HITsa إلى خطة Business من Coursebox لإنتاج المحتوى وإدارة المتعلمين معا. وهناك أمران أحدثا الفارق الأكبر.

إنشاء الدورات باستخدام الذكاء الاصطناعي

يرفع فريق التصميم التعليمي المواد المصدرية، فيحولها Coursebox إلى محتوى دورة منظم. وهذا خفض زمن إنشاء الوحدة من 30 ساعة إلى نحو 10 ساعات. ثم بدأ الفريق باستخدام إنشاء التقييمات باستخدام الذكاء الاصطناعي أيضا، وهو ما يدفع إجمالي التوفير لكل وحدة نحو 80%.

تكامل مخصص مع نظام إدارة المتعلمين SMS (JobReady)

يتصل Coursebox مباشرة بنظام إدارة المتعلمين لدى HITsa وهو JobReady، فاختفى إدخال البيانات اليدوي الذي كان يلتهم ساعات كل أسبوع. تحديثات التسجيل والنتائج ووصول المتعلمين تتزامن الآن تلقائيا. أما المنصة السابقة فكانت تحتاج إلى حلول التفافية مرهقة للنتيجة نفسها.

إنتاج دورات أسرع بنسبة 67%

انخفض زمن إنشاء الوحدة من 30 ساعة إلى 10 ساعات، وتحسنت وحدات رعاية الأطفال الأكبر بهامش مماثل. ومع دخول إنشاء التقييمات باستخدام الذكاء الاصطناعي، يتوقع الفريق أن يصل إجمالي التوفير إلى 80% لكل وحدة.

نحو 1,000 ساعة مستعادة كل عام

عبر عشرات الوحدات التي تبنيها HITsa كل عام، يتراكم زمن البناء الأسرع ليعيد نحو 1,000 ساعة إلى الفريق، مع توقع المزيد كلما تولت أدوات التقييم باستخدام الذكاء الاصطناعي مهام أكثر.

نحو 10 ساعات إدارية أقل كل أسبوع

كان أربعة موظفين يقضون 20% من أسبوعهم في إدارة المتعلمين. وقد أتمت عملية التكامل بين Coursebox و JobReady معظم هذا العمل، وأعادت ذلك الوقت لمهام تحتاج فعلا إلى إنسان.

المتعلمون يفكرون بعمق أكبر

غير التصحيح الآلي للإجابات المفتوحة في Coursebox طريقة تعامل المتعلمين مع التقييمات. لاحظ فريق HITsa أن المتعلمين يفكرون بشكل أعمق في إجاباتهم بدلا من كتابة الحد الأدنى، دون أن يكلف ذلك المدربين أي وقت تصحيح إضافي.

أطلقت HITsa بالفعل برامج جديدة على Coursebox، من بينها دورة RSA أكملها كامل الفوج الأول المكون من 15 متعلما. والخطوة التالية أن يعمل إنشاء التقييمات باستخدام الذكاء الاصطناعي عبر كل وحدة، وهو ما يتوقع الفريق أن يرفع التوفير في الوقت من 67% إلى 80%.

كما أن التكامل مع JobReady الذي حقق معظم التوفير الإداري هو نقطة الانطلاق لأتمتة المزيد من العمليات التشغيلية عبر المواقع.